Ob prvem vstopu v program Obračun storitev vas program vpraša:

Program je namreč urejen za poročanje v skladu z Zakonom o spremembah in dopolnitvah zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (UL 20/2011), ki nalaga Ministrstvu za šolstvo in šport (MŠŠ) vzpostavitev, vodenje, vzdrževanje in nadzorovanje centralne evidence podatkov o udeležencih vzgoje in izobraževanja; na MŠŠ je bila zato pripravljena aplikacija Centralna evidenca udeležencev vzgoje in izobraževanja. Za prenos podatkov je predviden tudi masovni prenos podatkov v centralno evidenco. Temu smo se v SAOP iCentru prilagodili: podatki o udeležencih izobraževanje, ki jih je treba poročati na MŠŠ in jih imate vpisane v šifrantih programa Obračun storitev, se s potrditvijo datuma (prikazano na zgornji sliki), zapišejo na otroka in so tako pripravljeni za poročanje MŠŠ; upoštevajo pa se tudi pri pripravi mesečne evidence obrokov in pri pripravi obračuna..

Kateri datum vpisati?

Odvisno od tega, kakšno stanje imate v šifrantu otrok (koliko sprememb ste že vpisali za naslednje šolsko leto – razredi, skupine, plačilni razredi…). Sami presodite, ali je situacija v vaših šifrantih bližje stanju na dan 1.9.2019 (šolsko leto 2019/20) ali 1.9.2020 (šolsko leto 2020/21):

• Če šifrantov niste še nič urejali za stanje, ki bo veljalo za šolsko leto od 1.9.2019 dalje, potem vpišite datum  in potrdite.
• Če ste šifrante že uredili za šolsko leto 2020/21, vpišite datum  in potrdite.
• Če ste sredi urejanja podatkov in vaši šifranti ne odražajo več stanja na 1.9.2019, niti še niso urejeni po stanju, ki bo veljalo na 1.9.2020, pa sami presodite, pri izboru katerega datuma boste imeli manj ročnih popravkov.
• Morebitne situacije, ki niso ''točne'' glede na izbrani datum, lahko uredite v Šifranti – Otroci (Učenci, Dijaki). Postavite se na otroka, spremenite podatek, ki ga želite spremeniti ter program vas vpraša: »Od katerega datuma dalje se upošteva sprememba …?«
  
  
  
  Tukaj vpišite datum, od katerega dalje sprememba velja in potrdite. Tako se ureja zgodovina za potrebe poročanja o Evidenci udeležencev šolanja za tiste uporabnike SAOP iCentra, ki za Obračun storitev v vrtcu ne uporabljajo kode za poračune in medmesečne spremembe (zgodovina).

V Šifranti – Otroci (Učenci, Dijaki…) preko ikone

• Vrtci, ki uporabljate kodo za poračune in medmesečne spremembe, to urejate na posameznem otroku pod zavihkom Vrtec, v levem spodnjem kotu programskega okna.
  
  
  
  Prav tako pa lahko zgodovino otrok vodite tudi preko Šifrant vrtec – Pregled zgodovine otrok, kjer si s pomočjo ikone za nov zapis uredimo zgodovino oziroma spremembo na posamezniku.
  
  
• Ostale vzgojno-izobraževalne ustanove, ki nimate kode za vodenje zgodovine za vrtce pa za izbranega otroka na zavihku Splošno s klikom na ikono vidite tako tabelo:
  
  
  
  Ta tabela služi pregledovanju sprememb na otroku, ki so se dogajale med šolskim letom. Ta tabela služi zgolj pregledom, morebitne spremembe se vnašajo tako, kot smo vam prikazali v točki 1.

 
Sicer pa:

• S klikom na ikono  (vnesi zapis) v šifrantu otrok program po kliku na Potrdi vpraša, od katerega datuma dalje velja vpisana skupina.
• Če v šifrantu otrok kliknemo na ikono  (uredi zapis) in spremenimo skupino ali status (neaktiven v aktiven), program po kliku na Potrdi vpraša, od katerega datuma dalje velja spremenjena skupina.
• Obračun - Priprava brez storitev: priprava upošteva novo funkcionalnost vodenja zgodovine otroka in veljavno skupino na Datum opravljanja do.
• Čarovnik za uvoz podatkov: program po kliku na Prenesi vpraša od katerega datuma dalje velja vpisana skupina.
• Pripomočki - Sprememba skupin: priprava upošteva novo funkcionalnost vodenja zgodovine otroka in zato program po kliku na Potrdi vpraša, od katerega datuma dalje velja sprememba skupine. 
• Za tiste, ki vodijo evidenco obrokov: Evidenca obrokov à Prijave/odjave à Priprava: priprava upošteva novo funkcionalnost vodenja zgodovine otroka in veljavne skupine na zadnji dan v mesecu, za katerega se dela priprava mesečne evidence obrokov.