Prenos v novo obračunsko leto 2025 v modulu dvostavno knjigovodstvo

Preden začnemo z obdelavo Prenos v novo obračunsko leto, moramo izvesti določene aktivnosti: 

• kontrola usklajenosti pomožnih knjig z glavno knjigo,
• kontrola kontnega plana, 
• urejanje odprtih postavk,
• usklajevanje kumulative, 
• usklajevanje zaprtih zneskov, 
• izračun izravnav,
• če knjižimo v tujih denarnih enotah moramo obvezno že 31. 12. obračunati tečajne razlike, 
• zapiranje razredov, 
• preverjanje usklajenosti kartic in prometa z odprtimi postavkami,  
• izdelava rezervne kopije podatkov, 
• prenos v novo obračunsko leto. 

Izračun izravnav

Pri plačevanju računov večkrat prihaja do odstopanja med vrednostjo računa in samim plačilom tega računa.  Za ta znesek ostaja določena terjatev ali obveznost odprta.  

S pomočjo te obdelave lahko odprte račune zapremo in razliko poknjižimo na izredne prihodke ali odhodke. 

Program se nahaja v meniju Letne obdelave / Izračun izravnav. Ko pridemo v program, se nam odpre spodnje okno: 

Izbor za izračun: 

• Leto – predlaga se nam leto iz nastavitev. 
• Obdobje od ... do – določimo obdobje, za katero želimo izračunati parsko izravnavo. 
• Konto od ... do – določimo konte, za katere želimo izračunati izravnave. Običajno so to konti terjatev in obveznosti. 

Nastavitve knjiženja: 

• Obdobje – izberemo obdobje, v katerega bomo vknjižbe, ki nam jih bo obdelava pripravila, poknjižili. 
• Datum izravnave – vpišemo datum knjiženja izravnave. 
• Šifra temeljnice – določimo temeljnico, na katero se nam naj vknjižbe za izravnave poknjižijo. Lahko jo izberemo iz šifranta. 
• Opis izravnave –kot opis vknjižbe izravnave vnesemo poljubno besedilo. 
• Dogodek  – izberemo dogodek, na katerega se nam naj poknjižijo izravnave razredov. Dogodek naj bo odprt kot O-račun in plačilo. 
• Absolutni znesek – vpiše se najvišji absolutni (+, – ) znesek, ki naj ga program zazna kot znesek za izravnavo. Program pregleda vknjižbe na izbranem kontu in vse tiste vknjižbe, ki so odprte za znesek, ki je enak ali manjši od absolutnega zneska, zapre. 

Protivknjižba pozitivne in negativne izravnave: 

• Konto – izberemo konto, na katerega bomo poknjižili izravnave. 
• Opis vknjižbe – vnesemo besedilo, katero želimo, da se nam bo zabeležilo v opisu vknjižbe.  

S klikom na gumb Potrdi se program aktivira in pripravi vknjižbe. Ob tem se nam pripravi tudi izpis, ki nam prikaže izračunane izravnave.

Pripravljene vknjižbe izravnave poknjižimo preko posrednega knjiženja. V posrednem knjiženju lahko pripravljene vknjižbe še enkrat pregledamo preko kontrolnega dnevnika. Če je vse v redu, jih poknjižimo. 

Izračun tečajnih razlik na saldakontne konte

Konec leta je potrebno vse devizne odprte terjatve in obveznosti prevrednotiti po tečaju na dan 31. 12. 2024. Dokler prevrednotenja ne izvedemo, ne smemo zapirati računov, za katere smo prejeli plačila po 1. 1. 2025!

Za pravilen izračun tečajnih razlik je potrebno vnesti tečaj na dan 31. 12. 2024 na vseh šifrah tečajnih list, ki smo jih uporabljali pri knjiženju deviznih računov.

Pripomoček za izračun tečajnih razlik se nahaja v meniju Letne obdelave / Izračun tečajnih razlik.

Izbor za izračun: 

• Leto – predlaga se nam leto iz nastavitev. 
• Obdobje do – določimo obdobje, za katero želimo izračunati tečajno razliko. 
• Konto – določimo konto, za katerega želimo izračunati tečajno razliko. 
• Vsi devizni konti – če damo tukaj kljukico, nam bo program izračunal tečajne razlike za vse devizne konte.
• Šifra stranke – tečajne razlike lahko izračunamo tudi za posamezno stranko, če pustimo prazno nam program izračuna tečajne razlike za vse stranke.
• Na dan – vpišemo dan izračuna.

Nastavitve knjiženja protivknjižb: 

• Obdobje – izberemo obdobje, v katero bomo vknjižbe, ki nam jih bo obdelava pripravila, poknjižili. 
• Datum vknjižbe – vpišemo datum knjiženja tečajnih razlik. 
• Šifra temeljnice – določimo temeljnico, na katero naj se nam vknjižbe za tečajne razlike poknjižijo. Predlagamo, da si odprete temeljnico samo za tečajne razlike. 
• Dogodek  – izberemo dogodek, na katerega naj se nam poknjižijo tečajne razlike. Dogodek naj bo odprt kot T-tečajne razlike. 

Protivknjižba pozitivnih in negativnih tečajnih razlik: 

• Konto – izberemo konto, na katerega bomo poknjižili tečajne razlike. 
• Opis vknjižbe – vnesemo besedilo, katero želimo, da se nam bo zabeležilo v opisu vknjižbe.  

S pritiskom na gumb Izračunaj se program aktivira in pripravi vknjižbe. Ob tem se nam pripravi izpis, ki nam prikaže izračunane tečajne razlike. Gumb Izračunaj lahko večkrat pritisnemo, torej tečajne razlike lahko večkrat izračunamo, če ugotovimo, da niso pravilno obračunane.

Če se s predlaganim izračunom strinjamo, pripravimo temeljnico s tečajnimi razlikami v Posredno knjiženje na gumbu Knjiži. Prikaže se nam naslednje obvestilo:

V posrednem knjiženju se nam pripravijo vknjižbe, ki jih lahko pregledamo in če jih pobrišemo, lahko postopek s pripomočkom ponovimo.

Ko se temeljnica poknjiži naprej iz posrednega knjiženja, dobimo na kontih prevrednoteno stanje na tečaj zadnjega dneva v letu.

Izračun tečajnih razlik na finančne konte

Konec leta je potrebno tudi finančne konte, kot je npr. devizni TRR ali blagajna prevrednotiti na srednji tečaj BS na zadnji dan v letu. Za pravilen izračun tečajnih razlik je potrebno vnesti tečaj na dan 31. 12. 2024 na tečajnico, ki jo bomo pri obračunu uporabili.

Pripomoček najdemo med Letnimi obdelavami / Izračun tečajnih razlik na finančne konte.

Podobno kot Izračun tečajnih razlik na saldakontne konte izpolnimo tudi to tabelo.

Pod konti aktive / pasive izberemo finančni konto, ki ga želimo prevrednotiti. S klikom na gumb Izbrani konti lahko izberemo več deviznih kontov.

Pri vnosu nastavitev moramo biti pozorni, da vnesemo datum tečaja v polju Na dan 31. 12. 2024, izberemo ustrezno Vrsto tečaja in Tečajno listo ter da izberemo Dogodek tečajne razlike, ki ima nastavljeno vrsto vknjižbe T-tečajna razlika.

Če je izbrana možnost "Analitike protivknjižb najprej iz obračunane postavke", se pri knjiženju tečajnih razlik najprej upoštevajo analitike iz postavk, če teh ni pa analitike iz nastavitev. "

Ko so vsi parametri določeni, s klikom na gumb Izračunaj program izračuna in prikaže tečajne razlike. V tem trenutku tečajne razlike še niso poknjižene. Lahko jih pregledamo in po potrebi natisnemo. Sam izračun tečajnih razlik lahko večkrat poženemo z raznimi kombinacijami nastavitev.

Če se s predlaganim izračunom strinjamo, pripravimo temeljnico s tečajnimi razlikami v Posredno knjiženje na gumbu Knjiži. Prikaže se nam naslednje obvestilo:

V posrednem knjiženju se nam pripravijo vknjižbe, ki jih lahko pregledamo in če jih pobrišemo, lahko postopek s pripomočkom ponovimo.

Ko se temeljnica poknjiži naprej iz posrednega knjiženja dobimo na kontih prevrednoteno stanje kontov na tečaj zadnjega dne v letu.

Zapiranje razredov

Nastavitev kontov za avtomatsko zapiranje razredov

Kontni plan najdemo na zavihku Bližnjice / Šifranti / Kontni plan ali v modulu Dvostavno knjigovodstvo / Šifranti / Šifranti DK / Konti. 

V kontnem načrtu moramo preveriti pravilnost nastavitev vseh kontov. To najlažje storimo tako, da si iz desne strani preglednice kontnega načrta na začetek postavimo stolpca »Prenos v novo leto« in »Konto zapiranja«. Konto zapiranja se nastavi samo pred prvim avtomatskim zapiranjem kontov v Dvostavnem knjigovodstvu. Naslednja leta nam teh kontov ne bo potrebno ponovno nastavljati, razen pri novo odprtih kontih. Svetujemo vam, da vsako leto pred zapiranjem razredov preverite, ali so konti pravilno urejeni. 

Vsi konti, katerih saldo se prenaša v novo leto, morajo imeti s kljukico označeno polje Prenos v novo leto – to so konti razredov 0, 1, 2, 3, 6 in 9. 

V kontnem planu izberemo Vsi zapisi in Aktivne zapise (tako nam prikaže samo konte, na katere je dovoljeno knjižiti). Pod prvi hitri filter nastavimo pogoj za iskanje Šifra in za vsaki razred preverimo nastavitev kontov.

Konti razredov 4 in 7 se konec obračunskega leta saldirajo, stanja se preko razreda 8 prenesejo na konte razreda 9, zato konti R-4 in R-7 te kljukice ne smejo imeti. Zaradi avtomatskega zapiranja razredov, ki nam ga omogoča program Dvostavno knjigovodstvo, je potrebno na teh kontih imeti vpisan Konto zapiranja. 

REDNI KONTI (46, 76) – se zapirajo na konto 490 oz. 790.

EVIDENČNI KONTI (R-4 IN R-7)  se zapirajo na evidenčni protikonto.

EVIDENČNI PROTIKONTO 499 nima konta zapiranja.

EVIDENČNI PROTIKONTO 799 nima konta zapiranja.

Zapiranje razredov 

Zapiranje razredov najdemo v meniju Letne obdelave / Zapiranje razredov. 

Leto – predlaga se nam leto, za katero bomo izvajali zapiranje razredov 2022. 

Od obdobja – do - vpišemo od - do katerega obdobja zapiramo razrede (od 001 do 012).  

Konto od – do – vpišemo od katerega do katerega konta bomo zapirali razrede (za vsak razred posebej). Zapiramo po analitiki: 

• Posamezno po analitiki – program bo zapiral po analitikah, ki so knjižene na izbranih kontih (vsaka analitika svojo vknjižbo zapiranja). 
• Zbirno po kontu – izberemo v primeru, ko za izbrane konte želimo sami določiti analitike zapiranja. Analitike se v tem primeru zahtevajo tiste, ki so določene na izbranih kontih. 

Zapiranje po saldu uporabite v primeru, ko želite konto zapreti samo z eno protivknjižbo za posamezno analitiko (za posamezno analitiko bo vknjižba zapiranja samo v breme ali dobro).  

Zapiranje po prometu pa uporabite v primeru, ko ste na konte razreda 4 in 7 knjižili tako v breme kot v dobro in želite, da vam program tako tudi zapira (s tem boste imeli vknjižbe zapiranja na tem kontu v breme in v dobro). 

Vpišemo še nastavitve za knjiženje, ki se bodo poknjižile v posredno knjiženje s to avtomatsko obdelavo, in sicer vpišemo: 

• v katero obdobje bomo poknjižili: obvezno vpišemo zadnje obdobje poslovnega leta  (obdobje 12),   
• na katero temeljnico: predlagamo posebno temeljnico (npr. zapiranje razredov), 
• dogodek, ki mora biti označen kot O-račun in plačilo,  
• datum vknjižbe (PAZITE: datum nastavite na 31. 12. 2024),  
• opis vknjižbe in dokument vknjižbe,

ter potrdimo. Najprej naredimo zapiranje za razred 4 in potem ponovimo zapiranje še za razred 7.

Ko potrdimo nam program javi, da je zapiranje končano, v posrednem knjiženju pa nas čakajo vknjižbe zapiranja razredov.

V posrednem knjiženju lahko s klikom na ikono Natisni, ki se nahaja desno zgoraj, izpišemo Kontrolno bruto bilanco. To je bruto bilanca, ki upošteva tudi tiste vknjižbe, ki se nahajajo v posrednem knjiženju. 

Z izpisom kontrolne bruto bilance v posrednem knjiženju lahko pred knjiženjem zapiranja razredov v glavno knjigo preverimo, da nimamo nikjer salda na kontih razreda 4 in 7.

Postopek Zapiranje razredov je ponovljiv postopek. Če npr. s pregledom kontrolne bruto bilance ugotovimo, da kateri konto ni zaprt, lahko v posrednem knjiženju vse knjižbe zbrišemo, kontu nastavimo manjkajoči konto zapiranja in celoten postopek ponovimo. 

Če je vse v redu lahko vknjižbe prenesemo v glavno knjigo z ikono Knjiži. 

Tako zapremo vse stroške oz. odhodke in prihodke. V posredno knjiženje ročno doknjižimo še končne vknjižbe in sledi prenos v novo leto. Preden naredimo prenos v novo leto moramo obvezno narediti Usklajevanje kumulative in Usklajevanje zaprtih zneskov. 

Usklajevanje kumulative

Obdelava Usklajevanje kumulative se nahaja v v Dvostavnem knjigovodstvu pod Pripomočki / Usklajevanje kumulative.

Usklajevanje kumulative se naredi za vsa obdobja. Pritisnemo gumb Potrdi.

Usklajevanje zaprtih zneskov

Preden poženemo obdelavo Usklajevanje zaprtih zneskov moramo arhivirati podatke ter preveriti, ali je bilo arhiviranje uspešno dokončano.

Usklajevanje zaprtih zneskov se nahaja v Dvostavnem knjigovodstvu pod Pripomočki / Usklajevanje zaprtih zneskov. 

Izberemo leto za usklajevanje zaprtih zneskov in potrdimo s Potrdi.

Če imamo v posrednem knjiženju ob zagonu obdelave Usklajevanje zaprtih zneskov vknjižbe z zapiranjem, nas program o tem obvesti in usklajevanja ne bo izvedel. Najprej je potrebno izvesti knjiženje v neposredno in obdelavo še enkrat izvesti.

Izpis poslovnih listin ob koncu leta

Obdelava se nahaja v Dvostavnem knjigovodstvu pod Letne obdelave / Izpis poslovnih listin ob zaključku leta.

V poslovnih knjigah lahko izbiramo med Dnevnikom knjiženja, Kartico glavne knjige, Kartico saldakonti in Bilanco. S kljukico označimo kateri izpis želimo izpisati.

Na spustnem meniju izberemo, katero obliko izpisa želimo.

Na spustnem meniju izberemo katero obliko izpisa želimo. Poljubno vpišemo Besedilo v zaključku. Na koncu pa še izberemo področje, na katero želimo, da se shranijo listine.

Po potrditvi se nam izpiše spodnje opozorilo:

 Ob kliku na Da se nam pripravijo datoteke v pdf obliki in odprejo v predogledu.

 Če izberemo Ne, se nam samo pripravijo datoteke v pdf obliki.

Prenos v novo obračunsko leto

Preden začnemo z obdelavo Prenos v novo obračunsko leto, moramo izvesti določne aktivnosti:

• Izračun izravnav, tečajnih razlik in tečajnih razlik za finančne konte,
• Usklajevanje kumulative in Usklajevanje zaprtih zneskov,
• Kontrola kontnega plana,
• Zapiranje razredov,
• Izdelava rezervne kopije podatkov,
• Izpis poslovnih knjig ob zaključku leta.

Nato preverimo, če so Posredna knjiženja pri vseh Operaterjih prazna. Knjižene morajo biti tudi tekoče vknjižbe iz obdobja 13, 14… Če imamo računalnike v mreži, preverimo, da imajo tudi drugi sodelavci prazna posredna knjiženja. To storimo tako, da v Dnevne obdelave / Posredno knjiženje zamenjamo operaterja in preverimo obstoj vknjižb na drugih operaterjih.

V Dnevne obdelave / Plačevanje preverimo ali so knjiženi vsi bančni izpiski. V kolikor obstajajo izpiski, ki niso knjiženi, program javi opozorilo in prehoda ne izvede. Uvožene izpiske je potrebno pred prehodom v novo leto do konca obdelati in poknjižiti.

Nadaljujemo z Izdelavo rezervne kopije podatkov. 

POMEMBNO!!!

V primeru, da se bo pri obdelavi Prenos v novo obračunsko leto pojavila kakšna težava, je stanje pred obdelavo mogoče obnoviti le iz rezervne kopije podatkov!

To uredimo v Administracija / Pripomočki / Izdelava rezervne kopije podatkov.

S kljukico označimo, za katere uporabnike želimo narediti rezervno kopijo. Rezervno kopijo obvezno naredimo najmanj za DK Dvostavno knjigovodstvo, Plačilni promet, PRAC Prejeti računi (v primeru, da uporabljate te module).

Po končani izdelavi rezervne kopije podatkov na zavihku »Obnovi« preverimo, ali je bila rezervna kopija podatkov uspešno narejena.

Ko smo izvedli zgoraj navedene aktivnosti, lahko nadaljujemo s prenosom v novo obračunsko leto. Obdelava se nahaja v meniju Letne obdelave / Prenos v novo obračunsko leto.

Program nas najprej opozori, da moramo arhivirati podatke.

Ko imamo podatke arhivirane, potrdimo in nadaljujemo s prehodom v novo leto.

Program nam predlaga Letnico poslovnega leta in Obdobje saldiranja 12. Zaključek poslovnega leta delamo vključno z decembrom, zato pustimo obdobje saldiranja 12. Obdobje saldiranja 12 pomeni tudi, da bo od obdobja 13 (Januar naslednjega leta) program odštel 12 obdobij in bo tako po prenosu v novo leto obdobje 13 postalo obdobje 1. Vpišemo še Temeljnico (npr. OTV) in Dogodek (npr. OTVORITEV   oziroma PRENOS V NOVO LETO), na katero se bo poknjižila otvoritev. Ta dogodek mora imeti nastavljeno Vrsta vknjižbe: O-račun in plačilo.

Predlaga se nam še Datum začetnega stanja in Opis začetnega stanja, ki ga lahko poljubno spremenimo. 

Ko smo vnesli vse zahtevane podatke, potrdimo s Potrdi.  

Program nas opozori: 

ter nas še enkrat vpraša, če želimo izvesti prenos v novo obračunsko leto.

Ko potrdimo z Da začne program izvajati prenos v novo leto. Programa med obdelavo ne smemo prekinjati. 

Program nam javi, ko je prenos v novo obračunsko leto dokončan. 

POMEMBNO!!!

Potrebne aktivnosti TAKOJ po prenosu v novo obračunsko leto:

• Preverimo bruto bilanco s prometom in odprtimi postavkami, če so enaki podatki kot pred prenosom v novo leto. Primerjamo saldo v odprtih postavkah in saldo v glavni knjigi v bruto bilanci.
• V nastavitvah pogledamo, da se je obračunsko leto spremenilo na 2025.
• V šifrantih obdobij uredimo / dodamo datumske meje v tistih obdobjih, kjer niso vpisane.