V zadnjem času se veliko šol in vrtcev na nas obrača z vprašanjem, zakaj 'morajo' voditi plačila po storitvah v Spremljanju plačil računov, čemu je to namenjeno in ali lahko to izklopijo. Tudi na SAOP menimo, da vodenje plačil po storitvah ni potrebno, saj v programu iCenter obstaja kar nekaj orodij, ki nam z veliko manj truda dajo bistveno bolj realne podatke o odprtih terjatvah kot vodenje plačil po storitvah.

Čemu je (bilo) namenjeno vodenje plačil po storitvah?
Običajno je to »dediščina« nekih starih sistemov, pri katerih ni bilo na razpolago drugih orodij za spremljanje odprtih terjatev oz. plačil po storitvah (npr. šolo je zanimalo, koliko imajo odprtih terjatev iz naslova obračunanih malic, kosil, izletov, športnih dni). V programu iCenter so na razpolago razni izpisi, OLAP analize, nastavitve kontiranja itd., s čimer si lahko uredimo podatke tako, da točno vidimo, koliko je bilo plačanih nekih storitev.

Na kaj moramo paziti pri vodenju plačil po storitvah?
Pri vodenju plačil po storitvah moramo vedno paziti, da zapiramo točno tisto storitev, ki je bila plačana. Težave nastopijo v primeru delnih plačil, saj ni nikjer navedeno, katero storitev plačnik (delno) plačuje, ampak samo znesek plačila. Običajno se pri delnih plačilih sami odločimo, katero storitev bomo zapirali, posledično so odprte postavke po storitvah nerealne, saj smo sami odločili kaj zapirati in kaj puščati odprto. Zato menimo, da vodenje plačil po storitvah ne daje dobre osnove za odločanje, saj terjatve po storitvah temeljijo na subjektivni presoji glede postavk, ki jih bomo zapirali.

Velikokrat želimo voditi plačila po storitvah tudi zato, ker naj bi na tak način točno vedeli, katere storitve nam plačnik ni plačal, ker oporeka zaračunani storitvi. Če plačnik upravičeno oporeka določeni storitvi na računu in je zato ne plača, smo mu dolžni izstaviti dokument, s katerim bomo zmanjšali našo terjatev do njega. To storimo z izstavitvijo dobropisa v Obračunu storitev, ki ga knjižimo v Spremljanje plačil računov in z njim zapiramo račun, na katerega se dobropis nanaša. V tem primeru bomo ustrezno zmanjšali prihodke, ter pravilno vodili terjatve do plačnika v Spremljanju plačil računov.

Poleg navedenega je pri vodenju plačil po storitvah težavno tudi zapiranje odprtih računov z morebitnimi preplačili ali dobropisi, saj moramo zapirati vedno iste storitve, v nasprotnem primeru odprte postavke po storitvah ne bodo usklajene. Velikokrat se namreč pojavi situacija, ko ima plačnik preplačilo npr. zaradi malice (naknadno odobrena subvencija), s tem preplačilom pa želimo zapirati npr. izlet. V tem primeru bomo v Spremljanju plačil računov – Računi in plačila stolpca »Računi po storitvah« in »Plačila po storitvah« obarvana rdeče, saj plačila po storitvah niso usklajena z računi po storitvah (preplačilo imamo pri malici, odprto terjatev pa pri izletu, to dvoje pa ni »ista storitev«). Za nas pa je v praksi pomembno zgolj to, da ima plačnik na eni strani preplačilo v določenem znesku, na drugi pa odprto terjatev v določenem znesku, zneske pa želimo medsebojno zapirati. Torej ne potrebujemo vodenja računov in plačil po storitvah, ampak zgolj zneske računov in zneske plačil.

Kako izklopimo vodenje računov in plačil po storitvah ter kje dobimo podatke o plačanih/neplačanih storitvah?

Pred izklopom vodenja po storitvah je obvezno arhiviranje podatkov vsaj za modul Spremljanje plačil računov in sf baze (baze šifrantov).

Nato sprožimo usklajevanje plačil (Spremljanje plačil računov – Pripomočki – Usklajevanje plačil, Potrdi).

Sledi izklop vodenja po storitvah: Spremljanje plačil računov – Nastavitve programa – Povezave, odstranimo kljukico pri Računi po storitvah in potrdimo.


Ponovno sprožimo usklajevanje plačil (Spremljanje plačil računov – Pripomočki – Usklajevanje plačil, Potrdi). Od sedaj naprej lahko račune in plačila knjižimo brez vpisovanja, katero storitev smo zaračunali ter katero storitev so plačali. V samem Obračunu storitev so na računih še vedno zaračunane vse storitve, v tem programu se naše delo nič ne spremeni.

Če vodimo plačila brez evidentiranja, koliko so plačali katere storitve, lahko pri znesku računa znesek poljubno spreminjamo, saj v ozadju niso zabeležene storitve, ki so upoštevane v znesku. Pri vnosu plačila pa prav tako znesek plačila poljubno vpišemo, brez vnašanja zneskov plačila po storitvah (»Plačila po storitvah« je neaktivno).


Kje lahko pregledujemo prejeta plačila po storitvah?
Z nastavitvami kontiranja storitev lahko pregledujemo pripravljene evidenčne vknjižbe po storitvah, ki se knjižijo v Dvostavno knjigovodstvo. 

Za pregledovanje plačanih storitev v Spremljanju plačil računov pa predlagamo Spremljanje plačil računov – Izpisi in pregledi – Pregled računov iz OST. Omejite se na podatke, ki jih želite pregledovati ter si prikažite preglednico:

Odpre se nam OLAP analiza. Podatke si prikažemo tako, kot nas zanimajo, saj imamo nešteto možnosti za prikaz, izvoze, pripravo grafikonov itd. Ena od možnosti za pregled plačanih/neplačanih storitev je spodnji prikaz.


Iz razpredelnice so tako razvidni vse računi s storitvami in plačili. Ko gre za delno plačilo računa, program samodejno znesek razdeli na posamezne zaračunane storitve, kot je prikazano za račun 108. v filtru Računi pa označen, da gre pri tem računu za delno plačan znesek.