Reklamacija neustreznih dobavnic

Ob prevzemu blaga moramo morebitno neustreznost javiti dobavitelju in zahtevati čimprejšnjo odpravo neskladnosti.

Pri reševanju reklamacij je zelo važno, ne samo da reklamacijo pošljemo, marveč da tudi ustrezno odreagiramo, če na reklamacijo nismo dobili odgovora. Reklamacija je dogodek, ki naj se beleži na dobavitelja, zato jo delamo na stranki.

Prikazan postopek reklamacije neustrezne dobavnice Dobavitelju A

Če je ugotovljeno cenovno neskladje ob knjiženju prejema, to pomeni da zbir dobavnice izkazuje drugačno vrednost kot je na dobaviteljevem dokumentu

To pomeni, da vsaj ena vrstica dokumenta nima vrednosti, ki je bila na dokumentu naročila – Zbir zapremo. 

V polje »Osnova za prevzem« dopišemo poleg številke naše naročilnice (ND-20/2023). V polje »Dokument« pa številko dobaviteljeve dobavnice (DOB-4) in opombo, da je dokument v reklamaciji (REKL). 

Nato kliknemo na  gumb  pri dobavitelju v glavi prevzema.

Odpre se del šifranta strank, kjer je viden samo izbran dobavitelj. Kliknemo na gumb »Popravi zapis«.

Odpre se okno, kjer lahko vnesemo dogodek reklamacije. Reklamacije vnašamo na zavihku »Dogodki« tako, da kliknemo na gumb

Odpre se okno za vnos dogodka

Vnesemo osnovne podatke

Osnovnim podatkom dodamo še priponko, kjer je lahko skeniran dokument reklamacije, lahko pa iz sistema  vzamemo predpripravljen vzorec reklamacije, ki ga samo dopolnimo.

Za eno ali drugo varianto kliknemo na

Odpre se del dokumentnega sistema. Če imamo skeniran reklamacijski zapisnik ga pripnemo med dokumente. 

Lahko pa kliknemo na gumb  in izberemo ustrezen vzorec, ki ga je skrbnik sistema dodal med možne vzorce dokumentov.

Če torej kliknemo na  se odpre okno, kjer najprej označimo vzorec, nato pa kliknemo na gumb »Izberi«.

Odpre se pripravljen vzorec:

Šempeter pri Gorici

Dne:

Zadeva: Reklamacija

Spoštovani g./ga.

Dobavnica številka __________ z dne __________ ni v skladu z dogovorjenimi nabavnimi pogoji. Prosim, da nam čim prej pošljete dobavnico, kjer bodo cene takšne kot je dogovorjeno v pogodbi z dne: _________.

Prejem ustrezne dobavnice je namreč v našem sistemu predpogoj za plačilo računa za dobavljeno blago. 

Lep pozdrav,

Dejan Anderluh                                                                                                                  

Seyfor d.o.o.

Dokument ustrezno dopolnimo:

Šempeter pri Gorici

Dne: 17.10.2023

Zadeva: Reklamacija

Spoštovani g. Janko

Dobavnica številka Dob-4 z dne 17.10.2023 ni v skladu z dogovorjenimi nabavnimi pogoji. Prosim, da nam čim prej pošljete dobavnico, kjer bodo cene takšne kot je dogovorjeno v pogodbi z dne:

Prejem ustrezne dobavnice je namreč v našem sistemu predpogoj za plačilo računa za dobavljeno blago. 

Lep pozdrav,

Dejan Anderluh                                                                                                                     

Seyfor d.o.o.

Nato kliknemo na gumb »Shrani«.

Dokument se pojavi v eRegistratorju.

Z desnim miškinim gumbom kliknemo na nastali dokument in izberemo možnost »Vrni«

Izberemo dokument, ki je vrnjen v eRegistrator

Dokument se pokaže kot priponka v dogodku reklamacije.

Reklamacijo pošljemo po e pošti, tako da kliknemo na

Odpre se… 

Elektronski naslov se prepiše iz podatkov kontaktne osebe. Priponka se prepiše iz dogodka, prav tako se opis dogodka prepiše v zadevo in opis dogodka v vsebino e-pošte.

E-pošto ustrezno opremimo in odpošljemo.

Ko odpošljemo reklamacijo kliknemo na gumb »Potrdi«

Še enkrat kliknemo na gumb »Potrdi«

Izberemo predlaganega dobavitelja

Potrdimo prevzemnico.

In prevzem knjižimo v materialno skladiščno poslovanje

Nasvet glede knjiženja: 

V prevzem knjižimo vrednost, ki je bila na naši naročilnici, saj jo je dobavitelj predhodno potrdil, ali pa se vsaj s ceno strinjal, saj nam je brez dodatnih ugovorov dostavil naročen material.

Če je predmet reklamacije količina materiala knjižimo samo količino, ki ni sporna, sporno količino, ki je ne moremo uporabiti pa po potrebi knjižimo šele ob rešitvi reklamacije.