Na že izstavljenem računu lahko urejate določene podatke, ki so potrebni za nadaljnje knjiženje izdanega računa v analitično knjigovodske evidence in ne spreminjajo izdanega računa.

Potreba po tej obdelavi je predvsem zaradi:

• Zagotavljanja zadnje izdane različice izdanega računa v dokumentnem sistemu eRegistrator. Dosedanji način je z vračanjem v pripravo in ponovnim izstavljanjem tvoril nepotrebne različice, ki niso obstajale.
• Preprečitve tvorjenja nepotrebnih dokumentov za eArhiv. Namreč z nepotrebnim vračanjem v pripravo smo tvorili dodatne dokumente, ki so se prenašali v eArhiv in jemali nepotreben prostor.
• Neupravičeno smo zgubljali informacije kdo je zadnji urejal račun oz. kdo ga je dejansko izstavil.
• Srečevali smo se z dodatnim delom, ko je ponovno izstavitev morala zopet podpisovati skupina internih potrjevalcev preko čakalne vrste.
• Povzročali smo si nepotrebno delo, ko je račun za izstavitev bil na stranki določen, da gre po ePoti in smo morali spreminjat nastavitve na stranki, da nismo po nepotrebnem stranki dostavili dvakrat istega dokumenta in ob tem manevru biti previdni, da smo nastavitve na stranki tudi nazaj povrnili.

Da bi lahko urejali želene podatke, si morate odpreti dostop preko aplikacijskega varnostnega sistema. Tovrstne podatke naj bi urejal odgovoren fakturist, računovodja in ne kdorkoli. Varnostni ključ 'FAK – RAČUNI, Dopolnitev' je na način eksplicitne prepovedi, kar pomeni, da moramo določiti kdo to sme početi.

 

Na ta način operater pridobi ustrezno dovoljenje za urejanje podatkov na računu, ki je že izstavljen in tudi potrjen s strani potrjevalcev ali davčnega potrjevanja. Obdelava 'Dopolnitev računa' se pojavi preko desnega klika na izbranem računu za dopolnjevanje v sami preglednici računov, ko so izpolnjeni sledeči pogoji:

• Operater ima dovoljenje
• Račun še ni zaklenjen (knjižen)
• Račun je izstavljen

Odpre se okno računa, ki je enako vnosnemu, le da se pri določenih vnosnih poljih pojavijo oznake z rdečo zvezdico – primer za Opombo:  . Tako lahko vsa ta polja dopolnjujemo s potrebnimi podatki, da si lahko zagotovimo nemoteno knjiženje oz. nadaljnje prenose v knjigovodske evidence. Ker gre za dopolnjevanje analitično statističnih podatkov, je le teh največ na zavihku Analitike. Tako za glavo računa



Kot vrstice

Po knjiženju oz. potrditvi se dopolnjeni podatki shranijo v podatkovno bazo. Vsakršna dopolnitev podatkov po opisanem postopku se v sistem evidentira kot podrobna zgodovina, ki uporabniku ni na razpolago.

POMEMBNO!

Spremembe na poljih, ki so dopolnjene preko polj z zvezdico ne vplivajo na izpisan izdan račun. Račun kot dokument, ki je že bil izstavljen ostaja dalje nespremenjen in ti spremenjeni podatki se na izpisu ne odražajo. Računa s spremenjenimi podatki ne moremo izpisat, saj je že izstavljen. Izpišemo lahko le kopijo originalnega računa, katera se ustrezno evidentira glede na zakon o davčnem potrjevanju računov.