Podpiramo različne načine izstavitve opominov: 

1. klasičen način izstavitve opominov s tiskanjem na papir, 
2. pošiljanje PDF opominov na e-pošto, 
3. pošiljanje e-opominov v spletno banko, 
4. pošiljanje e-opominov po elektronskih poteh. 

Za vse navedene načine pošiljanja opominov, razen tiskanja na papir, je potrebno namestiti ePoštarja in znotraj ePoštarja aktivirati ustrezno storitev. Tisti, ki že pošiljate ali prejemate e-Račune, že imate nameščenega ePoštarja. Katero storitev je potrebno aktivirati, je obrazloženo pri vsakem posameznem tipu pošiljanja. Kako bo opomin izstavljen, je odvisno od nastavitev na posamezni stranki - prejemniku opomina. V kolikor opomine samo tiskate, dodatne nastavitve v programu niso potrebne, spremenjen pa je sam način tiskanja.
Več o spremembah in novih nastavitvah v nadaljevanju pri posameznem načinu izstavitve opomina.



Z novo verzijo programa spremljamo Stanje dokumenta, Način izstavitve, Priponke e-Opomina in Stanje ePoštarja v novih stolpcih. Nove stolpce pokličemo v tabelo z opomini s klikom na desno miškino tipko, kjer iz priročnega menija, ki se odpre, izberemo opcijo Izbira stolpcev (druga po vrsti), na kar se nam odpre novo okno, kjer na levi strani vidimo nove stolpce tabele. Z miško jih s tehniko povleci in spusti (drag and drop) prenesemo v desni del podokna med Izbrana polja na željeno pozicijo.



Stanje dokumenta je lahko: 

• v pripravi – vrstica opomina je črno obarvana in čaka na izstavitev; 
• izstavljen – opomin je izstavljen, ni pa še poslan prejemniku; 
• poslan – opomin je natisnjen ali poslan prejemniku po e-pošti ali elektronski poti.

Vsi opomini, ki ste jih do sedaj že poslali – rdeče obarvani opomini, dobijo ob inštalaciji omenjene verzije Stanje dokumenta - Poslan. V kolikor imate opomine V pripravi - črno obarvane vrstice, prosimo, da jih izstavite ali pobrišete pred namestitvijo verzije. V kolikor pa ste verzijo že namestili je potrebno opomine, ki še niso izstavljeni pobrisati in jih z novo verzijo ponovno pripraviti. Stare verzije programa nimajo statusa opomina V pripravi, zato je potrebno opomine znova pripraviti, da se statusi pravilno ažurirajo.

V stolpec Priponka e-Opomin se zapiše priponka samo pri načinih izstavitve, kjer se pripravi e-Opomin. V stolpcu Stanje ePoštar spremljamo status opomina v procesu pošiljanja po elektronskih poteh v primeru, da imamo vklopljeno storitev Prevzem povratnic. Ta nastavitev se uredi v nastavitvah e-Poštarja (glej točko b) Aktivacija elektronske poti).

Poleg tega so spremembe na delovanjih posameznih gumbov nad in pod preglednico:



Funkcija gumba nad preglednico je spremenjena. Gumb  / Tiskanje opominov ni več namenjen osnovnemu tiskanju opominov. Opomine obvezno tiskamo na gumbu . Gumb   / Dodatno tiskanje že poslanih opominov je namenjen izključno ponovnemu tiskanju opominov, ko so opomini že v statusu Poslani. Tak način tiskanja uporabimo takrat, ko je prišlo do fizičnih težav s tiskalnikom in se v koraku tiskanja opomini niso natisnili.

Gumb  / Seznam opominov sedaj upošteva opomine s statusom Poslan.

Funkcija gumba  / Ponovno e-pošiljanje opominov je sedaj namenjena ponovnem pošiljanju opomina po elektronski pošti. Osnovno e-pošiljanje se opravi pod tabelo na gumbu . 

Gumbi pod tabelo so spremenjeni – prilagojeni novostim opominjanja. Umaknjen je gumb  in  . Te funkcionalnosti so združene na enem gumbu . Nastavitve e-Pošiljanja so spremenjene. Več o tem je v navodilu Pošiljanje opominov na e-pošto. 

Gumba  ni več. Njegova funkcija je sedaj razdeljena na dva gumba, in sicer: 

- , ki opomine vrne iz statusa Izstavljen ali Poslan v status V pripravi in 

- gumb , ki briše izstavljene ali poslane opomine izbranega paketa.

Funkcionalnosti na desnem kliku na miški Brisanje, Vrni v pripravo, Ponovni izpis, Ponovno e-pošiljanje so namenjene brisanju ali vrnitvi v pripravo tistega opomina na katerem smo postavljeni ter ponovnemu posamičnemu izpisu opomina ali ponovnemu pošiljanju opomina na mail iz stika, ki so že bili poslani in jih iz nekega razloga moramo ponovno natisniti ali poslati na mail.

Tiskanje opominov

V kolikor opomine samo tiskamo niso potrebne spremembe nastavitev programa. Sedaj opomine tiskamo na gumbu , ki se nahaja pod preglednico z opomini. Gumba  / Tiskanje opominov in gumba  za posamično tiskanje opominov ni več. Spremenjena je tudi funkcionalnost tiskanja opominov Ponovni izpis na desni klik na opominu. Več v nadaljevanju.



Enako kot do sedaj začnemo s pripravo opominov na gumbu , nadaljujemo na gumbu .Gumb  se aktivira takrat, ko imamo v preglednici izstavljene opomine. V kolikor izstavljenih opominov ni, je gumb neaktiven. Ob kliku na gumb se nam odpre okno za tisk oz. pošiljanje opominov. V kolikor za vse prejemnike tiskamo opomine, je aktiven samo razdelek Tiskanje, kjer je označeno Tisk na tiskalnik.

Na novem gumbu najdemo za potrebe tiskanja enake omejitve kot v predhodnih verzijah programa.  

• Za Leto – program ponudi letnico iz preglednice opominov. 
• Stranka od….do – se omejimo v primeru, da želimo tiskati opomine samo za določene stranke, v nasprotnem primeru pustimo. 
• Datum opomina od…do – v kolikor imamo pripravljene opomine za različne datume in želimo tiskati samo določenega. 
• Od paketa … do … – program ponudi tiste pakete opominov, ki so že bili izstavljeni, vendar še niso bili poslani. 
• Od stopnje opomina … do … – lahko se omejite, da boste tiskali samo določene stopnje izstavljenih in še ne poslanih opominov. 
• Od številke opomina … do … – omejitev tiskanja opominov po številkah opomina.

Ob potrditvi nastavitev nam program odpre naslednje okno, kjer uredimo Nastavitve tiskalnika –izberemo Tiskalnik, Število kopij in po želji označimo Obojestransko tiskanje.



Ob potrditvi okna z nastavitvami za tiskanje se opomini natisnejo na izbrani tiskalnik.

Ponovno tiskanje opominov

V kolikor obstaja potreba po tem, da se opomine, ki so v statusu poslani, ponovno natisne uporabimo gumb . Posamezen opomin lahko natisnemo tako, da kliknemo na vrstico opomina, ki ga želimo natisniti in z desno miškino tipko odpremo priročni meni iz katerega izberemo Ponovni izpis.





Na predogledu tiskanja se nam bo prikazal tisti opomin, ki je označen oz. na katerem smo postavljeni.  Odločimo se, ali bomo opomin natisnili ali ne. Lahko tiskamo samo poslane opomine.

Pošiljanje opominov po elektronski pošti

V kolikor želimo za pošiljanje opominov uporabiti e-Poštarja, je potrebno urediti določene nastavitve, in sicer: 

• Namestitev e-Poštarja – namestitev opravi tehnična podpora SAOP; 
• Aktivacija elektronske poti v ePoštarju (npr. UJPnet) z aktivno storitvijo Oddaja e-opomina; 
• Operater, ki bo izstavljal e-opomine, mora imeti digitalno potrdilo za podpis e-opomina; 
• V šifrantu strank je potrebno v zavihku Izstavitev dokumentov dodati zapis za nov tip dokumenta Opomin ter na njem določiti način izstavitve in ponudnika elektronske poti.

a) E-Poštar

Vsi tisti, ki že pošiljate ali prejemate e-račune imate nameščenega e-Poštarja. Vsi tisti, ki pa niste prepričani ali vaš e-Poštar deluje, lahko delovanje preverite v meniju Administracija / Pripomočki / Administrativni pregledi e-Poštarja / Delovanje storitve. Odpre se okno, kjer dobite informacijo ali se ePoštar izvaja ali ne.

b) Aktivacija elektronske poti

Ob izstavitvi opomina se bo pripravil eOpomin, ki ima enako strukturo kot eRačun ter bo poslan prejemniku preko ponudnika ePoti:

• UJP – za proračunske uporabnike ali  
• ZZI – za neproračunske uporabnike.

Do nastavitev ePoštarja pridemo v meniju Administracija / Uporabnik in računalnik / Nazivi in licence. Se postavimo na uporabnika kjer želimo urediti nastavitve in izberemo Popravi zapis.



Odpre se nam okno, kjer izberemo gumb ePoštar.



Dobimo seznam vseh ponudnikov, s katerimi ima ePoštar povezavo. Proračunski uporabniki izberete Uprava Republike Slovenije za javna plačila, neproračunski uporabniki izberete Omrežje elektronske izmenjave ZZInet. Za pošiljanje pdf oblike opomina na mail pa ePoštar poštni strežnik (e-mail). Če željenega ponudnika še ni na seznamu, ga najprej dodamo preko gumba vnesi zapis.
Vedno se odpre okno, kamor vpišete nastavitve za dostop do ponudnika elektronske poti. Med ponudniki je nekaj razlike med zahtevanimi podatki. Za pridobitev uporabniškega imena in gesla, se obrnite na ponudnika ter preverite, če imate omogočeno pošiljanje elektronskih dokumentov preko B2B.

1. OPOMIN V PDF OBLIKI PO E-POŠTI:

Izberemo EPoštar poštni strežnik (e-mail) in kliknemo na gumb  Popravi zapis. Če tega ponudnika še ni na seznamu, ga najprej dodamo preko gumba  Vnesi zapis.



Odpre se okno, kjer nastavimo vse potrebno za povezavo s poštnim strežnikom (nastavitve so odvisne od poštnega strežnika, katerega boste uporabljali za pošiljanje elektronske pošte):



Za urejanje oblike elektronskega sporočila, kateri se bo pošiljal strankam, moramo z dvoklikom klikniti na Oddaja PDF opominov. Odpre se okno za ureditev elektronskega sporočila:



Zadeva: Vpišemo zadevo, katera se bo vpisala pri poslanih elektronskih sporočilih. V zadevo lahko dodamo tudi podatke iz opomina. Te podatke vstavimo preko desnega klika na mestu, kjer želimo vpisati podatek iz opomina. Na voljo je le nekaj podatkov iz opomina:



V zadevi je takšen podatek omejen z dvema zankama % pred tekstom in dvema za tekstom, npr.: %%DocumentID%%.

Sporočilo: Do nastavljanja vsebine in oblike elektronskega sporočila pa pridemo preko gumba , kateri nam odpre okno za urejanje besedila. Tekst enostavno vpišemo. V sam tekst pa lahko dodamo tudi podatke iz opomina. Te podatke vstavimo preko desnega klika na mestu, kjer želimo vpisati podatek iz opomina. Na voljo so enaki podatki kot pri zadevi sporočila:



V tekstu je tak podatek omejen z dvema zankama % pred tekstom in dvema za tekstom, npr.: %%DocumentID%%.

V tekst lahko vstavimo tudi sliko. Sliko moramo najprej odpreti v ustreznem programu, kjer jo kopiramo (desni klik -> kopiraj) in v besedilu elektronskega sporočila ponovno desni klik na mesto, kjer želimo imeti sliko, ter jo prilepimo (desni klik -> prilepi). Slika naj bo ustrezne velikosti in kvalitete, da ne bo prevelika za elektronsko sporočilo oziroma, da ne bo preveč »popačena«.

Primer:



Podpisnik (razpoznavni odtis): V polje vpišemo razpoznavni odtis (brez presledkov) od veljavnega digitalnega potrdila, kateri je nameščen na isti napravi kot je nameščena aplikacija ePoštar. Elektronsko sporočilo se bo digitalno podpisalo s tem digitalnim potrdilom.

Potrditev branja: Aktivna kljukica pomeni, da bo prejemnik elektronskega sporočila dobil vprašanje o potrditvi prebranega sporočila (katerega pa lahko tudi zavrne).

Naslov za odgovor: Vpišemo veljaven elektronski naslov, kamro želimo prejemati odgovore, če bodo prejemniki računov odgovorili na mail.

Priloge v stisnjeni mapi (ZIP): Vse priloge v elektronskem sporočilu bodo skupaj v eni datoteki ZIP.

2. E-OPOMIN PO E-POŠTI:
Ob izstavitvi opomina se pripravi e-opomin (ovojnica, eSlog in PDF ter morebitne priloge), katerega ePoštar pošlje stranki na mail. Vse nastavitve in oblikovanje sporočila za pošiljanje so enake kot pri PDF po e-pošti, tako da si vsa navodila lahko pogledate na straneh 9-12. Sprememba je v tem, da pri storitvah ponudnika namesto Oddaja pdf opominov izberete Oddaja eOpomina.

3. E-OPOMIN V SPLETNO BANKO:

Ob izstavitvi opomina se nam pripravi e-opomin (ovojnica, eSlog in PDF ter morebitne priloge), kateri se shrani v datoteko na računalnik. To datoteko lahko kasneje pošljemo dolžniku ali preko spletne banke ali kakšne druge poti. Vse nastavitve in oblikovanje sporočila za pošiljanje so enake kot pri PDF po e-pošti, tako da si vsa navodila lahko pogledate na straneh 9-12. Sprememba je v tem, da pri storitvah ponudnika namesto Oddaja pdf opominov izberete Oddaja eOpomina.

4. E-OPOMIN PO ELEKTRONSKI POTI (ePoštar):
Ob izstavitvi opomina se bo pripravil e-opomin (ovojnica, eSlog in PDF ter morebitne priloge) ter bo poslan dolžniku preko ponudnika ePoti (UJP – za proračunske uporabnike ali ZZI – za neproračunske uporabnike). Izberemo Uprava Republike Slovenije za javna plačila ali Omrežje elektronske izmenjave ZZInet in kliknemo na gumb  Popravi zapis. Če tega ponudnika še ni na seznamu, ga najprej dodamo preko gumba  Vnesi zapis.



Odpre se okno, kjer se nastavi povezavo do UJP-a ali ZZI-ja. Pri storitvah ponudnika izberemo Oddaja eOpomina in to tako, da dvokliknemo na Oddaja eOpomina. Označimo, da je storitev aktivna.

c) Nastavitev izstavitve dokumenta v Šifrantu strank

Kako se bo posamezen opomin izstavil glede na prejemnika, je odvisno od nastavitev v šifrantu strank na posamezni stranki. V kolikor opomine samo tiskate, ni potrebno urejati teh nastavitev. V primeru, da ste do sedaj pošiljali opomine po elektronski pošti preko stika, lahko preko pripomočka napolnite način nastavitve in e-naslov prejemnika v Šifrantu strank / Izstavitev dokumentov. Pripomoček se nahaja na Administracija /Pripomočki / Sprememba nastavitev izstavitve dokumenta. Primer izpolnitve pripomočka:

• ko ni vnesen noben zapis za izstavitev dokumenta Opomin, obenem pa je v nastavitvah Opominjanja in pri posamezni stranki vnesen stik na katerega so se pošiljali opomini:
  
  
  
  Izbrati je potrebno tip dokumenta – v našem primeru Opomin in dati kljukico pri Ni nastavitve v levem delu okna. V desnem delu okna izberemo način nastavitve in šifro stika s katerega bodo prepisani elektronski naslovi strank v polje e-naslov v Izstavitvi dokumenta v Šifrantu strank.
  
  
• ko je že vnesen zapis za izstavitev dokumenta Opomin in želite spremeniti način izstavitve:
  
  

V gornjem primeru smo spreminjali način izstavitve iz tiskanja na pošiljanje opomina v pdf obliki po e-pošti. Želimo, da se elektronski naslov stranke prepiše iz obstoječega stika, ki je bil predviden za opomine.

Po morebitni uporabi pripomočka nadaljujemo na zavihku Izstavitev dokumentov v Šifrantu strank, kjer vnesemo način izstavitve za posamezno stranko:



Odpre se nam spodnje ekransko okno, kjer pri tipu dokumenta izberemo Opomin.



Način izstavitve zavisi od načina pošiljanja opomina in ga izberemo iz spustnega seznama. Ko izberemo Tip dokumenta izpolnimo še ostala obvezna polja, ki so odvisna od Načina izstavitve:  

• Tiskanje: v kolikor boste opomine za predmetno stranko tiskali, ni potrebno izpolnjevati zavihka Izstavitev dokumenta in izbrati način izstavitve - tiskanje. Nastavitev tiskanja je privzeta; 
• PDF po e-pošti: izberemo, ko želimo poslati opomin v pdf obliki po e-pošti (točka 1. na strani 9). V polje e-naslov vpišemo elektronski naslov prejemnika opomina; 
• E-račun po e-pošti: izberemo, ko želimo stranki poslati e-opomin po e-pošti (točka 2. na strani 12). V polje e-naslov vpišemo elektronski naslov prejemnika opomina; 
• E-račun v spletno banko: izberemo, ko želimo poslati e-opomin v spletno banko (točka 3. na strani 13). V polje e-naslov vpišemo elektronski naslov; 
• Po elektronski poti (ePoštar): izberemo, ko želimo poslati e-opomin preko UJP-a ali ZZI-ja (točka 4. na strani 13). Vpišemo elektronski naslov in ponudnika elektronske poti.

d) E-pošiljanje opominov

Ko imamo urejene nastavitve e-poštarja, izbran način izstavitve v Šifrantu strank in po pripravi ter izstavitvi opominov v obdelavi Opominjanje lahko pošljemo opomine preko gumba . Ob kliku na gumb se nam odpre okno za tisk oz. pošiljanje opominov. V zgornjem delu okna se lahko omejimo s Stranko od…do, na Datum opomina od…do, z izbiro Paketa od…do, Stopnje ali Številke opomina. V kolikor bomo opomine za določene stranke pošiljali po pošti, torej jih bomo natisnili, za druge stranke pa pripravili e-opomin ali pa pošiljali opomine v pdf obliki po e-pošti, je najprej aktivno tiskanje. Ko opomine natisnemo, pa se nam aktivirajo še ostali načini pošiljanja opominov.



Na gumbusi lahko ogledamo pripravljene opomine oz. e-opomine.

E-pošiljanje:

PDF po e-pošti:



Potrdimo. Odpre se nam novo okno:



Če želimo tudi natisniti e-opomin, obkljukamo polje Natisni kopijo e-Opomina. Kliknemo na potrdi in opomin je poslan v pdf obliki na elektronski naslov dolžnika.

• E-opomin v e-banko: program nam obkljuka E-opomin v e-banko. Iz spustnega seznama je potrebno izbrati še podpisnika. Ko potrdimo, v novem oknu v Nastavitvah za banko izpolnimo še naslednja polja:
• Mapa: vpišemo pot do veljavne mape, kamor želimo shraniti eOpomin, 
• Oblika: izberemo, ali se bo opomin shranil v datoteko *.zip ali ne.
• E-opomin v ePoštarja: iz spustnega seznama izberemo podpisnika. Potrdimo. Odpre se novo okno, kjer ponovno potrdimo.

Natisnjeni opomini in/ali poslani opomini po e-pošti se v preglednici obarvajo v rdečo barvo. Stanje dokumenta se spremeni iz Izstavljen na Poslan.