Prenovljen sistem rezervacij artiklov omogoča večjo fleksibilnost, preglednost in sledljivost pri upravljanju razpoložljivih virov. V primerjavi s prejšnjo rešitvijo, ki je dovoljevala le rezervacijo obstoječe zaloge in je bila neposredno vezana na naročila kupcev, novi sistem omogoča rezervacijo artiklov iz različnih virov. Poleg zaloge lahko uporabnik zdaj artikle rezervira tudi iz prihajajočih virov, kot so naročila dobaviteljev, neknjiženi prevzemi, predprejemi ali proizvodni delovni nalogi. Ena ključnih izboljšav je možnost vezave rezervacije na točno določen dokument prihoda na zalogo oziroma na posamezno serijo artikla, kjer je to relevantno. Takšna vezava zagotavlja, da rezerviranih artiklov ni mogoče uporabiti za druge naročnike ali postopke, ki niso povezani z izbranim dokumentom, kar velja enotno za vse module ERP sistema – veleprodajo, maloprodajo, proizvodnjo in API vmesnike. Sistem tako uporabnikom omogoča večjo zanesljivost pri načrtovanju, zagotavlja natančnejši nadzor nad omejenimi viri in zmanjšuje potrebo po ročnih evidencah.

Prenovljen pristop je še posebej primeren za podjetja, ki delujejo v veleprodaji ali proizvodnji ter imajo širok prodajni in proizvodni program, kjer je natančno upravljanje z razpoložljivimi izdelki ali trgovskim blagom ključnega pomena. Namenjen je uporabnikom, ki želijo avtomatizirati postopke rezervacije, izboljšati sledljivost gibanja artiklov in doseči boljši pregled nad dejanskim stanjem zalog in pričakovanimi dobavami.

Aktivacija novega sistema rezervacij

Za aktivacijo je potrebna aktivacijska koda.

Nov sistem rezervacij se aktivira v nastavitvah modula »Materialno skladiščno poslovanje« v zavihku »Dodatne nastavitve«.

Ob vklopu se vse nezaključene rezervacije iz starega sistema rezervacij v modulu »Naročila dobaviteljev in kupcev (v nadaljevanju NDK)« prepišejo v nov sistem. Hkrati se izklopi nastavitev rezervacij v NDK in nastavitve starih rezervacij v NDK niso več aktivne.

Če želimo izključiti rezervacije, dobimo opozorilo, da bomo pobrisali vse zapise podatkov rezervacij.

Izločitev iz sistema rezervacij

Artikli, pri katerih se ne vodi zaloga, so avtomatsko izločeni iz sistema rezervacij. Taki tipi artiklov so O-Provizija, R-Vir, S-Storitev in A-Avans.

Posamezne artikle je možno izločiti ročno na samem artiklu pod zavihkom »Pl.teh.podatki« z nastavitvijo »Izločeno iz rezervacij«. Ob vklopu te nastavitve na že obstoječem artiklu se samodejno aktivira kontrola o tem, ali obstajajo aktivne rezervacije.« Če rezervacije obstajajo za tak artikel, se izklopa ne   more narediti.

Vsi artikli, ki se na novo dodajajo v šifrant artiklov so izločeni iz sistema rezervacij in jih je treba vanj vključiti.

Predlagamo, da so na sistemu rezervacij le ključni (najpomembnejši) artikli, nikakor ne celoten prodajni program!.

Viri rezervacij

V novem sistemu rezervacij so viri razširjeni in vključujejo:

• zalogo,
• potrjena naročila dobaviteljem,
• nepoknjižene prevzeme od dobaviteljev,
• nepoknjižene predprejeme,
• delovne naloge VRP.

Ko se dokument, ki je vir rezervacij, »knjiži«, se vir prenaša na knjižen dokument (npr. naročilo dobavitelja – prevzem od dobavitelja – predprejem – zaloga; delovni nalog – zaloga). Ob tem se lahko, če gre za delno količino, en vir razdeli na dva vira.

Razpoložljiva zaloga

Z aktivacijo sistema rezervacij se pojavi nov pojem »Razpoložljiva zaloga«. Ta predstavlja trenutno knjiženo zalogo, ki je zmanjšana za rezervirane količine iz naročil kupcev in vse neodpremljene količine iz odpremnih nalogov, ki se ne nanašajo (ali presegajo) rezervirane količine iz naročil kupcev.

Razpoložljiva zaloga se prikazuje na več mestih, tam, kjer uporabniki to informacijo potrebujete.

Naročila kupcev

Rezervacije se izvajajo v »Naročilih kupcev«. Rezervacije delimo na »Hitre rezervacije« in »Kompleksne rezervacije«.

Hitre rezervacije so tiste rezervacije, pri katerih imamo zadostno trenutno zalogo. Hitro rezervacijo lahko naredimo na vrstici naročila kupca v stolpcu »Rezervirano« ali nad preglednico v naročilu kupca »Rezerviraj«.

Kompleksne rezervacije so tiste rezervacije, za katere moramo izbrati vir, ker trenutne zaloge ni dovolj. Do izbire virov dostopamo preko desnega klika na vrstici naročila kupca ali preko okenskega vnosa.

Prikaz vrstičnega vnosa:

Prikaz okenskega vnosa:

Odpre se nam preglednica z viri. V stolpcu »Rezervirano« določimo količino in vire, ki jih želimo dodeliti rezervaciji.

Skupna rezervirana količina mora biti enaka naročeni količini iz vrstice naročila kupca! Delnega »pokritja« rezervacij sistem ne dopušča.

Za razliko od prejšnjega sistema rezervacij v novem sistemu velja, da je rezervirana celotna naročena količina vrstice naročila. Rezervacija velja dokler vrstica naročila ni realizirana, stornirana ali naročilo ni (predčasno) zaprto.

Vire in količine lahko določimo tudi avtomatsko s klikom na gumb »Avtomatsko«. Na ta način nam program razdeli rezervirane količine po ključu, najprej »Prosta zaloga MSP« in potem kronološko glede na prosto zalogo.

Omejitve, kontrole in akcije na vrstici naročila kupca

• »Brisanje vrstice in brisanje izbranih vrstic« – briše tudi rezervacijo in uredi vrstni red vrstic v rezervacijah
• »Premeči« – uredi vrstni red vrstic v rezervacijah
• »Zaključi vrstico« –  zaključi rezervacijo
• »Sprememba naročene količine«
• Če je vir zaloga, se količino lahko zmanjša
• Če so drugi viri, je potrebno najprej odrezervirati
• »Sprememba skladišča« – ni možna
• »Sprememba serije« – ni možna

Omejitve, kontrole in akcije na glavi naročila kupca

• »Brisanje naročila« – briše tudi rezervacije in uredi vrstni red vrstic v rezervacijah
• »Storno naročila« – zaključi rezervacije
• »Zapri naročilo« – zaključi rezervacije
• »Kopiranje naročila« – rezervacije se ne kopirajo
• »Razveljavitev storna naročila« – nas opozori, da se bodo rezervacije zaključile
• »Sprememba skladišča« – ni možna
• »Prenos naročila v odpremo« – ni možen za vrstice, ki niso rezervirane in nimajo dovolj razpoložljive zaloge

Pregled rezervacij

Do vpogleda v rezervacije lahko dostopamo preko desnega klika na vrstici naročila:

ali pa na glavi dokumenta s pritiskom CTRL + F8, kjer se nam odpre preglednica z rezerviranimi artikli tega dokumenta. Preglednica je dvonivojska, na njej imamo skupni pregled rezerviranih artiklov in tudi vire rezervacije artikla.

Z dvoklikom na vrstico artikla ali klik na zavihek »Viri rezervacij« lahko vidimo, kateri dokumenti so vir rezervacije.

Formiranje delovnih nalogov iz naročila kupcev

V primeru, da razpisujemo delovne nalogo iz naročila kupcev, lahko istočasno tudi naredimo »Rezervacijo nerezerviranihe vrstic« na naročilu. V takem primeru kot vir rezervacij nastopi delovni nalog.

Odpremni nalogi

Na samih odpremnih nalogih se izvajajo določene kontrole nad razpoložljivo količino pri spodnjih primerih.

• »Prepis vrstic naročila v odpremo« – če vrstica ni rezervirana, se izvrši kontrola nad razpoložljivo količino
• »Ročni vnos«, »Popravljanje vrstice«, »Uvozi s čarovnikom«, »Ročni terminal«, »F5«, ali kopiranje vrstic – se izvrši kontrola nad razpoložljivo količino
• »Kopiranje odpremnega naloga« – možno kopiranje za vrstice, ki imajo dovoljšno razpoložljivo količino

Omejitve, kontrole in akcije na vrstici odpreme

• »Sprememba serije ročno« ali preko »Ročnega terminala« – ni možna
• »Sprememba skladišča« – ni možna
• »Sprememba šifre artikla« – ni možna

Omejitve, kontrole in akcije na glavi odpreme

• »Sprememba skladišča« – se izvrši kontrola razpoložljive količine

Pregled rezervacij

Pregled rezervacij v odpremah je enak kot v »Naročilih kupca« (glej prejšnje poglavje).

Naročila dobaviteljem

Kot vir rezervacij nastopajo samo potrjena naročila dobaviteljem! Na samih naročilih dobaviteljem se izvajajo določene kontrole nad razpoložljivo količino pri spodnjih primerih:

Omejitve, kontrole in akcije na vrstici naročila dobavitelja, ki je vir rezervacije

• »Sprememba artikla« – ni možna
• »Sprememba naročene količine«
• Povečanje naročene količine ni omejeno
• Zmanjšanje je pod kontrolo
• »Storno vrstice naročila« – ni možen
• »Brisanje vrstice« – ni možno
• »Sprememba serije« – ni možna

Omejitve, kontrole in akcije na glavi naročila dobavitelja, če je kakšna vrstica vir rezervacije

• »Storno naročila« – ni možen
• »Zapri naročilo« – ni možno
• »Sprememba skladišča« – ni možna

Pregled rezervacij

Do vpogleda v rezervacije lahko dostopamo preko desnega klika na vrstici naročila:

ali pa na glavi dokumenta s pritiskom CTRL + F8, kjer se nam odpre preglednica z rezerviranimi artikli tega dokumenta. Preglednica je dvonivojska, na njej imamo pregled skupne rezervacije in tudi posamičnih rezervacij (Naročila kupcev za katera je naročilo dobavitelja vir rezervacije).

Z dvoklikom na vrstico artikla ali klik na zavihek »Viri rezervacij« lahko vidimo, katero naročilo kupca je rezerviralo artikel.

Prevzem od dobaviteljev

Kot vir rezervacij nastopajo nepoknjiženi prevzemi od dobaviteljev. Na samih prevzemih se izvajajo določene kontrole:

Omejitve, kontrole in akcije na glavi naročila dobavitelja, če je kakšna vrstica vir rezervacije

• »Sprememba skladišča« – ni možna
• Uvoz vrstic mora spremeniti vire

Pregled rezervacij

Pregled rezervacij v prevzemih od dobavitelja je enak kot v »Naročilih dobavitelja« (glej prejšnje poglavje).

Materialno skladiščno poslovanje

Kot vir rezervacij nastopajo nepoknjiženi predprejemi. Na samih predprejemih se izvajajo določene kontrole:

Omejitve, kontrole in akcije na glavi in vrstici predprejema, če je kakšna vrstica vir rezervacije

• »Sprememba količine« – na vrstici predprejema
• Povečanje naročene količine ni omejeno
• Zmanjšanje je pod kontrolo razpoložljive količine
• »Sprememba skladišča« – na vrstici predprejema je pod kontrolo razpoložljive količine
• »Brisanje vrstice predprejema« – ni možno
• »Brisanje predprejema« – ni možno

Sistem kontrolira knjiženje pod razpoložljivo zalogo, kar pomeni, da se knjiženje predprejema ali knjiženje prometa (prejem, izdaja, prenos) ne moreta izvesti, če na zalogi ni zadostnih razpoložljivih količin. Knjiženje pod razpoložljivo zalogo je mogoče samo v primerih inventure in prehoda v novo leto!

Pregled rezervacij

Pregled rezervacij v predprejemih je enak kot v Naročilih dobavitelja.

Delovni nalogi v modulu »Večnivojski razpis proizvodnje«

Kot vir rezervacij nastopajo delovni nalogi. Na samih delovnih nalogih se izvajajo določene kontrole:

Omejitve, kontrole in akcije na delovnem nalogu, če je delovni nalog vir rezervacije

• »Sprememba razpisane količine na delovnem nalogu«
• Povečanje razpisane količine – ni omejeno
• Zmanjšanje je pod kontrolo razpoložljive količine – velja tudi za serije in projektne izdelke
• »Sprememba skladišča izdelka na delovnem nalogu ob knjiženju v MSP« – ni možna
• »Preprečitev knjiženja izdaje delovnega naloga v MSP« – v primeru, da je izdana količina večja od razpoložljive zaloge

Pregled rezervacij

Do vpogleda v rezervacije lahko dostopamo preko delovnega naloga z gumbom »Rezervacije«:

ali na delovnem nalogu s pritiskom CTRL + F8, kjer se nam odpre preglednica z rezerviranimi artikli tega dokumenta. Preglednica je dvonivojska, na njej imamo pregled skupne rezervacije in tudi posamičnih rezervacij (Naročila kupcev, za katere je delovni nalog vir rezervacije).

Pod zavihkom »Viri rezervacije« vidimo, katero naročilo kupca je rezerviralo izdelek.

Izpisi – Pregled rezervacij

Do izpisa »Pregled rezervacij« dostopamo preko modula NDK pod zavihkom »Izpisi«. Ta Preglednica je tronivojska, na njej imamo pregled skupnih rezervacij, posamezne rezervacije artiklov in vire rezervacije.

Izpis je potrebno aktivirati v »Varnostnem sistemu« s ključem.

Pod zavihkom »Rezervacije« se nahaja pregled skupnih rezervacij artikla. Pregledujemo lahko rezervacije po različnih statusih!

Z dvoklikom na vrstico artikla ali klik na zavihek »Rezervacija artikla« dobimo pregled posameznih rezervacij artikla (katera naročila kupcev-vrstice so rezervirane).

Z dvoklikom na vrstico artikla ali klik na zavihek »Vir rezervacije« dobimo pregled virov rezervacije.

V tem nivoju preglednice s pritiskom gumba »Spremeni vire« imamo tudi možnost spremembe vira rezervacije.

Gumb je potrebno aktivirati v »Varnostnem sistemu« s ključem.

Količine lahko vpišemo ročno na »Vir rezervacije« ali avtomatsko s klikom na gumb »Avtomatsko«. Na ta način nam program razdeli rezervirane količine po ključu, najprej »Prosta zaloga MSP« in potem kronološko glede na prosto zalogo.