V tem navodilu je opisan postopek evidentiranja obrokov v programu Obračun storitev. 

 V programu Obračun storitev imamo možnost dveh načinov evidentiranja obrokov:

• Z evidenco sprememb
• Brez evidence sprememb

Z evidenco sprememb (kljukica v nastavitvah v polju Evidenca sprememb) lahko dnevno spreminjamo menije glede na to, kaj bodo otroci jedli (npr. osnovni meni, vegetarijanski meni ipd.).

Brez evidence sprememb  imajo otroci vedno osnovni meni. Določeni otroci lahko sicer imajo različne menije (npr. dietni meni), vendar ta velja za določeno obdobje (npr. celo šolsko leto) in ga ni mogoče dnevno spreminjati.

Nastavitve za evidentiranje obrokov se vedno urejajo v sodelovanju s Saop podporo.

• Osnovni meni: vpišemo, kateri meni je osnovni. Ta meni se prikaže, ko prijavljamo otroke na obroke.
• Suhi meni: vpišemo oznako za suhi meni, ki pomeni, da je otrok naročen npr. na sendvič namesto kosila.
• Opozarjanje od (npr. malice): kuhar bo ob malici opozorjen, da ima otrok namesto kosila suhi meni, zato mu lahko izroči sendvič že pri malici.
• Upoštevaj neprijavljene koriščene storitve: omogoča izdajo obroka tudi osebam, ki niso prijavljene. Če ni označeno, izdaja obroka ni dovoljena.
• Prepoved dvojnega koriščenja obrokov: preprečuje zabeležbo ali zaračunavanje dveh enakih obrokov (npr. dveh kosil) na isti dan.
• Prikaz alergij na kuhinjskem pultu: če je možnost označena, se na kuhinjskem pultu prikažejo otrokove alergije, ki so vpisane v: Šifranti → Otroci → Osebni podatki → Alergije.
• Onemogočanje samostojne odjave obrokov: uporabno v dijaških domovih, kjer je mogoče onemogočiti odjavo določenih obrokov (npr. zajtrk, kosilo, večerja), medtem ko se dijak lahko odjavlja od šolske malice.
• Zaklepanje po obrokih: omogoča, da se za posamezne obroke nastavi različne roke za blokado sprememb (po dnevih ali urah).
• Zaklepanje podatkov: določa, koliko dni vnaprej in do katere ure se lahko otroci odjavijo od prehrane oz. zamenjajo meni prek terminala ali spletne evidence.
• Dodatek ur za neposredni vnos: določa, koliko ur po zaklepu lahko zaposleni še vedno spreminjajo odjave in prijave.
• Številka kartice: vnesemo pozicijo, iz katere začne čitalec brati številko kartice, ter dolžino, koliko znakov prebere. Običajno se nastavi 0 in 20.
• Obroke subvencionira: vpišemo šifro za MVI.
• Poimenovanje za obroke odjavljene 1. dan: vpišemo, kako se na računu poimenuje subvencionirana ali nepravočasna odjava obroka.

Evidentiranje obrokov se nahaja na svojem zavihku. V nadaljevanju je pojasnjeno, zakaj se uporabljajo različne obdelave.

Meniji

Meniji se uporabljajo pri evidenci brez sprememb. V tem zavihku lahko določimo, da nekateri otroci ne jedo osnovnega menija. To je uporabno v primeru uporabe kuhinjskega pulta, saj kuhar tako ve, kateri meni mora postreči. Poleg tega se na analizah vidi, koliko osnovnih menijev je treba pripraviti, koliko dietnih itd.

V zadnjem času lahko namesto »Menijev« uporabljamo »Diete«, ki so zapisane na šifrantu otrok.

Primer: Šolar Ena ima dieto brez laktoze za vse obroke, ker pri šifri obroka ni izbran obrok, in sicer od 1. 9. 2020 dalje.

Koledar

V koledarju določimo, kateri dnevi so delovni.

• Rdeče obarvani: nedelovni dnevi
• Vijolično obarvani: prazniki
• Črno obarvani: delovni dnevi

Koledar za posamezen mesec je treba urediti pred pripravo obrokov za ta mesec.

Primer: Mesec oktober 2025 ima praznik 31. 10., šolske počitnice pa so od 27. 10. do 30. 10.
Če je koledar pravilno nastavljen, bodo vsi otroci za nedelovne dni samodejno odjavljeni od obrokov.

 

Subvencije obrokov

V zavihku »Subvencije« so vpisane vse subvencije tekočega šolskega leta.
Priporočamo uvoz subvencij iz CEUVIZ-a. Za pravilno delovanje morajo imeti vsi otroci vpisan EMŠO.

Če je treba posameznemu otroku narediti poračun subvencije, vpišemo:

• leto poračuna,
• leto, za katerega delamo obračun,
• mesec poračuna (mesec, za katerega bo izdelan naslednji obračun).

Pri izbiri subvencije navedemo, kakšno subvencijo je otrok do sedaj imel. Če otrok do sedaj ni imel subvencije, to polje pustimo prazno.

Prijava na šolsko prehrano

Letno prijavo na prehrano priporočamo urejati elektronsko prek aplikacije mojaMALICA.
Ta zavihek opisuje postopek, če uporabljamo tiskane prijavnice.

Prijava na šolsko prehrano omogoča izpis prijavnic za celo šolsko leto.

Če izpolnimo polje Skupina na prijavi, bodo učenci, ki so v tekočem šolskem letu npr. v 2. A razredu, na izpisu prijavnice prikazani kot učenci 3. A razreda.
To uporabimo, kadar prijavnice izpisujemo ob koncu šolskega leta za naslednje leto.

Nastavitve za subvencije obrokov

V nastavitvah vpišemo vse možne subvencije, ki jih uporabljamo.

Primeri:

• V osnovni šoli: subvencija malice 100 %, kosila 50 % in 100 %.
• V srednji šoli: subvencija malice 40 %, 70 % in 100 %.

Prijave/Odjave

Na zavihku »Prijave/Odjave« vnesemo letni vzorec – kdo je naročen na določen obrok – ter nato mesečno prenašamo prijave iz letnega vzorca na obroke za določen mesec.

Letni vzorec je pri evidenci brez sprememb vpisan pod leto 1 in mesec januar. Pri evidenci s spremembami pa vpišemo letni vzorec pod leto 2099 in mesec januar.

Letni vzorec za evidenco brez sprememb pripravimo tako, kot je prikazano na spodnji sliki.

Ko potrdimo, izberemo možnost Priprava.

Nato izberemo, za katere enote bomo prijavili otroke na obrok malica.

Sledi izbira skupine.

Na koncu izberemo še otroke, ki so prijavljeni na malico.

Vsi, ki imajo izbrano kljukico, bodo vpisani v letni vzorec in se bodo iz njega prenašali v mesečne prijave za izbrani mesec.

Prijavo na obroke za naslednji mesec izvedemo tako, da:

1. izberemo mesec, za katerega bomo opravili prijavo,
2. izberemo eno ali več storitev,
3. in kliknemo na Priprava z vzorcem.

Pred tem je treba urediti koledar za izbrani mesec.

Pozor: Pripravo z vzorcem je treba izvesti preden je bil koriščen kateri koli obrok za naslednji mesec oziroma preden je kdo že prijavljen na obroke za ta mesec. V nasprotnem primeru prenosa iz vzorca ni mogoče opraviti.

Urejanje vzorca

V času šolskega leta lahko vzorec po potrebi spreminjamo – če se nekdo naknadno prijavi ali odjavi. Poleg tega lahko določenega otroka odjavimo od obroka za določen dan v tednu. Vzorec lahko urejamo za posameznega otroka, skupino, več skupin, enoto itd.

Ko potrdimo urejanje, se nam prikaže preglednica.
Na preglednici z desnim klikom miške kliknemo na določen dan in izberemo možnost Pravočasna odjava. Označimo lahko tudi več celic hkrati, tako da držimo tipko Ctrl in z levim miškinim gumbom klikamo na vse celice, ki jih želimo izbrati.

Na prvi sliki je prikazan primer vzorca z evidenco brez sprememb.

Na drugi sliki je prikazan primer vzorca z evidenco s spremembami.

Neposredni vnos

V neposrednem vnosu odjavljamo in prijavljamo otroke na obroke za izbrani mesec.

Prikaz brez evidence sprememb nam omogoča odjavljanje in prijavljanje obrokov tako, da se postavimo na želeno celico ter z desnim klikom miške odpremo meni z vsemi možnimi možnostmi. Na voljo imamo:

• prijavo otroka na obrok,
• odjavo,
• subvencionirano odjavo,
• izločitev (npr. otrok ni prevzel obroka) itd.

Označimo lahko tudi več celic hkrati – bodisi z izbiro celotnega stolpca ali vrstice, bodisi tako, da držimo tipko Ctrl in z levim miškinim gumbom klikamo na posamezne celice, ki jih želimo izbrati.

Ko smo označili želene celice, kliknemo z desnim gumbom na zadnjo izbrano celico in izberemo želeno možnost (npr. odjavi, prijavi ipd.).

Evidenca s spremembami se obnaša enako kot evidenca brez sprememb, z dodatno možnostjo menjave menijev.

Zeleno obarvane celice pomenijo, da so obroki prevzeti. Barve v tabeli lahko po želji tudi prilagodimo.

Koriščenje (prevzem) obrokov

Koriščenje (prevzem) obrokov se uporablja za masovni prevzem obrokov, kadar ti niso prevzeti na kuhinjskem pultu. Običajno se uporablja za zajtrke, malice ali – če ne uporabljamo evidentiranja na kuhinjskem pultu – tudi za kosila.

Prevzem lahko izvedemo za določen dan, pri čemer lahko izločimo tiste, ki obroka niso prevzeli. Najpogosteje pa se prevzem opravi na koncu meseca za cel mesec. Tiste, ki obrokov niso prevzeli, je treba pred tem označiti v neposrednem vnosu z oznako NiK (izloči iz koriščenja obrokov).

Če na to pozabimo, lahko v neposrednem vnosu tudi naknadno izbrišemo koriščene (prevzete) obroke.

Kuhinjski pult

Kuhinjski pult se uporablja za deljenje obrokov v jedilnici.

Za vsakega otroka prikaže:

• na kateri meni je prijavljen,
• opombe ob meniju,
• ter opombe, zapisane pri otroku.

Ko otrok prevzame obrok, se to samodejno zabeleži v neposredni vnos – celica spremeni barvo, kar pomeni, da je obrok bil koriščen.

Kuhinjski pult lahko uporablja tudi računovodstvo, če želi določenemu otroku naknadno vpisati, da je prevzel obrok.

Analiza prijavljenih in koriščenih (prevzetih) obrokov

V analizi lahko preverimo:

• koliko obrokov je bilo naročenih,
• koliko jih je bilo koriščenih,
• koliko različnih menijev kosil je treba pripraviti,
• na koliko malic so otroci prijavljeni – po razredih, enotah ipd.

Subvencija šolske prehrane

V meniju Subvencije šolske prehrane dobimo izpis za poročanje ministrstvu, v katerem je razvidno, koliko subvencioniranih malic in kosil je bilo dodeljenih.