V tem navodilu je napisan postopek za evidentiranje obrokov v programu Obračun storitev.

Imamo možnost dveh načinov evidentiranja obrokov. Z evidenco sprememb in brez evidence sprememb.

Z evidenco sprememb (kljukica v nastavitvah v polju Evidenca sprememb) lahko dnevno menjujemo menije, kaj bodo otroci jedli (npr. osnovni meni, vegetarijanski meni,…)

Brez evidence sprememb pa imajo otroci vedno isti meni (lahko imajo določeni otroci različne menije, npr. dietni meni, vendar ta meni velja za določeno obdobje - npr. celo šolsko leto in ni možno dnevno spreminjati menijev).

V nastavitvah na zavihku »Evidentiranje obrokov« vpišemo kateri je osnovni meni. Ta meni se prikaže, ko prijavljamo otroke na obroke. »Suhi meni« pomeni, da delimo npr. sendvič namesto kosila. Če vpišemo »Opozarjanje od« npr. malice pomeni, da bo kuharja pri malici opozorilo, da ima otrok namesto kosila sendvič tako, da mu le tega lahko izročimo že pri malici.

»Upoštevaj neprijavljene koriščene storitve« pomeni, da lahko damo obrok osebi, ki ni bila prijavljena na obrok. Če ni kljukice obroka ne dovoli izdati.

»Prikaz Alergij na kuhinjskem pultu« v primeru, ko je kljukica obkljukana nam na kuhinjskem pultu prikaže, če ima otrok vpisano kako alergijo v ŠifrantiàOtrociàOsebni podatkiàAlergije.

»Onemogočanje samostojne odjave obrokov« se lahko uporabi v dijaških domovih, kjer lahko onemogočimo odjavo določenih obrokov, npr. zajtrka, kosila in večerje, ker spadajo pod oskrbnino, dijak pa se lahko odjavlja od šolske malice.

»Zaklepanje podatkov« vpišemo koliko dni prej in do katere ure se lahko otroci odjavljajo od prehrane oz. menjujejo menije na terminalu oz. v spletni evidenci obrokov.

»Dodatek ur za neposredni vnos« vpišemo koliko ur po zaklepu lahko zaposleni še vedno spreminjajo odjave in prijave.

»Številka kartice« vpišemo »Pozicijo« iz katere začne čitalec brati številko kartice ter »Dolžina« koliko številk prebere. Navadno nastavimo 0 in 20.

»Obroke subvencionira« vpišemo šifro za MIZŠ.

»Poimenovanje za obroki odjavljeni 1. dan« vpišemo kako se poimenuje na računu subvencionirana odjava ali nepravočasna odjava.

Evidentiranje obrokov se nahaja na svojem zavihku. V nadaljevanju je razloženo zakaj se uporabljajo različne obdelave.

Meniji

Meniji se uporabljajo pri evidenci brez sprememb. V tem zavihku lahko izberemo, da določeni otroci ne jejo osnovnega menija. To nam pride prav v primeru, ko uporabljamo kuhinjski pult, da kuhar ve kateri meni je potrebno postreči. Poleg tega se na analizi vidi koliko je potrebno skuhati osnovnih menijev, koliko dietnih,…

Npr. Šolar Enajst ima Dietni meni, za vse obroke (zato ker pri šifri obroka ni izbran obrok) od 1.9.2020 naprej.

Šolar dvanajst pa ima Dietni meni od 1.9.2021 naprej, samo za kosilo.

Koledar

V koledarju določimo kateri dnevi so delovni dnevi. Rdeče obarvani so nedelavni dnevi, vijola so prazniki, črni so delavni dnevi. Koledar za določen mesec je potrebno urediti preden se pripravlja obroke za ta mesec. Spodaj imamo primer za mesec april v letu 2021, ki ima praznik 5.4. in 27.4. Počitnice pa so od 26.4. do 30.4.

Če imamo tako pripravljen koledar bodo vsi otroci za nedelavne dni odjavljeni od obrokov.

Subvencije

V zavihku subvencije imamo vpisane vse subvencije tekočega šolskega leta. Predlagamo uvoz subvencij iz CEUVIZ-a. Da se subvencije pravilno uvozijo, morajo imeti vsi otroci vpisan EMŠO.

V primeru, da je potrebno narediti otroku poračun subvencije vpišemo leto poračuna, leto za katerega delamo obračun, mesec poračuna vpišemo mesec za katerega bomo delali naslednji obračun. Pri subvenciji izberemo kakšno subvencijo je do sedaj imel otrok. Če otrok do sedaj ni imel subvencije pustimo prazno.

Prijava na šolsko prehrano

Prijava na šolsko prehrano nam pripravi izpis prijavnic na prehrano za celo šolsko leto. V primeru, da izpolnimo polje »Skupina na prijavi« bodo učenci, ki so v tekočem šolskem letu v 2.A razredu prikazani na izpisu prijavnice v 3.A  razredu. To uporabimo v primeru, ko izpisujemo prijavnice na koncu šolskega leta za naslednje šolsko leto.

Nastavitve za subvencije obrokov

V nastavitvah vpišemo vse možne subvencije, ki jih imamo. Npr. v OŠ vpišemo subvencijo malice in kosila v celoti, v srednji šoli pa subvencijo malice 40%, 70% in 100%.

Prijave/Odjave

V prijave/odjave vnesemo letni vzorec, kdo je naročen na določen obrok ter mesečno prenašamo iz letnega vzorca prijave na obroke za določen mesec.

Letni vzorec je pri evidenci brez sprememb vpisan pod leto 1 in mesec januar. Pri evidenci s spremembami pa vpišemo letni vzorec v letu 2099 in mesec januar.

Letni vzorec za evidenco s spremembami naredimo tako kot je prikazano na spodnji sliki.

V primeru, da imamo že narejen vzorec iz preteklega šolskega leta predlagamo, da se star vzorec izbriše ter uredi vzorec za novo šolsko leto na novo.

Ko potrdimo izberemo Priprava…

Izberemo za katere enote bomo prijavili otroke na obrok kosilo.

Nato izberemo skupino.

Na koncu izberemo še otroke, ki so prijavljeni na kosilo.

Vsi, ki imajo kljukico bojo vpisani v letnem vzorcu ter se bodo iz vzorca prenašali v prijave za izbran mesec.

Prijavo na obroke za naslednji mesec naredimo tako, da izberemo za kateri mesec bomo delali prijavo, izberemo eno ali več storitev ter kliknemo na »Priprava z vzorcem«. Pred tem moramo urediti koledar za izbrani mesec. Prijavo z vzorcem je potrebno pripraviti preden je koriščen kak obrok za naslednji mesec oz. ne sme biti še nihče prijavljen na obroke za naslednji mesec, sicer prenosa iz vzorca ni mogoče narediti.

Urejanje vzorca

V urejanju vzorca lahko med letom spreminjamo vzorec, če se nekdo naknadno prijavi ali odjavi. Lahko pa določenega otroka odjavimo, da ne je obroka določen dan v tednu.

To storimo tako, da z desnim klikom kliknemo na določen dan ter izberemo pravočasna odjava. Označimo lahko tudi več celic na enkrat tako, da držimo tipko Ctrl in klikamo z levim miškinim gumbom na vse celice, ki jih želimo označiti.

Prva slika prikazuje primer vzorca z evidenco brez sprememb.

Druga slika prikazuje primer vzorca z evidenco s spremembami.

Neposreden vnos

V neposrednem vnosu odjavljamo in prijavljamo otroke na obroke za tekoči mesec.

Prikaz brez evidence sprememb nam omogoča odjavljanje in prijavljanje obrokov tako, da se postavimo na celico ter z desnim klikom odpremo vse možne opcije, ki jih imamo na voljo. Lahko prijavimo otroke na obroke, lahko jih odjavimo, damo subvencionirano odjavo, izločimo, da otrok ni prevzel obroka itd. Označimo lahko tudi več celic na enkrat tako, da izberemo označi celoten stolpec, celotno vrstico ali pa da držimo tipko Ctrl in klikamo z levim miškinim gumbom na vse celice, ki jih želimo označiti. Na zadnji celici, ki smo jo označili pa damo desni klik in izberemo željeno opcijo kaj želimo narediti (odjaviti, prijaviti,…)

Evidenca s spremembami se obnaša enako kot brez sprememb, s to razliko, da lahko tudi menjujemo menije. Zeleno obarvane celice pomeni, da so obroki prevzeti. Barve v tabeli lahko po želji tudi spreminjamo.

Koriščenje (prevzem) obrokov

Koriščenje (prevzem) obrokov se uporablja za masovni prevzem obrokov, ki se jih ne prevzema na kuhinjskem pultu. Navadno se to uporablja za zajtrke, malice ali v primeru, ko ne uporabljamo evidentiranja na kuhinjskem pultu, tudi za kosila.

Prevzem  se lahko naredi za določen dan. V tem primeru lahko izločimo kdo ni prevzel obroka. Navadno pa delamo prevzem na koncu meseca za cel mesec. Kdo ni prevzel obroka pa uredimo pred tem v neposrednem vnosu tako, da izberemo NiK (izloči iz koriščenja obrokov). V primeru, da pozabimo izločiti neprevzete obroke lahko v neposrednem vnosu tudi naknadno brišemo koriščen obrok.

Kuhinjski pult

Kuhinjski pult se uporablja za deljenje obrokov v jedilnici. Za vsakega otroka nam kuhinjski pult napiše na kak meni je otrok prijavljen, opombe menija ter opomba na otroku če je vpisana. Ko otrok prevzame obrok se to zapiše v neposredni vnos (spremeni se barva celice, kar pomeni, da je obrok koriščen).

Kuhinjski pult se lahko uporablja tudi v računovodstvu, če želimo določenemu otroku naknadno vpisati, da je prevzel obrok.

Analiza prijavljenih in koriščenih (prevzetih) obrokov

Na analizi lahko vidimo koliko obrokov je naročenih, koliko koriščenih, lahko se preveri koliko različnih menijev kosil je potrebno pripraviti, na koliko malic so otroci naročeni po razredih,…

Subvencije šolske prehrane

V meniju subvencije šolske prehrane dobimo izpis za poročanje na ministrstvo koliko imamo subvencioniranih malic in kosil.