Prejete račune lahko uvozimo v izbrano knjigo s klikom na gumb za uvoz

V primeru ročnega vnosa prejetega računa na gumbu Vnesi zapis. Rožnato obarvane vrstice so obvezne za izpolnitev.

Maska prejetega računa je razdeljena na okna s podatki o Stranki, Osnovnih podatkih računa, Analitiki, Plačilih, Potrjevanju, Priponkah, Opombah in Zavrnitvi dobavitelju.

STRANKA 

Vsak vnos novega računa je povezan s Šifrantom strank. Obvezno vnosno polje, ki je obarvano roza barve, nam služi za iskanje po šifrantu. Na podlagi vnesene številke ali niza besede program išče po naslednjih podatkih:

• šifri stranke,
• nazivu stranke,
• naslovu,
• pošti,
• državi,
• davčni številki ,
• dodatni davčni številki.

Vpišemo iskani niz in pritisnemo na  ali enter na tipkovnici. Če program najde več zadetkov, se odpre vmesno okno, kjer izberemo ustrezno stranko. Ko je stranka izbrana, se iz stranke prepišejo podatki na račun.

S klikom na  dostopamo do nastavitev stranke, prav tako pa lahko s klikom na  v bazi preverimo, ali je davčna številka veljavna.

Če želimo v šifrant strank vnesti novo stranko, jo ustvarimo s klikom na .

OSNOVNI PODATKI O RAČUNU

Na oknu osnovnih podatkov računa izpolnimo potrebna polja. Pri uvozu eSlog in eRačunov, se podatki izpolnijo samodejno.

• Številka eRačuna – številka, ki se uvozi iz UJPneta (Uprava za javna plačila) in je potrebna pri plačilu računa na UJP-ju.
• Originalna številka – številka, ki jo stranka poda na računu. Na podlagi nastavitve se številka lahko predlaga v Opis pri knjiženju računa.
• Poveži račun z dokumentom - na tem mestu lahko račun povežemo s prejemi in odvisnimi stroški iz modula MSP ter prevzemi storitev iz modula NDK.
• Datum prejema – datum, kadar prejmemo račun. Če želimo, da nam program izračuna Datum zapadlosti od tega datuma, izpolnimo tudi Št. dni za plačilo.
• Datum računa – datum, kdaj je stranka račun izdala. Če želimo, da nam program izračuna Datum zapadlosti od tega datuma, izpolnimo tudi Št. dni za plačilo.
• Datum opravljanja – vnesemo datum opravljene storitve. Na podlagi tega datuma se predlaga tudi obdobje za knjiženje v glavni knjigi. Če želimo, da nam program izračuna Datum zapadlosti od tega datuma, izpolnimo tudi Št. dni za plačilo.
• Datum zapadlosti – datum lahko prepišemo iz računa, lahko ga izračunamo na podlagi že omenjenih datumov ali pa izpolnimo nastavitev na Stranki / Trgovinski podatki / Neto dnevi dobavitelja. Na podlagi vnesenih dni bo program samodejno predlagal Datum zapadlosti. V nastavitvah modula se določi, od katerega datuma naj program izračuna Datum zapadlosti.
• Referenca - za SLO dobavitelje se predlaga referenca tipa SI, za EU dobavitelje RF, dobavitelje iz tretje države NRC. Model je definiran 00. Originalna številka se prepiše v sklic. Če je v originalni številki nedovoljen znak, se ob potrditvi v sklic prepišejo samo številke in pomišljaji.
• Koda namena – po privzeti nastavitvi se predlaga SUPP.
• Znesek – navedena vrednost na računu.
• Denarna enota – predlaga se na podlagi nastavitev na stranki. V primeru, da gre za tujo denarno enoto, se odprejo tudi polja za Znesek v domači DE, Datum tečaja in Tečaj.
• Znesek v domači DE – preračunana vrednost glede na vnesen tečaj.
• Datum tečaja – predlaga se datum tečaja glede na datum opravljene storitve. Program samodejno ponudi zadnji tečaj, ki ga ima v tečajnici. Če ga ni v tečajnici, nas program na to opozori.
• Tečaj – vrednost tečaja.
• Skonto za predčasno plačilo – vnesemo procent skonta, ki nam ga stranka nudi pri predčasnem plačilu. Če nam stranka nudi stalni skonto, ga lahko nastavimo na Stranke / Trgovski podatki / Procent skonta. Nastavitev se bo predlagala na računu.
• Neto rok plačila – datum, do katerega velja popust. Program bo pri pripravi plačilnega naloga do tega datuma odštel vrednost skonta.

Na podrobnostih plačila lahko vnašamo plačila na obroke. 

Po vnosu števila obrokov bo program, po potrditvi, vrednost enakomerno razdelil in datume zapadlosti predlagal z mesečnim zamikom od vnesenega datuma zapadlosti na osnovnih podatkih računa. V primeru, da je model sklica 00, program v sklicu doda številke obrokov (01, 02, 03…). V primeru, da je model sklica različen od 00, se enak sklic vpiše na vse plačilne naloge.

V tabeli lahko spreminjamo vse vrednosti, ki so podane po stolpcih. Program bo po vsaki spremembi vrednosti Zneska v DE računa ali % Obroka prevrednotil obroke na skupno vrednost računa. Ko obroke uredimo, jih preko gumba  zapišemo tudi v modul Plačilni promet. Obroke lahko zapisujemo direktno v plačilni promet brez odpiranja okna ali pa z odpiranjem oken vsakega naloga posebej.

ANALITIKE

Če vodimo stroškovne konte, ki zahtevajo obvezen vnos določene analitike, lahko le-to določimo na oknu za analitike. Vnesena analitika se bo predlagala pri knjiženju stroškovnih kontov.

PLAČILA

Okno za Plačila nam prikazuje informacijo, kdaj in v kolikšnem znesku je bil plačilni nalog pripravljen za plačilo. V primeru, da je bilo plačilo izvedeno drugače, se podatki lahko izpolnijo ročno. Pod opombo lahko vnesemo morebitne posebnosti.

PRIPONKE

Priponke so povezane z dokumentnim sistemov. Pri uvozu računov se pod Priponka predlaga .pdf slika računa, pod Priponka (o.) se pripne .xml datoteka in če imamo ustrezne nastavitve se ustvari tudi fascikel z določenim imenom. V fascikel lahko pripnemo tudi ostale datoteke, ki jih imamo ali v eRegistratorju ali nekje na trdem disku računalnika. Če uporabljamo optični čitalec, lahko skenirano sliko neposredno prilepimo ali med priponke ali v fascikel.

OPOMBE

Na račun lahko vnesemo opombe, prav tako pa lahko na gumbu  vidimo še tiste, ki pridejo iz potrjevanja ali plačevanja.

ZAVRNITEV DOBAVITELJU

Račun lahko ročno zavrnemo, če ne uporabljamo potrjevanja oz. preden pošljemo račun v potrjevanje.

Zavrnjen račun lahko odklenemo tako, da ga v tabeli označimo in z desnim klikom miške izberemo Odklepanje zavrnjenega računa.

Okno, ki ga ne potrebujemo, lahko skrijemo pod puščicami in tako bo program pri vnosu podatkov preskočil skrita polja.