Veliko občin sofinancira plačilo oskrbnine staršem za daljšo odsotnost otrok iz vrtca, predvsem v času dopustov ali bolezni. Pogoje sofinanciranja objavijo v Sklepu v Uradnem listu Republike Slovenije. Takšne oblike finančne pomoči krije tista občina, v kateri ima otrok stalno bivališče in ni odvisen od občine ustanoviteljice vrtca.

V iCentru se v modulu Obračun storitev nastavitve za takšne rezervacije nastavijo v Šifrantu za vrtce in sicer pod Osnove za rezervacijo. Meni je aktiven samo v primeru kode V, torej programa za vrtec. S pomočjo šifranta Osnove za rezervacijo določimo različne osnove glede na dneve rezervacije.



Po kliku na Osnove za rezervacijo se odpre spodnja preglednica, v kateri lahko tako preverjamo, spreminjamo, kot pa dodajamo različne osnove rezervacij za posamezne občine.



V preglednici so razvidni vsi podatki za vsak tip in osnovo rezervacije, občino, faktor, število dni itd.

Ob kliku na gumb Vnesi zapis se odpre okno Osnove za rezervacijo, kjer določimo:

• Rezervacijo – izberemo tip rezervacije med poletno, zdravstveno odsotnost ali ostale.
• Šifra občine – vnesemo šifro občine katera določa rezervacijo in na katero se osnova nanaša (osnove se med občinami lahko razlikujejo)
• Do dni – vsaka osnova je odvisna od števila dni rezervacije, na tem mestu pa določimo število dni, za katere osnova velja. Če želimo za cel mesec uporabljati enako osnovo, potem vnesemo v to polje maksimalno število delovnih dni v mesecu, to je 23 dni.
• Osnova – v spustnem seznamu izberemo eno izmed možnosti: 
  - Prehrana na dan: v času rezervacije obračunamo staršu le prehrano na dan pomnoženo s faktorjem popusta
  - Prispevek staršev: obračunamo prispevek starša glede na plačilni razred brez odbite prehrane za odsotne dni in pomnožen s faktorjem popusta
  - Konstanta: staršem obračunamo fiksen znesek na dan v času rezervacije katerega vpišemo v polje in je pomnožen s faktorjem popusta
  - Znesek režija: v času rezervacije obračunamo staršu samo režijo pomnoženo s faktorjem popusta
  - Prispevek staršev/faktor: obračunamo prispevek starša glede na plačilni razred zmanjšan za prehrano za odsotne dni in pomnožen s faktorjem popusta. To je najpogosteje uporabljena osnova.
  
• Stopenjski izračun – če je polje obkljukano, potem se bodo rezervacije izračunavale po stopnjah (najprej vse predhodne osnove in potem razlike dni po osnovi, ki jo vnašamo). Več o stopenjskih rezervacijah si lahko preberete na: Stopenjski izračun rezervacij
• Neprekinjena odsotnost iz preteklega meseca – če je polje obkljukano, potem se bodo pri izbiranju osnove za rezervacijo upoštevali tudi dnevi rezervacije preteklega meseca. Možnost vnosa pretekle rezervacije je samo pri dodatni kodi za poračune in obračun medmesečnih sprememb preko Pregled odsotnosti otrok oz. Otroci -> zavihek Vrtci -> Odsotnost otroka.
• Znesek – če smo kot osnovo izbrali Konstanta, določimo na tem mestu še znesek, ki ga staršu obračunamo na dan. 
• Faktor – vnesemo faktor, s katerim se pomnoži izbrana osnova. Faktor pomeni delež plačila starša (npr. faktor 0,25 pomeni, da starš plača 25% od svojega plačilnega razreda v obdobju rezervacije). 
  Če faktor popusta ne želimo upoštevati v polje faktor vpišemo 1. 
• Mesec od, Dan od, Mesec do, Dan do – Privzete vrednosti ob instalaciji so od 01. januarja do 31. decembra. Tak vnos bi pomenil, da se omenjena rezervacija obračunava celo leto. Za poletno rezervacijo je pa smiselno, da se jo omeji na poletne mesece, npr. od 01. julija do 31. avgusta. Ta podatek določa Sklep občine in ga je potrebno vpisati v skladu s sklepom.

Najpogosteje se uporablja kot osnova prispevek staršev zmanjšan za prehrano in korigiran z vnaprej določenim faktorjem. V tem primeru izberete v polju Osnova = Prispevek staršev/faktor, v polje Faktor vpišemo, kar je občina določila (delež, ki ga bo plačal starš).

Rezervacije za otroke SPS

Rezervacije za otroke, ki so sofinincirani iz MVI se ne vnašajo, ampak se vpiše navadna odsotnost.