Nastavitve v programu za Obračunu plač zaposlenim ter v programu Kadrovska evidenca

V nastavitvah programa Obračun plač zaposlenim je potrebno imeti označeno Omogočaj spremembe zaposlenih, če želimo, da se spremembe odražajo tudi v obračunu plač.

V nastavitvah programa Kadrovska evidenca je potrebno imeti na prvem zavihku Splošno na razdelku Dodatne funkcije označeno možnost Vodenja zgodovine podatkov. 

Šifrant zaposlenih – začetni zapis zgodovine

Zgodovino lahko vodimo v Šifrantu zaposlenih ali v programu Kadrovska evidenca ali v Obračunu plač.

Svetujemo, da se ob začetku uporabe zgodovine najprej pripravi Začetni zapis zgodovine (ni obvezno, je pa priporočljivo). V primeru, da tega zapisa ne pripravimo, ne bomo vedeli, kaj je bila osnovna (začetna) vrednost nekega podatka. 

To storimo tako, da na šifrantu zaposlenih izberemo Pripomočki…Priprava začetnega zapisa zgodovine

Odpre se izbira datuma, na katerega želimo pripraviti začetni zapis zgodovine. Priporočamo, da je to kar tekoči datum, saj se bodo na ta datum pripravili začetni zapisi – trenutni podatki v šifrantu zaposlenih.

Potrdimo.

V primeru, da začetnega zapisa zgodovine ne pripravimo, bo program ob prvem vnosu podatkov zaposlenih za zgodovino javil naslednje opozorilo:

Vnos podatkov – sprememb zaposlenih

S klikom na ikono Vnesi zapis iz zaposlenemu vnašamo spremembe, ki se bodo zgodile v prihodnosti.

Vnos nove spremembe izvedemo tako, da kliknemo na ikono za Vnesi zapis. Če ste izvedli začetni prepis podatkov v zgodovino, imate pri vsakem zaposlenem na tem oknu vsaj en zapis – to je začetni zapis s podatki, ki so bili v trenutku izvedbe prepisa v zgodovino vpisani v šifrantu zaposlenega. Ob kliku na ikono za Vnesi zapis se odpre zapis zaposlenega s trenutnimi podatki. V zgornjem delu ekrana je z rdečo označeno, da smo v tem trenutku na vnosu sprememb zaposlenega, ki se bodo odražale potem v zgodovini in da nismo v navadnih popravkih zaposlenega, ki bi jih izvedli preko ikone za Popravi zapis in bi neposredno vplivali na podatke.

Datum veljavnosti spremembe: na ta datum je potrebno paziti, saj se bodo v obračunu plač za določen mesec ponudile v potrditev spremembe, zapisane z datumom veljavnosti spremembe za tisti določen mesec (npr. pri plači za maj se bodo pojavile za potrditev spremembe, ki bodo pri tem datumu imele enega izmed datumov v mesecu maju).

Status spremembe: ob prvem vnosu se vedno ponudi status Sprememba je aktivna.

V podatkih zaposlenega spremenimo podatke in kliknemo na Potrdi (v našem primeru smo spremenili delovni čas zaposlenega in odstotek zaposlitve). Ob kliku na Potrdi se izvede nov zapis v tabeli Zaposleni – Spremembe. Datum veljavnosti spremembe lahko tudi popravimo.

Sprememba se potem uveljavi z obračunom plače oziroma ob vstopu v Posredni ali Neposredni vnos plače za mesec, za katerega je zapisana sprememba. Sprememba se lahko briše, če še nima statusa Sprememba je bila prenesena.

Možni so naslednji statusi:

Sprememba je aktivna: ob vnosu spremembe se vedno ponudi status Sprememba je aktivna. Status sicer lahko ročno spremenimo, ni pa to običajen postopek, saj se status spreminja preko samega obračuna plač.

Prenesi v obračun: status določimo pred vstopom v Posredni ali Neposredni vnos obračuna plač, če želimo spremembo uveljaviti za ta obračun.

Sprememba je preklicana: status izberemo, če želimo spremembo preklicati.

Sprememba je bila prenesena: ko v obračunu plač izberemo Prenesi v obračun, dobi sprememba avtomatično status Sprememba je bila prenesena.

Sprememba je preložena: status izberemo, če želimo spremembi spremeniti datum na kasnejši.

Kdaj uveljavimo spremembe zaposlenih?

Ob vstopu v Posredni ali Neposredni vnos obračuna plač se pokažejo spremembe zaposlenih, ki pripadajo mesecu obračuna. Spremembo smo vnesli za mesec maj, zato se je za potrditev ponudila pri obračunu plače za mesec maj. 

Ob kliku v polje Status spremembe, se s klikom na spustni meni pokaže nabor sprememb. Izberemo status, ki ga želimo in kliknemo na Posodobi.

V primeru, da imamo v preglednici zapise za več zaposlenih, je potrebno za vsakega zaposlenega posebej določiti status spremembe. Za uveljavitev spremembe v obračunu izberemo status Prenesi v obračun, sicer eno od ostalih možnosti.

V primeru, da želimo vse spremembe, ki se ponudijo v preglednici, prenesti v obračun, lahko to storimo tako, da kliknemo na Izberi vse. S tem bo program vsem spremembam dodelil status Prenesi v obračun. Ob kliku na Posodobi se bodo spremembe ažurirale v šifrantu zaposlenih. 

V šifrantu zaposlenih bo po uveljavitvi spremembe ta vidna ob vstopu v podatke zaposlenega preko ikone Popravi zapis.

Pregled zgodovine zaposlenih

Do preteklih podatkov zaposlenega pridemo v šifrantu zaposlenih. Postavimo se na zaposlenega , kliknemo na Pripomočki in izberemo Zgodovina – pregled sprememb zaposlenega.

Odpre se preglednica, v kateri imamo v levem stolpcu naziv Podatka, ki se je spreminjal, v desnem stolpcu pa Datum in Vrednost, ki se je za ta podatek spreminjala.

V našem primeru smo zaposlenemu na dan 1. 5. 2025 spremenili Delovno mesto in Plačni razred. Če se postavimo na ta zapis na levi strani, na desni vidimo, kako se je datumsko in vrednostno spreminjala ta podatka. Tako se lahko postavimo na vsakega od podatkov na levi strani in bomo zanj na desni dobili prikaz sprememb tega podatka.

Spodnji prikaz prikazuje spremembo Osnove zaposlenega. Vsaka osnova zaposlenega ima v šifrantu svojo šifro. V primeru, da smo zaposlenemu spreminjali neko osnovo, se bo v desnem delu preglednice v oklepaju izpisala šifra osnove, za enačajem pa njena vrednost.

Na podoben način so vidne tudi razporeditve po delovnih mestih. 

Podatke o zgodovini je mogoče videti tudi preko gumba Zgodovina na podatkih zaposlenega.

Opombe in povezava na Dogodke zaposlenih

Ob vnosu sprememb zaposlenih je možno pod opombo vpisati kratek opis, na kaj se sprememba navezuje. 

Omenjena opomba se potem izpiše tudi pri obračunu plač, preden potrdimo spremembe in imamo hitro vpogled, kaj se bo na zaposlenem spremenilo s to spremembo.

Povezava na Dogodke zaposlenih:

Ob vnosu sprememb zaposlenih je možno spremembo povezati tudi z Dogodki zaposlenih.

Ko vnašamo spremembe zaposlenih, lahko poleg vnosa opombe na tem vnosnem oknu spremembo povežemo še na vnos dogodka zaposlenega. Povezava je vzpostavljena z dogodki skupine Delo in kariera.

Tu imamo možnost preko vnosa sprememb zaposlenemu dodati nov dogodek ali spremembo povezati z že obstoječim. Ob kliku na ... poleg polja Delo in kariera, se odpre preglednica dogodkov skupine Delo in kariera, ki so za tega zaposlenega že vneseni. V primeru, da smo dogodek, ki je povezan s to spremembo vnesli že prej, ga lahko iz preglednice izberemo. 

V primeru, da dogodka še nismo vnesli, ga lahko na preglednici preko ikone za vnesi zapis dodamo. Vnesemo podatke, potrdimo in zapis izberemo. V okencu se vpiše šifra dogodka, s katerim je sprememba za zaposlenega povezana.

V primeru, ko spremembo podatkov zaposlenega povežemo z dogodkom, imamo na preglednici sprememb viden Naziv dogodka.

Prikaz sprememb vseh zaposlenih

V primeru, da želimo videti vse spremembe vseh zaposlenih, kliknemo v šifrantu zaposlenih na ikono Vnesi zapis iz. V polju Zaposleni iz okenca brišemo šifro zaposlenega in kliknemo na lupo.

V preglednici vidimo zapise sprememb vseh zaposlenih. Pregledujemo jih preko ikone Popravi zapis.