Za delovanje tega sistema, je potrebno v šifrantu artiklov na artiklu izpolniti podatek dobavitelj.

Tak sistem je primeren za naročanje, pri katerem so vnaprej določeni pogoji in načini dobave. Tak primer so na primer sukcesivne dobave v okviru javnih naročil.

Odpre se okno kjer so vpisana naročila ...

Kliknemo na gumb Obdelave. Odpre se okno ...

Izberemo možnost Avtomatska priprava naročil dobaviteljem. Pojavi se pogovorno okno, ki ga izpolnimo s podatki, kot je prikazano na sliki.

Na levi strani izberemo artikli in naročila kupcev, katera se bojo upoštevala pri formiranju predloga naročil dobaviteljem. Na desni strani pa določimo kako se bo količina za naročilo izračunala ter določimo kateri dokumenti se bojo upoštevali in kateri ne.

Posamezna kljukica pomeni ali se bojo določeni dokumenti (Naročila kupcev, Prevzeme, Predprejeme, Odpremne naloge) upoštevali ali ne.

Eden od kriterijev je tudi Upoštevam nepoknjižene odpremne naloge – glede na izbrano možnost se upoštevajo artikli, ki so na odprtih odpremnih nalogih. Pri tem se upoštevajo samo odpremne naloge, ki ne izhajajo iz naročil kupcev.

• Pomembno je, da zajamemo vse knjige naročil ter obdobje od–do, v katerem so bila naročila izdelana.
• Omejimo se tudi na Datum naročila od-do.
• V polje Dobavitelj vpišemo šifro, pod katero je vpisana naša organizacija. 
• Izberemo v katero knjigo naročil se naj pripravijo naročila dobavitelju.

Če naročamo iz ene same knjige naročil, je enostavneje, da namesto datuma vpišemo številko naročilnice.

Po kliku na gumb Potrdi se pojavi okno s predlogom naročila ...

S klikom na gumb Izvajaj, se ustvarijo naročila dobavitelju ...

Kliknemo na gumb Vredu.

Sedaj imamo vpisana naročila v naročilih dobaviteljem.

Odpremo naročilo in ga dopolnimo s podatki o predvideni dobavi ter stiku, kateremu pošiljamo naročilo.

Pripravljena naročila lahko zdaj pošljemo dobaviteljem.