Prenovljeni modul PRAC omogoča prenos računa iz ene PRAC knjige v drugo PRAC knjigo. Z verzijo programa 2024.09.001 je funkcionalnost razširjena. Dodana je možnost prenosa računov tudi med leti. Če smo prejeti računa vnesli v napačno knjigo ali leto, ga lahko z nekaj kliki prenesemo v drugo knjigo ali leto.

Na računu kliknemo z desno miškino tipko in izberemo Prenos računa v drugo knjigo ali leto. Izbor NI aktiven (je sivo obarvan) za račune, ki imajo Status računa:

• Zavrnjen,
• Knjižen,
• Prestavljen.

 

Odpre se okno za Prenos računa v drugo knjigo, kjer:

• Izberemo Leto knjige v katero prenašamo račun. Možen je izbor +/- eno leto glede na trenutno leto računa.
• Iz šifranta knjig dokumentov izberemo ciljno PRAC Knjigo dokumentov v katero želimo prenesti račun. Izbor knjige je obvezen, tudi če se račun prenaša med leti znotraj iste knjige.
  
  

Ko izbiro potrdimo, program javi opozorilo, da je račun prenesen v drugo knjigo.

 

 

Prenos računov je onemogočen v primeru, če račun:

• obdeluje drug uporabnik, 
• ima pripravljene vknjižbe,
• ima pripravljen plačilni nalog ali obroke, 
• je v postopku potrjevanja, 
• ima povezavo na nabavne dokumente, 
• ima povezavo na javna naročila, 
• ima povezavo na prevzemnice in/ali
• so priloge računa posredovane v zunanjo hrambo ali so arhivirane. 

V vseh teh primerih program javi opozorilo, iz katerega je razvidno, zakaj prenos računa ni možen in prenosa izvede. Račun lahko prenesemo šele potem, ko navedeno pobrišemo.

Po prenosu računa se na obstoječem računu status računa spremeni v Prestavljen, nov račun ima status V pripravi, razen osnutki, ki ostanejo v statusu Osnutek. 

 

Računa s statusom Prestavljen ne moremo popravljati, brisati ali kopirati. Zaradi sledljivosti ostane zaporedna številka računa zasedena. Brisanje (undo) izvedenega prenosa ni možno! Če smo naredili napačen prenos računa, moramo na novem računu ponoviti prenos v ustrezno knjigo ali leto. 

Na nov račun se prenesejo osnovni podatki o računu ter podatki o DDV. Znesek na starem računu se postavi na nič in izpraznijo se vse analitike, zato da ti zapisi niso zajeti v filter, ko pregledujemo podatke v osnovni tabeli prejetih računov.

V polje Originalna številka na starem računu program doda pripono (interno zaporedno številko, na katero je račun prestavljen), da iz hitrega vpogleda na račune v tabeli imamo takoj informacijo, kam je račun prenesen. Pripis na originalni številki je pomemben iz razloga, da se Originalna številka ne podvaja, ker bi drugače na novem računu program javljal, da številka že obstaja in obdelava takega računa ne bi bila možna.

Na nov račun se prepišejo podatki Plačano, Datum plačila, Znesek plačila in Opombe.
Dogodki se iz starega računa prenesejo na nov račun. Če je Knjižna skupina v novi knjigi dokumentov drugačna, se na novem računu vpiše nova.
Če je star račun vezan na Knjigo pošte, se povezava popravi na nov račun. Na starem računu izvor vseeno ostane zabeležen, da se ohrani sledljivost.

V Knjigi pošte se veza popravi na nov prejeti račun:
 

Računi s statusom Prestavljen so izločeni iz vseh analiz, poročil in masovnih obdelav:

• iz priprave podatkov v OLAP analizah, 
• na Pregledu povezav z dokumenti nabave – po računih ,
• iz masovnih priprav: Priprava za PP, Pošlji v potrjevanje, Knjiži v DK in DDV.

Priponke, Kopije priponk in Fascikel se ustrezno prenesejo na nov račun glede na Vrsto dokumenta, Vrsto fascikla in mapo iz nastavitev na knjigi dokumentov v katero se račun prenese. Ustrezno se spremenijo tudi lastnosti dokumenta:

Prenos računa se zapiše tudi v revizijsko sled,  iz katere je razvidno kam oz. od kod je bil račun prenesen.