Namen delovnega koledarja

Delovni koledar uporabimo v primerih, ko je delovna obveza zaposlenega različna po posameznih dnevih.

Primeri uporabe takega koledarja so na primer:

Dežurne službe (gasilci, nujna medicinska pomoč), ki delajo po 'ruskem turnusu'.

Zaposleni za določen odstotek zaposlitve in ne delajo vsak dan od ponedeljka do petka enako število ur. Na primer zaposleni za 50% in ne delajo od ponedeljka do petka po 4 ure ampak različno število ur za posamezni dan.

Občinski uradi, centri za socialno delo, ki delajo ponedeljek, torek in četrtek po 8 ur, sreda 10 ur in petek 6 ur.

Trgovci in gostinci,   ki delajo med tednom različno število ur kot v soboto.

V vseh teh primerih ne moremo določiti mesečne delovne obveznosti po formuli število delovnih dni   X* število ur.

V teh primerih je mesečna delovna obveza seštevek vseh planiranih ur za zaposlenega v mesecu.

V tako določenih obveznosti delovnih ur za posamezni dan ima zaposleni pravico v istem obsegu  tudi do števila ur za dopuste ali bolniške odsotnosti.

Nastavitve

Zaposlenemu moramo poleg običajno potrebnih nastavitev za registracijo časa določiti tudi urnik evidence prisotnosti. Urnik evidence prisotnosti mora biti ustrezno nastavljen.

Do seznama urnikov pridemo na zaposlenem na Podatki plač – zavihek Plače-splošno - Šifra urnika EP

Odpre se šifrant v katerega preko ikone Vnesi zapis vpišemo nov Urnik evidence prisotnosti

Vpišemo poljubni naziv urnika. Pomembno je, da pri izbiri delovnega koledarja izberemo Delovni koledar – Posebni koledar in damo kljukico Izračun MDO iz delovnega koledarja. Vpišemo tudi ustrezne ure.   

Nastavitve novega urnika na koncu še potrdimo.

Ta urnik vnesemo na vse zaposlene, katerim moramo določiti delovni koledar glede na njihovo delovno obveznost.

Nastavitev Delovni koledar – Posebni koledar omogoča aktivacijo delovnega koledarja.

S klikom na ikono Delovni koledar se odpre mesečni pregled ur.

Dvokliknemo na nov mesec za pripravo predloge za plan ur. Kliknemo na Da in potrdimo.

Ob potrditvi se nam odpre nov delovni koledar za izbran mesec za izbranega zaposlenega.

V koledarju lahko za posamezni dan vpišemo število planiranih ur.

Za lažji vnos lahko uporabimo tudi možnost masovnega urejanja ur. To naredimo tako, da postavimo kljukico pred Masovno urejanje v zgornjem delu tabele.

Označimo vse dneve, kjer zaposleni dela 8 ur (1)

Nato kliknemo na ikono Prenesi (2).

Program na vse izbrane dneve vpiše 8 ur.

V nadaljevanju vpišemo 4 ure (1) in izbrišemo kljukice na vseh označenih dneh s klikom na Opusti vse (2).

Sedaj izberemo vse dneve v mesecu, ko naj bi zaposleni delal 4 ure.

Ko ustrezno označimo dneve, kliknemo na ikono Prenesi.

V delovni koledar so sedaj vpisani tudi dnevi, ko je delovna obveza zaposlenega 4 ure. Na koncu vnos ur še potrdimo.

Po potrditvi se na zaposlenemu vpiše koledar s planiranimi urami delovne obveznosti za izbrani mesec.

Pri vpisovanju delovnega koledarja moramo biti pozorni na letno kvoto ur. 

Več ali manj opravljenih ur za posamezni mesec bo pomenilo višek ali manko ur. Plan ne sme preseči dogovorjene letne kvote ur. 

Kopiranje delovnega koledarja na druge zaposlene

Zaposlenim, ki imajo enak razpored dela, lahko enostavno kopiramo obstoječ delovni koledar.

Na zaposlenemu, ki že ima vpisan delovni koledar kliknemo na koledarček.

Odpre se mesečni pregled ur.

Z dvoklikom na izbrani mesec se odpre se delovni koledar. Na spodnjem delu tabele kliknemo na ikono Kopiraj na druge.

Na Kopiranju delovnega koledarja kliknemo na Izbrani zaposleni.

Odpre se nam preglednica vseh zaposlenih.

Najprej vse zaposlene odstranimo iz seznama (1). Na ta način preprečimo, da bi prenesli delovni koledar na zaposlene, ki so mogoče ostali označeni pri prejšnjem prenosu !!!

Izberemo zaposlene (2). Zaposleni MORAJO imeti nastavljen ustrezni urnik evidence prisotnosti. Kliknemo na ikono Izberi (3). Izbiro potrdimo.

Povezava delovnega koledarja in registracije časa

Ustrezno vpisan koledar na zaposlenega se odraža tudi v registraciji časa.

Višek in manko ur na dnevni ravni se izračunavata glede na število ur v delovnem koledarju.

Tudi izračun viška ali manka ur v evidenci prisotnosti je izračunan na delovni koledar.