Prenova plačnega sistema v javnem sektorju – Prvi sklop navodil

V zvezi z novim plačnim sistemom, ki je stopil v veljavo s 1. 1. 2025, smo v programu Saop Obračun plač in Kadrovska evidenca poskrbeli za ustrezne zakonske prilagoditve.

Za ureditev podatkov na šifrantih je potrebno, da imate nameščeno verzijo Saop 2024.09.005 oziroma novejšo. Omenjena verzija vsebuje prvi sklop dopolnitev, vezanih na prenovo plačnega sistema. Z naslednjo verzijo programa Saop bodo izvedene dopolnitve obračuna, dopolnitve izgleda obračunskega lista ter ostale potrebne dopolnitve (ISPAP), za kar vas bomo pravočasno obvestili.

Vsem, ki boste ročno vnašali podatke svetujemo, da si preden začnete s spremembami iz tega navodila, navodilo v celoti preberete, saj v primeru, ko boste že začeli s spreminjanjem podatkov v šifrantu zaposlenih ročno, naknadna uporaba Saop pripomočka za izvedbo prevedbe (plačljiva koda) ne bo mogoča.

Video navodila

Ureditev šifrantov

Za pravilno nastavitev šifrantov je zelo pomembno, da sledimo zaporedju korakov, kot so prikazani v navodilu!

1. KORAK – posodobitev kataloga DM 

Posodobitev kataloga delovnih mest izvedemo v šifrantu Delovnih mest. Posodobitev lahko izvedemo tako v programu Kadrovska evidenca kot tudi v programu za Obračun plač.

Tiste stranke, katere nimate Saop programa Kadrovska evidenca ali pa je za ta postopek (ažuriranje šifranta delovnih mest) zadolžena zaposlena, katera izvaja obračun plač, lahko uvoz novih delovnih mest izvedete tudi v programu za Obračun plač. Svetujemo, da se postopek izvede samo v enem programu (ali v Kadrovski evidenci ali v Obračunu plač).

Postopek uvoza novih delovnih mest v Saop programu Kadrovska evidenca 

Na osnovnem meniju v programu Kadrovska evidenca izberemo Kadrovski šifranti…Delovna mesta… Odpre se šifrant vseh obstoječih delovnih mest. V desnem zgornjem kotu kliknemo na ikono za Uvoz podatkov in izberemo Prevedba JS 2025…Uvoz novih delovnih mest z dne 1.1.2025.  

Preostalih dveh funkcionalnosti, ki sta še na voljo na meniju Prevedba JS 2025 v tem koraku ne izvajamo!

Uvoz se izvede zelo hitro. Po končanem uvozu se javi informacija. Potrdimo s klikom na gumb V redu.

V vaš obstoječ šifrant delovnih mest z uvozom novih delovnih mest ne bomo posegali. Z uvozom so se le dodala nova delovna mesta iz kataloga (npr. dodatna delovna mesta, katera nadomeščajo J skupino, delovna mesta, za katera je bil uveden nov naziv npr. fizioterapevt,…) z veljavnostjo od 1.1.2025 dalje. 

Posodobitev podatkov na šifrantu DM (Min in Max plačni razred delovnega mesta ter posodobitev nazivov na delovnih mestih) se bo izvajala kasneje. Postopek vam bo predstavljen v drugem sklopu navodil, ki sledijo. 

Postopek uvoza novih delovnih mest v Saop programu za Obračun plač 

Na osnovnem meniju v programu za Obračun plač izberemo Šifranti…Ostali šifranti…Delovna mesta… Odpre se šifrant vseh obstoječih delovnih mest. V desnem zgornjem kotu kliknemo na ikono za Uvoz podatkov in izberemo Prevedba JS 2025…Uvoz novih delovnih mest z dne 1.1.2025).

Preostalih dveh funkcionalnosti, ki sta še na voljo na meniju Prevedba JS 2025 v tem koraku ne izvajamo!

Uvoz se izvede zelo hitro. Po končanem uvozu se javi informacija. Potrdimo s klikom na gumb.

V obstoječ šifrant delovnih mest z uvozom novih delovnih mest ne bomo posegali. Z uvozom so se le dodala nova delovna mesta iz kataloga (npr. dodatna delovna mesta, katera nadomeščajo J skupino, delovna mesta, za katera je bil uveden nov naziv npr. fizioterapevt,…) z veljavnostjo od 1.1.2025 dalje. 

Posodobitev podatkov na šifrantu DM (Min in Max plačni razred delovnega mesta ter posodobitev nazivov na delovnih mestih) se bo izvajala kasneje. Postopek vam bo predstavljen v drugem sklopu navodil, ki sledijo. 

2. KORAK – uvoz novih Osnov zaposlenih v programu za Obračun plač

Splošno

Podatke zaposlenih za obračun plače, katere smo preračunali s pomočjo aplikacije za prevedbo s strani ministrstva (npr. skupna razlika, izračunani zneski obrokov po obdobjih, osnove plače zaposlenih po obdobjih,…), je potrebno vpisati v šifrantu zaposlenih. V ta namen, je potrebno izvesti uvoz novih osnov. Vrednosti teh osnov bomo uporabili pri obračunih plač od 1.1.2025 dalje. Uvoz osnov zaposlenih je narejen na način, da se avtomatsko dodajo nove šifre osnov od 700 do 716 ter šifra 720. V primeru, ko v našem sistemu obračuna omenjene šifre osnov zaposlenih že obstajajo, je potrebno, da oddamo zahtevek na Saop vsebinsko podporo in postopka ne nadaljujemo !!! V tem primeru je potrebno, da nas kontaktira Seyfor svetovalec. Sistem nas sicer ob uvozu tudi opozori, če šifre osnov zaposlenih že obstajajo, vendar previdnost ni odveč.

Kako lahko preverimo, če so šifre osnov zaposlenih od 700 do 716  ter šifra 720 v sistemu že zasedene?

Na osnovnem meniju za obračun plač izberemo Šifranti…Sistem obračuna…Nazivi osnov zaposlenih. Preglednica prikazuje prvih 50 zapisov. Ker pa običajno uporabljamo več kot 50 osnov, je potrebno določiti, da želimo izvesti pregled nad vsemi vpisanimi osnovami. Označimo kljukico pri podatku Vsi zapisi. Na dnu preglednice je potrebno izbrati pregled nad Vsemi zapisi (ne pa samo Aktivnimi osnovami).

Svetujemo, da si preglednico osnov zaposlenih sortiramo po Šifri. S pomočjo drsnika se pomikamo po nazivih osnov in preverimo ali imamo proste šifre od 700 do 716 ter šifro 720.

(^{Slika je informativna, namenjena pregledu osnov. Naše osnove se lahko razlikujejo od osnov na sliki)}

Če omejenih šifer nimamo zasedenih, izvedemo uvoz osnov zaposlenih.

Postopek uvoza Osnov zaposlenih

Uvoz osnov zaposlenih izvedemo v Saop programu za obračun plač. Na osnovnem meniju izberemo Šifranti…Sistem obračuna…Nazivi osnov zaposlenih… V desnem zgornjem kotu kliknemo na ikono za Uvoz podatkov…Izberemo Prevedba JS 2025 – uvoz osnov zaposlenih.

^{(Slika je informativna, namenjena prikazu uvoza osnov. Naše osnove se lahko razlikujejo od osnov na sliki)}

Uvoz osnov se izvede zelo hitro. Po končanem uvozu se izpiše informacija. Potrdimo s klikom na gumb V redu. 

Osnove zaposlenih se uvozijo od šifre osnove zaposlenih 700 do 716 ter šifra 720.

Vrednost posamezne osnove zaposlenega bo potrebno iz prevedbe ročno vpisati za vsakega zaposlenega posebej.  Za zaposlene, ki so zaposleni na več delovnih mestih, pa tudi za vsako delovno mesto posebej.

Postopek vam bo v nadaljevanju predstavljen. V tem koraku je potrebno samo to, da nove osnove zaposlenih uvozimo.

Svetujemo, da si uvožene osnove preverimo tako, da po uvozu preglednico osnov zaposlenih Zapremo.

Ponovno se vrnemo v preglednico Osnov. Na osnovnem meniju za obračun plač izberemo ponovno Šifranti…Sistem obračuna…Nazivi osnov zaposlenih. Preglednica prikazuje prvih 50 zapisov, zato je potrebno določiti, da želimo izvesti pregled nad vsemi vpisanimi osnovami. Kljukico označimo pri podatku Vsi zapisi.

Svetujemo, da si preglednico osnov zaposlenih sortirate po Šifri. S pomočjo drsnika se pomikate po nazivih osnov. Od šifre 700 naprej so se uvozile nove osnove.

Po pregledu preglednico zapremo s klikom na gumb Zapri.

3. KORAK – Priprava zapisa zgodovine – pomembno za vse stranke, katere vodimo zgodovino  podatkov zaposlenih  – Če zgodovine podatkov ne vodimo, lahko korak 3. izpustimo in nadaljujemo z naslednjim korakom.

Vse stranke, katere vodimo zgodovino podatkov zaposlenih in spremembe zaposlenih vnašamo prek sprememb za prihodnost je pomembno, da na tem mestu izvedemo zapis zgodovine.

Običajno ob zaposlitvi določenega zaposlenega (po tem, ko vnesemo v šifrantu vse njegove podatke) pripravimo tudi Začetni zapis zgodovine (z datumom zaposlitve) takega zaposlenega. 

Če tega striktno ne izvajamo, je potrebno, da pripravimo Začetni zapis zgodovine. Tako bo sistem za vse zaposlene, kateri še nimajo vnesenega začetnega zapisa zgodovine pripravil začetni zapis in shranil trenutne podatke zaposlenih na dan 31.12.2024. Na vse preostale zaposlene (za katere že obstajajo zapisi zgodovine) obdelava ne vpliva.

   3.1. Postopek priprave začetnega zapisa zgodovine

Na dnu šifranta Zaposlenih (svetujemo, da začetni zapis zgodovine izvajamo preko šifranta Zaposlenih v programu Kadrovska evidenca) izberemo … Pripomočki … Priprava ZAČETNEGA zapisa zgodovine. 

Bodite pozorni, da izberemo Priprava ZAČETNEGA zapisa zgodovine (NE pa Priprava zapisa zgodovine!!!). Odpre se naslednje okno…

Podatek datum prenosa spremembe vpišemo 31.12.2024. Šifra zaposlenega od - do ni potrebno izpolnjevati, saj bomo pripravili začetni zapis zgodovine za vse zaposlene hkrati. Ob Potrditvi pridobimo informacijo, da je obdelava Končana. 

   3.2. Postopek priprave ZAPISA zgodovine

Na dnu šifranta Zaposlenih (svetujemo, da zapis zgodovine izvajamo preko šifranta Zaposlenih v programu Kadrovska evidenca) izberemo … Pripomočki … Priprava zapisa zgodovine. 

Odpre se naslednje okno…

Podatek datum prenosa spremembe vpišemo 1.1.2025. Šifra zaposlenega od - do ni potrebno izpolnjevati, saj bomo pripravili zapis zgodovine za vse zaposlene hkrati. Ob Potrditvi pridobimo informacijo, da je obdelava Končana. 

Za kontrolo na šifrantu Zaposlenih preverimo podatke na način, da izberemo poljubnega zaposlenega ter kliknemo na tretjo ikono – spremembe za prihodnost. 

Tako se nam za vsakega zaposlenega v spremembah za prihodnost avtomatsko doda vrstica za Aktivno spremembo z datumom veljavnosti 1.1.2025. 

Tako se nam bodo vsi podatki, ki jih bomo v nadaljevanju spremenili na šifrantu Zaposlenih beležili na odprto aktivno spremembo (Sprememba delovnih mest, plačnih razredov, osnov zaposlenih, osnov po DM zaposlenih, Evidentiranje po SM, Viri financiranja ISPAP,…).

Na tem mestu velja opozoriti, da vse zgoraj navedene spremembe na šifrantu zaposlenih lahko vnašamo direktno na šifrantu zaposlenih prek ikone za Popravi zapis (oz. dvoklik na zaposlenemu). 

Ker obstaja aktivna sprememba se avtomatsko vse spremembe vnesene direktno na šifrant zaposlenih (ne prek ikone Spremembe za prihodnost) istočasno avtomatsko beležijo v odprto aktivno spremembo. Več o potrebnih spremembah podatkov na šifrantu zaposlenih (veljavnih s 1.1.2025) je opisano v naslednjih korakih. 

Tako bomo imeli kronološki vpogled v celotno zgodovino podatkov zaposlenega. 

4. KORAK – Uvoz novih vrednosti Plačnih razredov, veljavnih s 1.1.2025

Na spodnji povezavi se nahajata dve datoteki:

KERazredPlacilni.txt

KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca.txt

   4.1. Shranjevanje datoteke KERazredPlacilni.txt

Vsebino priponke shranite na računalnik na naslednji način: Odprete povezavo na plačne razrede. Izberete Datoteka (File)…Shrani kot (Save as)…(spodnja slika) ali se postavite na povezavo in z desnim klikom izberete Shrani ciljno vsebino kot.

Imena datoteke KERazredPlacilni ne spreminjate. Shranite.

   4.2. Shranjevanje datoteke KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca.txt.

Vsebino priponke shranite na računalnik na naslednji način: Odprete povezavo na plačne razrede (izhodiščna plača). Izberete Datoteka (File)…Shrani kot (Save as)…(spodnja slika) ali se postavite na povezavo in z desnim klikom izberete Shrani ciljno vsebino kot.

Imena datoteke KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca ne spreminjate. Shranite.

Tako imamo v mapi shranjeni obe datoteki, katere je potrebno uvoziti v Obračun plač. 

Postopek uvoza vsebine datoteke v program OPZ:

V Šifranti…Ostali šifranti…Plačni razredi… se odprejo plačni razredi, ki jih uporabljate za izračun plač. 

Kliknete na ikono za Uvoz podatkov.  

Pri podatku uvozna datoteka na rumeni mapi izberete pot, kjer ste  shranili datoteki. 

POMEMBNO je, da za uvoz plačnih razredov izberete datoteko KERazredPlacilni.txt.  Konverzija iz – pustite kar vam program predlaga, Način prenosa – izberite Dodajanje in popravljanje zapisov in Potrdite.

Na ekran pridobimo izpis Dnevnik prenosa, katerega lahko Zapremo. 

Po tem vam program v nadaljevanju ponudi Uvoz izhodiščne plače. Izberete pot, kamor ste predhodno shranili datoteko. POMEMBNO je, da za uvoz vrednosti izhodiščne plače izberete datoteko KERazredPlacilniIzhodiscnaPlaca.txt.   Konverzija iz – pustite kar vam program predlaga, Način prenosa – izberite Dodajanje in popravljanje zapisov in Potrdite.

Tako se bodo uvozili podatki z novimi vrednostmi po plačnih razredih, katere se bodo upoštevali pri plači za mesec januar 2025. 

5. KORAK – Vnos novih podatkov, veljavnih s 1.1.2025 v šifrant zaposlenih

Na šifrantu zaposlenih vnašamo vse potrebne spremembe zaposlenih, veljavne od 1.1.2025 naprej  prek druge ikone za Popravi zapis oz. dvoklik na posameznega zaposlenega v šifrantu.

Katere podatke je potrebno spremeniti na šifrantu zaposlenih?

• Sprememba delovnega mesta zaposlenega 

Za zaposlene na enem delovnem mestu izvajamo spremembe na osnovni maski zaposlenega, za zaposlene na več delovnih mestih, izvajamo spremembe na razporeditvi po DM. Delovna mesta spreminjamo zgolj za tiste zaposlene, za katere so določena nova DM (npr. plačana skupina J ter delovna mesta za katere so uvedli dodatne nove nazive), za tiste zaposlene, za katere so bila določena delovna mesta ukinjena,… Iz šifranta delovnih mest izberemo novo delovno mesto na podlagi posodobljenega kataloga delovnih mest (uvoz smo izvajali v Koraku 1. tega navodila). Novo DM, katero je potrebno, da vnesemo na zaposlenega pridobimo iz ministrskega pripomočka (Izhodni podatki).

• Sprememba plačnega razreda zaposlenega

Za zaposlene na enem delovnem mestu izvajamo spremembe na osnovni maski zaposlenega, za zaposlene na več delovnih mestih, izvajamo spremembe na razporeditvi po DM. Iz šifranta plačnih razredov izberemo nov PR. Nov PR zaposlenega pridobimo iz ministrskega pripomočka (Izhodni podatki).

• Sprememba osnov zaposlenih 

Za zaposlene na enem delovnem mestu izvajamo spremembe na šifrantu Zaposlenih na Skupnih osnovah zaposlenih, za zaposlene na več delovnih mestih, pa na Osnovah po DM zaposlenih.

Osnove zaposlenih lahko tudi direktno vnašamo v tabelo v programu za Obračun plač… Šifranti…Zaposleni…Osnove zaposlenih JS

V Koraku 2. navodila smo uvozili nove osnove, katere so namenjene ročnemu vnosu vrednosti (Izhodni podatki javnega uslužbenca), preračunanimi s pomočjo aplikacije za prevedbo s strani ministrstva (npr. skupna razlika, izračunani zneski obrokov po obdobjih, osnove plače zaposlenih po obdobjih,…). Vrednosti teh osnov bomo uporabili pri obračunih plač od 1.1.2025 dalje.

Z uvozom osnov so se nam nove osnove avtomatsko dodale vsem zaposlenim na šifrant zaposlenih (poleg že obstoječih osnov) z vrednostjo nič, in sicer v primeru zaposlitve na eno DM na Skupne osnove…

^{(slika je informativna, namenjena prikazu novih osnov na šifrantu zaposlenih)}

V primeru zaposlitve zaposlenega na več delovnih mest (poleg že obstoječih osnov) pa na Osnove po DM … za vsako DM posebej …

Potrebno je, da ročno vpišemo vrednosti posameznih osnov, pridobljenih iz Izhodnih podatkov prevedbe MJU. Posebej velja opozoriti, da je potrebno pri zaposlenih na več DM vnesti vrednosti osnov na Zavihek Osnove po DM (in ne na skupne osnove).

Testni primer iz prevedbe MJU

Prikazan je vnos osnov iz prevedbe v program Saop za obračuna plač. Naj poudarimo, da so podatki testni, namenjeni zgolj prikazu vnosa vrednosti osnov.

Podatke vnesemo na način, da dvokliknemo na posamezni osnovi ter ročno vpišemo posamezno vrednost. Datumske omejitve NE vnašamo. Sistem bo avtomatsko, glede na šifro osnove (šifra osnove je ključ) upošteval vnesene osnove pri obračunu plač.

Zelo pomembno je, da vrednosti vnašamo na Prave osnove. Bodimo pozorni na nazive, saj v primeru, če je vrednost osnove napačno vpisana, obračun plače ne bo pravilen. 

Naj še enkrat poudarimo, da v primeru zaposlenih na več DM je potreben vnos zneskov osnov na Osnove po DM (in ne na skupne osnove)!!!

Opozorilo!

Pri zaposlenih, kateri imajo vpisano osnovo 075 (zmanjšanje PR za 1 oz. 2) zaradi neustrezne izobrazbe je potrebno, da vrednost osnove vpišete 0 (oz. osnovo na zaposlenemu pobrišete), saj taki zaposleni s 1.1.2025 nimajo več zmanjšanja plače.

• Sprememba Virov financiranja Ispap

Ob spremembi delovnega mesta zaposlenega je potrebno vpisati za novo DM tudi nov zapis za Vire financiranja Ispap. Na obstoječem zapisu DM ne moremo spreminjati (ker je ključ). Zapis je potrebno dodati s pomočjo ikone za vnesi nov zapis in vnesti vse zahtevane podatke.

• Sprememba Evidentiranja po SM zaposlenih

Če uporabljate funkcionalnost evidentiranje po SM je ravno tako potrebno, zaradi  spremembe DM zaposlenega dodati nov zapis za novo DM na zavihek Evidentiranje po SM zaposlenih.

• Nov podatek na šifrantu zaposlenih na zavihku Plače- Splošno

Na šifrantu zaposlenih je na zavihku Plače - Splošno dodan nov podatek Šifra PR pred prevedbo.

Velja opozoriti, da se podatek potrebuje  pri poročanju podatkov v sistem Ispap. Velja opozoriti, da se bo izpisala in poročala le šifra PR pred prevedbo, ne pa tudi vrednost (vrednost namreč ni prava, ker je v ozadju nova plačna lestvica).

Vrednost PR je potrebno da vpišete na podlagi pripravljene prevedbe.

6. KORAK – Obračun plače za mesec januar 2025

Podatke za obračun plače za mesec januar 2025 (ure) lahko vnašate v Posredni obračun plače. Obračuna plače na neposrednem vnosu ne izvajajte in počakajte na naslednji, drugi sklop navodil.

Izračun plač po novem sistemu v obstoječi verziji 2024.09.005 še ni urejen.