Skupine dokumentov in Vrste dokumentov

Kaj so Skupine dokumentov

V programu Saop se dokumenti shranjujejo dokumenti sistem eRegistrator v šest različnih skupin. Te skupine so

• Artikli
• Delovna mesta
• Naprave
• Osnovna sredstva
• Stranke
• Zaposleni

Vsaka od teh skupin ima toliko map, kot je v posamezni skupini odprtih šifer. To pomeni, da ima vsaka šifra svojo mapo.

Primer, na šifrantu strank, je za vsako stranko odprta mapa, katera ima enako ime, kot je šifra stranke. In do te mape dostopamo, če v preglednici strank odpremo stranko in kliknemo na gumb 'Saop raziskovalec':

Odpre se nam okno, kjer vidimo dokumente, kateri so shranjeni na tej stranki. Dokumenti pa so (lahko) shranjeni po mapah oziroma podmapah. Primer na stranki, kjer so na levi strani mape in podmape v drevesni strukturi. Na desni strani pa vidimo dokumente, kateri so shranjeni v konkretni mapi:

Kaj so Vrste dokumentov

Vsak dokument, ki je shranjen v Saop eRegistrator, mora imeti določeno Vrsto dokumenta. Šifre Vrst dokumentov si lahko odpremo sami glede na vsebino dokumentov, katere želimo shranjevat. To so navadno Izdani računi, Prejeti računi, Plačilne liste, Pogodbe, …

Do šifranta Vrst dokumentov dostopamo preko menija Administracija -> eRegistrator -> Vrsta dokumentov:

Odpre se nam šifrant Vrst dokumentov:

Ker so v programu Saop moduli, kateri ob izstavitvi dokumentov samodejno kreirajo tudi PDF in XML dokumente, za svoje delovanje potrebujejo imeti nastavljeno Vrsto dokumentov, zato je že ob inštalaciji programa Saop v šifrantu Vrste dokumentov šest vrst dokumentov. To so:

• Artikli
• Delovna mesta
• Naprave
• Osnovna sredstva
• Stranke
• Zaposleni

Teh vrst dokumentov se tudi ne da brisat.

Nastavitev vrste dokumentov

V šifrantu vrst dokumentov lahko dodajmo nove vrste dokumentov oziroma obstoječe vrste nastavljamo. Dodajamo s klikom na gumb Vnesi zapis, obstoječe pa popravljamo s klikom na klikom Popravi zapis. Odpre se nam okno:

• Šifra dokumenta je enolična šifra
• Dokumente lahko združujemo po različnih klasifikacijah in klasifikacijskih znakih, kateri pripadajo določenim klasifikacijskim skupinam. Te skupine in znake si lahko vpisujemo sami, glede na klasifikacijski načrt, katerega imamo za dokumente v naši organizaciji. Če tega nimam lahko izpolnimo kar privzete podatke.
• V naziv napišemo za kakšne dokumente naj bi to šlo
• Tip gradiva je pomembo pri izračunu časa hranjenja tega dokumenta
• V Rok hrambe vpišemo kdaj se ta dokument izloči iz našega dokumentnega sistema in tudi iz zunanjega, če dokument prenašamo tudi k zunanjemu arhivarju. Rok vpišemo v formatu ay bm cd, kjer pomeni a število let, b število mesecev in d število dni. Primer za hrambo pet let in šest mesecev: 5y 6m
• Aktivna kljukca pri Obvezen podpis pomeni, da se dokument, ko ga ročno dodajmo v eRegistrator tudi digitalno podpiše. Če sta aktivni kljukici Obvezen razlog in časovni žig, moramo pri podpisovanju povedat še ta dva podatka.
• Ponudnik storitev je polje, kjer nastavimo, da se bo ta dokument prenašal tudi zunanjemu arhivarju. Tukaj izberemo ponudnika in v naslednjem oknu izberemo, kdaj se bo ta dokument poslal k zunanjemu ponudniku. Brez avtomatskega pošiljanja pomeni, da bom morali dokument k arhivarju poslat ročno. Pri drugih dveh opcijah pa lahko izberemo, da gre v arhiv avtomatsko takoj ali pa po določenem številu dni, katere vpišemo v ustrezno polje.
• Brisanje lokalne kopije pomeni, da v to polje vpišemo, da če želimo, da se lokalna kopija izbriše prej oziroma kasneje pri arhivarju
• Polje dodatni parametri pa se aktivirajo, ko vklopimo določenega ponudnika za zunanji arhiv in jih le ta ponudnik zahteva, da se dokumenti pri njem ustrezno shranijo. Rok vpišemo v formatu ay bm cd, kjer pomeni a število let, b število mesecev in d število dni. Primer za hrambo pet let in šest mesecev: 5y 6m

Varnost nad dokumenti

Ključna nastavitev nad vrstami dokumentov pa je varnost nad dokumenti. Za vsako vrsto dokumenta nastavimo katere dokumente lahko kdo vidi, bere, dodaja in izloča.

Na preglednici Vrst dokumentov se postavimo na vrsto dokumenta, kateri želimo urejat varnost nad dokumenti. In potem na dnu preglednice izberemo gumb Varnostni sistem:

Odpre se nam okno, kjer imamo na levi strani skupine iz Varnostnega sistema, na desi strani pa so dovoljenja  oziroma prepovedi  na posameznem nivoju.

Za vsako skupino lahko nastavimo štiri nivoje varnosti. Na prvem nivoju Seznam imajo člani skupine samo dostop do seznama, se pravi, da vidijo, da dokument obstaja. Če tudi tega nimajo, potem v eRegistratorju tega dokumenta sploh ne vidijo. Drugi njivo je Branje, kar pomeni, da lahko dokument odprejo (ali kopirajo). Tretji njivo je Spreminjanje, kar pomeni, da člani lahko dokument urejajo in tudi dokument dodajajo v eRegistrator. Četrti njivo pa je Izločanje, kar pomeni, da tak dokument lahko tudi izločajo.

Za dodajanje pooblastil uporabljajmo desni miškin klik iz izberemo ali dovoljenje ali prepoved. Lahko dodajamo tudi s kombinacijo tipk Ctrl+P oziroma CTRL+D.

Ker je lahko en operater član več skupin, se lahko zgodi, da je v eni skupini prepoved in v drugi dovoljenje. V tem primeru bo ta operater imel dovoljenje, ker dovoljenje zmaga nad prepovedjo.

Primer take nastavitve, kjer je za vrsto dokumenta IR – Izdani računi nastavljeno, da člani skupine 'eR Izdani računi' Lahko dokumente spreminjajo, člani skupine 'Peter' lahko dokumente tudi izločijo, člani skupine 'Skrbnik' pa lahko dokumente samo berejo:

Opomba: če imamo na vseh vrstah dokumentov povsod prepovedi  , pomeni da varnostnega sistema nimamo nastavljenega in vsi imajo dostop do vsega.

Na vsakem dokumentu v eRegistratorju se vodi tudi revizijska sled. V njo se zapisuje kdo je dokument ustvaril, kdo ja je odprl, kdo ga je prevzel, kdo ga na spremenil… Zapisuje pa se tako ID operaterja, ki je to delal, kot tudi naziv računalnika iz katerega je bilo delano.

Do revizijske sledi dostopamo preko desnega klika na dokumentu, kjer izberemo 'Revizijska sled'. Odpre se nam okno, kjer kronološko vidimo vse revizijske zapise. Primer: