Obdelava podatkov registracije prisotnosti se zaključi v administratorskem modulu. Nadaljuje se v obračunu plače v modulu »Evidenca prisotnosti in priprava obračuna«. Zato je treba podatke prenesti iz registracije v omenjeni modul. Pri prenosu se podatki preuredijo : tvorijo se seštevki ur po dnevih, zaokrožijo na dnevni fond ur dela zaposlenega, izračunajo se viški in manki ur.
Prvi prenos naredi uvajalec. Uporabniku pa mora biti jasen sistem urnikov. Spreminjanje nastavitev sistema lahko povzroči popolnoma drugačne izračune.
Pred prenosom ur iz registracije v evidenco prisotnosti v evidenci prisotnosti odpremo nov mesec priprave obračuna.
Odpre se okno
Preko gumba dodamo novo obdobje
Potrdimo
Ko je nov mesec priprave obračuna odprt lahko prenesemo podatke.
Prenos izvedemo v administraciji registracije delovnega časa.
Pri tem bodimo pozorni da izberemo pravi mesec. Običajna nastavitev je
Sedaj so ure prenesene v evidenco prisotnosti.
Podatke naprej obdelujemo v evidenci prisotnosti v registraciji časa. Obdelavo podatkov tu priporočamo, ker v tem delu lahko podatke samo pripravimo, ne moremo jih pa pomotoma prenesti v posredni obračun plač. To naredimo v evidenci prisotnosti, ki je dostopna v obračunu plač.
Odpremo obračun
Sledimo korakom v spodnjem delu okna. Ko prehajamo iz nižje faze obdelave v višjo fazo se nam postopoma aktivirajo gumbi v spodnjem delu okna Nastavitve priprave obračuna.
V 1. koraku so podatki, ki smo jih prepisali iz registracije časa. Tu lahko na koncu obdelav tudi izpišemo podatke lahko pregledamo skupen seštevek ur, lahko tudi izpišemo evidenco o izrabi delovnega časa.
Dvoklik na zaposlenem nam odpre preglednico, kjer lahko preverjamo kdaj dobi posameznik dodatke za popoldansko delo, nočno delo, dodatek za delo v soboto, nedeljo ali praznike.
Če so podatki v registraciji časa korektno urejeni v koraku 1 nimamo nobenega dela z urejanjem in lahko nadaljujemo v koraku 2
Pri kliku na gumb Prenesi v pripravo obračuna se podatki prepišejo v naslednjo fazo, to je Priprava obračuna, kjer so nam na razpolago zbirni podatki po vrstah obračuna.
V tem koraku se izračunajo prevozi, prehrana in doda praznik, ure prisotnosti pa se prevedejo v določene vrste obračuna. V tem koraku se izračunajo dodatki in viški ur. Izračun ustreznih dodatkov naj vam pomaga nastaviti uvajalec.
V 3. koraku najprej dopolnimo ure do polnega delovnega časa.
Ko smo dodali ure preverimo vpisane vrste obračunov za zaposlenega.
To najležje naredimo preko olap analize.
Z OLAP analizo najlažje preverimo ali so podatki ustrezni ( imamo vse bolniške liste, ali je slučajno kdo brez ustreznih ur in mu je program dodal nenavadno veliko število koriščenja ur…)
Tu si tudi najlažje izpišemo viške ur zaposlenih.
V tem koraku lahko po nalogu vodje zaposlenemu dodamo nadure za izplačilo.
Ko so podatki po vrstah obračuna urejeni, so propravljeni za prenos v posredni obračun plač.
To naredimo v programu obračun plač v evidenci prisotnosti.
Za izvedbo koraka 4 mora biti odprt obračun za izbrani mesec.
Po prenosu so podatki prepisani v posredni obračun plač.
Zaposleni ima ta mesec 8,25 viška ur za koriščenje. Za izplačilo smo vpisali še 20 ur dela preko polnega delovnega časa
Zaposlenemu se na informacijah in v registraciji časa še vedno prikazuje 50 ur za koriščenje
Ko v koraku 4 prepišemo ure v posredni obračun plač se na informacijah in na terminalu že izkazuje novo predvideno stanje ur.
Zaposleni je imel 50 ur zabeleženih kot saldo ur, v preteklem mesecu je pridelal še 8,25 ur v izplačilo smo mu vpisali 20 ur. Zaradi tega je nov prikazani saldo 38,25 ur.
Ta saldo bo vpisan v osnovah zaposlenega če v obračunu palač ne bomo spreminjali podatkov o urah in ko bomo zaključili obračun plač.
Ko so ure prenesene v obračun plač svetujemo, da evidenco zaključite in arhivirate evidenco izpolnjenih ur.
BLOG: Regres in dopust za leto 2024
BLOG: Sistem ERP - pomembne so izkušnje svetovalcev
PRIROČNIK: S. P. in akontacija dohodnine
PRIPOMOČEK za izračun dohodnine za s. p.
PRIROČNIK: Vrste dopusta in njegova izraba v podjetju