Navodila prikazujejo polne funkcionalnosti programa. Delovanje pri uporabniku je odvisno od nastavitev in funkcionalnosti, ki jih imate nameščene.

V nadaljevanju je prikazan primer krogotoka potnega naloga z aktivnim potrjevanjem predlog potnih nalogov. Vodstvo organizacije se lahko odloči, da potnih nalogov ne bo potrjevalo. V tem primeru se postopek skrajša za nekaj korakov.

mojINFO zaposlenemu omogoča da kadarkoli in kjerkoli odpre predlogo potnega naloga oziroma ureja svoje odprte potne naloge. Zaposleni ima stalen vpogled v svoje aktivne (1) ter zaključene potne naloge tj. arhiv potnih nalogov (2).

Vpis novega potnega naloga

Nov potni nalog vpišemo preko Moji potni nalogi (1) – Moji aktivni potni nalogi (2) s klikom na Nov potni nalog (3).

Odpre se nam novo vnosno okno, kamor vpišemo vse potrebne podatke potnega naloga: 

1  Iz seznama izberemo državo potovanja.

2  Iz seznama izberemo način prevoza.

3  Iz nabora aktivnih relacij izberemo relacijo. 

4   Vpišemo predvidene kilometre.

V kolikor smo relacijo določali preko Natančen vnos relacije, se ta podatek samodejno izpolni.

5   Iz nabora aktivnih nalog izberemo svojo nalogo.

6   Vpišemo podroben, dodaten opis naloge. 

Vsaka organizacija pripravi lastna, jasna navodila o tem, kaj zaposleni na tem mestu vpisujejo. 

7  Iz koledarja izberemo predviden datum odhoda in prihoda.

8  Lahko vnesemo poljubno opombo.

9  Lahko pripnemo dokumente, povezane z našo službeno potjo oziroma nalogo.

10  S klikom na gumb Shrani se predloga potnega naloga vpiše v evidenco potnih nalogov,   podatki pa se sinhronizirajo s Saop Potni nalogi (vpiše se nov potni nalog).

V mojINFO potni nalog pridobi status Napoved. Dokler ima potni nalog ta status, lahko predlogo popravljamo ali izbrišemo (ikona pisala in koša).

V Saop Potni nalogi pa potni nalog pridobi status mojINFO napoved.

Natančen opis relacije

V kolikor pri vnosu novega potnega naloga na seznamu aktivnih relacij ne najdemo ustrezne, izberemo splošno relacijo (npr. po Sloveniji). Nato imamo dve možnosti:

1  V polje Natančen opis relacije ročno vpišemo začetek in konec poti ter v polje Predvideni KM vpišemo število kilometrov.

2  Relacijo vnesemo s pripomočkom + Natančen vnos relacije. Odpre se nam pripomoček: 

Vpišemo  Začetno lokacijo in Cilj (1). Program nam sam preračuna število kilometrov (3), vendar zgolj v eno smer. Če želimo, da preračuna tudi povratne kilometre, moramo odkljukati opcijo Končna lokacija je enaka začetni (3).

V primeru, da imamo na poti vmesni postanek, tega dodamo s klikom na + Dodaj cilj.  

Ob kliku na Izberi (4) se podatki o relaciji samodejno vpišejo v polje Natančen opis relacije. Prav tako se samodejno izpolnijo podatki o Predvidenem številu KM. 

Administrator Saop Potni nalogi iz predloge potnega naloga razbere novo relacijo in jo vpiše v šifrant aktivnih relacij. 

Vpogled v predlogo potnega naloga

Administrator Saop Potni nalogi napovedan potni nalog pregleda, po potrebi dopolni in pošlje v potrditev nadrejeni osebi. Ko ta potni nalog potrdi in je službena pot zaposlenega odobrena, potni nalog v mojINFO pridobi status Odprt (več o potrjevanju potnih nalogov si lahko preberete v navodilih na povezavi: mojINFO - Potrjevanje - vodje). Zaposleni ima na tem nalogu možnost vpogleda in prenosa predloge potnega naloga. 

 Moji potni nalogi (1) – Moji aktivni potni nalogi (2) – dvoklik vrstico potnega naloga (3).

Odprejo se podrobnosti potnega naloga ter možnost predogleda in prenosa predloge.

Na predogledu vidimo dokument, ki je bil pripravljen v Saop Potni nalogi.

Zaključevanje potnega naloga

Ko zaključimo službeno pot, izpolnimo in zaključimo tudi potni nalog. 

Moji potni nalogi (1) – Moji aktivni potni nalogi (2) – dvoklik vrstico potnega naloga (3).

 Odpre se okno s podrobnostmi in možnostjo zaključevanja potnega naloga:

1   Na koledarju izberemo datum službene poti in vpišemo točen čas odhoda in prihoda.

V kolikor smo službeni odhod in prihod beležili na terminalu, je v Saop Registracija prisotnosti zabeležen točen čas dogodka. Podatke odhoda in prihoda prenesemo s klikom na Prenesi točen čas iz Registracije prisotnosti, ti se samodejno izpolnijo. V primeru da podatkov ni, nas program opozori: Zaposleni v Registraciji prisotnosti nima zabeležene službene poti, ročno vnesite Točen čas odhoda/prihoda. V tem primeru bo program ob zaključku potnega naloga poskrbel za sinhronizacijo podatkov - v Saop Registracijo bo na ustrezen datum zapisal uro odhoda in prihoda iz službene poti.

2  Vpišemo začetno in končno stanje števca, število KM na koncu vožnje se samodejno preračuna.

3  Lahko vnesemo poljubno opombo.

4   Lahko pripnemo dokumente vezane na našo pot oziroma nalogo.

Skladno z navodili organizacije lahko na tem mestu prilagamo tudi izpolnjen in (digitalno) podpisan potni nalog. 

5  S klikom na gumb Shrani shranimo ta trenutek vnesene podatke (vsi pripeti dokumenti potnega  naloga postanejo vidni v priponkah), s klikom na gumb Zaključi pa urejanje potnega naloga zaključimo. Podatki se sinhronizirajo z Saop Potni nalogi in Saop Registracija časa, urejanje preko mojINFO ni več možno.

S tem je krogotok potnega naloga v mojINFO zaključen. Vsi zaključeni in obračunani potni nalogi so vidni v Moji potni nalogi (1) – Moj arhiv potnih nalogov (2).

Statusi potnih nalogov

V krogotoku potnega naloga ta večkrat spremeni svoj status. V nadaljevanju so predstavljeni statusi v Saop Potni nalogi in mojINFO v primeru aktivnega potrjevanje predlog potnih nalogov.