Nastavitev na knjigi dokumentov

Da funkcionalnost deluje je najprej potrebno na knjigi dokumentov vklopiti način potrjevanja. Nastavitev najdemo v modulu Knjiga prejetih računov na knjigi dokumentov, ki jo lahko urejamo ob kliku na svinčnik.

Nastavitev najdemo na dnu okna v razdelku Potrjevanje.

Z omogočitvijo nastavitve se vsi nadaljnji računi, poslani v potrjevanje, lahko z dokumenti nabave povezujejo znotraj procesa potrjevanja. Nastavitev ne velja za račune, ki so že v fazi potrjevanja.

Povezovanje z dokumenti nabave

Ob vstopu potrjevalca v Čakalno vrsto, se prikažejo računi, ki jih mora potrditi ali zavrniti. Z dvoklikom odpre račun, kjer ga lahko poveže z dokumentom nabave.

Ob kliku na gumb Dokumenti nabave, se odpre okno. V glavi okna imamo možnost, da se odprejo prejemi drugih dobaviteljev, vseh stroškovnih mest, že povezani prejemi in samo delno povezani prejemi. Na podlagi izbranih kriterijev se prikažejo prejemi iz modula MSP ali naročila iz NDK, ki so razpoložljivi za povezavo. Izberemo jih v stolpcu Izberi, s klikom na okence.

Če želimo preveriti vrstice, ki so zapisane na prejemu, označimo dokument in pritisnemo gumb Prikaži vrstice.

Okence se označi s kljukico. Na podlagi označenih dokumentov se na dnu razpredelnice prikažejo seštevki izbranih dokumentov v primerjavi z vrednostjo, ki je določena na računu. Izbire potrdimo s klikom na gumb Potrdi.

Po potrditvi se dokumenti nabave povežejo z računom. Povezani dokumenti so vidni ob kliku na gumb Povezani dok. nabave.

Zapisovanje odvisnih stroškov

V čakalni vrsti izberemo račun, na katerega je potrebno zapisati odvisne stroške. Z dvoklikom ga odpremo.

Ob ureditvi nastavitev se odklene tudi gumb Zapiši odvisne stroške.

Ob kliku na gumb Zapiši odvisne stroške se odprejo dokumenti nabave, ki so bili predhodno povezani z računom. Če želimo odvisne stroške zapisati na druge dokumente, je treba izklopiti možnost Predprejemi, povezani na račun.

Ustrezne dokumente poiščemo s filtriranjem in jih izberemo:

Izbiro potrdimo s klikom na gumb Razdeli odvisne stroške, ki zapiše vrednost odvisnega stroška v višini Vrednosti za povezavo. V stolpcu Odvisni strošek vidimo, kako bodo odvisni stroški razdeljeni. Vrednost odvisnega stroška lahko vnesemo tudi ročno. Nato kliknemo gumb Zapiši odvisne stroške, ki vrednost stroškov premakne v stolpec Razporejeno. Potrdimo s klikom na gumb Potrdi.

Če želimo videti, katere odvisne stroške smo že zapisali na dokumente predprejemov, kliknemo na gumb Dodani odvisni stroški. Po potrditvi se odvisni stroški zapišejo na predprejeme in ustvari se povezava na prejeti računi.

Če kliknemo na ta gumb se odpre okno z vsemi povezanimi dokumenti nabave.

Odklepanje povezav na dokumente nabave

V primeru, da povežemo napačen dokument nabave ali napačne odvisne stroške, jih lahko pobrišemo. Pritisnemo na gumb Povezani dokumenti nabave.

Če kliknemo na ta gumb se odpre okno z vsemi povezanimi dokumenti nabave.

Povezavo pobrišemo tako, da v zgornjem kotu izberemo gumb Briši. Program nas obvesti kateri dokumenti bodo odklenjeni in nas vpraša, če želimo nadaljevati.

Ob kliku na gumb Da se povezava dokumentov nabave pobriše. Račun lahko po tem povežemo ponovno po zgoraj opisanem postopku.