Navodilo je pomembno za vse stranke, katere pripravljate datoteko za Direktne odobritve po zaposlenih oz. SEPA množična plačila v programu za Obračun plač (slika spodaj). 

Vse tiste stranke, katere se ne poslužujete priprave podatkov za direktne odobritve po zaposlenih v programu za obračun plač, temveč prenesete podatke iz plač v Saop program Plačilni promet in tam izvedete pripravo plačilnih nalogov, lahko smatrate navodilo kot brezpredmetno. 

^{(slika je informativna, namenjena zgolj prikazu priprave datoteke za direktne odobritve v programu za obračun plač)}

Splošno

Zaradi novega formata SEPA datoteke pain.001.001.09, kateri naj bi bil s 1.1.2025 uporabljen pri vseh bankah, je potrebno datoteko za Direktne odobritve pripravljati izključno v Saop programu Plačilni promet. 

Od vključno 1.1.2025 dalje, ne zagotavljamo več dodatnih kontrol, ki jih potrebujemo za pripravo novega formata datoteke pri pripravi direktnih odobritev iz programa za Obračun plač. 

Nastavitev v šifrantu zaposlenih – Sprememba iz TRR-Posredno v TRR-Neposredno nakazilo

Vse tiste stranke, katere pripravljate datoteko za direktne odobritve direktno iz programa Obračun plač, imate v šifrantu zaposlenih na zavihku Nakazila izbrano nastavitev TRR- Posredno na poravnalni račun.

Da se bodo pripravili podatki zaposlenih za prenos iz plač v plačilni promet, je potrebno vsem takim zaposlenim spremeniti nastavitev iz TRR- Posredno na poravnalni račun na nastavitev TRR – neposredno. Običajno imajo zaposleni nakazilo na en TRR račun, v primeru nakazila na drugi TRR račun ustrezno izberete tudi v tem primeru TRR- neposredno.

^{(slika je informativna, namenjena zgolj prikazu izbire Vrste nakazila TRR – neposredno in potrditvi % nakazila)}

Ko spremenimo vrsto nakazila na TRR – Neposredno se je obvezno potrebno postaviti z miško na podatek Odstotek nakazila, da se ponudi podatek (npr. 100%). Če tega ne naredimo, se % oz. znesek nakazila ponudi 0, kar pa ni pravilno.

Če podatka o odstotku oz. znesku nakazila na zaposlenemu ne vpišemo, nas program o tem obvesti pri pripravi podatkov za plačilni promet.

Ostalih podatkov ni potrebno spreminjati. Potrdite s klikom na gumb Potrdi.

Po tako opisanem postopku spremenite nastavitev na vsakemu zaposlenemu posebej.

V primeru, da imate večje število zaposlenih in bi želeli nastavitev spremeniti po hitrejšem postopku, vam svetujemo, da se poslužujete spreminjanja podatkov na naslednji način:

Preglednico aktivnih zaposlenih si sortirajte npr. po priimku zaposlenih.

Na prvem zaposlenem dvokliknete (oz. kliknite na ikono za Popravi zapis) in se postavite na zavihek Podatki plač…Obračunski podatki…Nakazila.

Tako kot je opisano,  je potrebno spremeniti podatke (TRR- neposredno ter se postaviti z miško na podatek % nakazila, da se ponudi podatek 100). Ko spremenite te podatke se lahko s smerno tipko pomikate na naslednjega zaposlenega. Na enak način popravite podatke na vseh zaposlenih.

Po spremembi podatkov za nekaj zaposlenih svetujemo, da tako vnesene podatke potrdite s klikom na gumb Potrdi in nadaljujete z vnosom podatkov od zadnje potrditve naprej. Na tak način nadaljujete dokler ne izvedete sprememb na celotnem šifrantu vaših zaposlenih.  

Direktne odobritve na kreditodajalcih

Če se vam v datoteki za direktne odobritve, ki jo pripravljate iz obračuna plač upoštevajo tudi določeni krediti vaših zaposlenih, je potrebno na takih kreditodajalcih odstraniti kljukico iz polja direktne odobritve.

Tako se bodo podatki kreditov oz. odtegljajev pripravili za neposredni prenos v Saop Plačilni promet. To storite na naslednji način.

Na osnovnem meniju v programu za obračun plač izberite Šifranti…Kreditodajalci in prejemniki nakazil…Kreditodajalci. Svetujemo, da si v preglednici aktivnih kreditodajalcev preverite, ali imate na katerem kreditodajalcu oznako Direktne odobritve. Postavite se na določenega kreditodajalca ter kliknite na drugo ikono za popravi zapis ter oznako odstranite. Tako spremembo Potrdite.

Ureditev varnostnega sistema – Tip naloga PP

Ker se pripravljeni plačilni nalogi za zaposlene iz plač prenesejo v Saop Plačilni promet vam svetujemo, da si ustrezno uredite nastavitve Varnostnega sistema – Tip naloga PP. 

V kolikor do Saop programa Plačilni promet ostali operaterji ne dostopajo, oz. tisti operaterji, kateri imajo dostop do plačilnega prometa lahko vidijo in dostopajo do plačilnih nalogov iz plač, posebne nastavitve varnostnega sistema niso potrebne. 

Varnostni sistem Tip naloga PP je predvsem namenjen večjim podjetjem, kjer imajo zaposleni/operaterji dovoljenje za vpogled oz. delo s tipom določenega naloga. Velja opozoriti, da so podatki o izplačilu plače za zaposlene preneseni iz programa za obračun plač v program plačilni promet poimenski. V kolikor dostopa do Saop programa plačilni promet več operaterjev in le-ti nimajo dovoljenja za vpogled v podatke plač, si je potrebno nujno urediti varnostni sistem po tipu naloga. 

Običajno stranke iz plač prenašajo v plačilni promet plačilne naloge po tipu PL- Plača. Če tipov nalogov še ne uporabljate, vam svetujemo, da si tip naloga Plača dodate v šifrant ter kasneje pri prenosu nalogov iz plač v plačilni promet ta tip naloga tudi izberete. 

V programu Plačilni promet izberete Šifranti…Tipi nalogov…

Po potrebi v šifrant dodate nov tip naloga npr. PL – Plača. Obvezno označite s kljukico pri podatku Se plačuje. Potrdite. 

V kolikor je varnostni sistem po tipu naloga PP ustrezno nastavljen, se plačilni nalogi tipa npr. Plača, ponudijo zgolj tistim operaterjem, kateri imajo dovoljenje za delo s tem tipom naloga. 

Nastavitve varnostnega sistema za tipe naloga PP lahko izvaja samo oseba (operater), ki je Skrbnik sistema Saop. Na Osnovnem meniju izberemo Administracija…Varnostni sistem…Varnostni sistem – Tip naloga PP

Odpre se nam okno s preglednico za nastavitev varnostnega sistema za tipe naloga PP. V stolpcih so tipi nalogov (npr. drugi os. prejemki, plače, potni nalogi,…), v vrsticah pa skupine operaterjev.

Slika je namenjena zgolj prikazu primerov Tipov nalogov (tip naloga DOP-je namenjen izplačilu Drugih osebnih prejemkov, tip naloga PL – je namenjen izplačilu Plač, tip naloga PN – je namenjen izplačilu potnih nalogov),…

Izberemo ustrezne kvadratke in s pomočjo desnega gumba na miški odpremo meni, ki nam omogoča nastaviti pooblastila za izbrano skupino operaterjev in tipom naloga.

Izbori imajo naslednji pomen:

• Dovoljenje – skupina ima dovoljenje za uporabo oz. vpogled določenega tipa naloga
• Prepoved – skupina nima dovoljenja za uporabo oz. vpogled določenega tipa naloga. Operaterju preprečuje uporabo oz. vpogled tudi, če mu ga članstvo v drugi skupini dovoljuje.
• NULL – skupina nima dovoljenja za uporabo oz. vpogled določenega tipa naloga. Če operaterju članstvo v drugi skupini dovoljuje uporabo oz. vpogled, mu ga ne preprečuje.

Tako vnesene nastavitve potrdimo s klikom na gumb Potrdi. 

Obračun plače in prenos plačilnih nalogov v plačilni promet

Obračun plače za mesec izvedemo po običajnem postopku. Ko je plača pripravljena izvedemo prenos podatkov v Plačilni promet. Izvoza za direktne odobritve v obračunu plač NE izvajamo več.

Pri prenosu za plačilni promet se bodo pripravili poleg ostalih plačilnih nalogov (prispevki, dohodnina, sindikalne članarine, krediti,…) tudi plačilni nalogi za nakazilo plač zaposlenim. 

Svetujemo, da si podatke pred prenosom nastavite na način, kot je prikazan na sliki (zgoraj). Na ta način, bo za enega zaposlenega v plačilnem prometu pripravljen en nalog (skupaj plača in materialni stroški).  

Postopek priprave in prenosa podatkov izvajamo po običajnem postopku, kot prenašamo ostale naloge iz plač v plačilni promet (prispevki, dohodnina, krediti,…).

Ob kliku na gumb Pripravi je iz programa za Obračun plač v Saop Plačilni promet vpeljana dodatna kontrola v primeru, ko na zaposlenemu niso vpisani vsi zahtevani podatki, ki jih potrebujemo za pripravo novega formata datoteke. Obvezni podatki so Ulica, Hišna št., Pošta, Kraj in Država. Na ta način zagotavljamo, da so vsi zahtevani podatki pripravljeni že na strani obračuna plač in posledično nimamo težav pri pripravi datoteke v plačilnem prometu oziroma pri uvozu v bančni program.

V primeru, ko vseh teh obveznih podatkov nimamo vnesenih, se prenos podatkov v Saop Plačilni promet ne izvede. 

Manjkajoči podatki so lahko na šifrantu zaposlenih oz. v šifrantu strank. Preverja se zgolj tiste podatke zaposlenih oz. strank, katere so uporabljene v obračunih. Na primeru je prikazano obvestilo, ko se gre za dopolnitev podatkov zgolj za enega zaposlenega oz. eno stranko. 

V primeru, ko je potrebno izvesti dopolnitev podatkov za več zaposlenih, se javi opozorilo zgolj za npr. prvih pet zaposlenih s podatkom , … To pomeni, da najprej popravite podatke za npr. prvih pet, nato ponovite pripravo podatkov za plačilni promet, in dobite novo obvestilo, dopolnite še te in po potrebi tako nadaljujete. Menimo, da imate šifrante strank in zaposlenih že ustrezno urejene in veliko takih dopolnitev ne bo potrebnih. 

V primeru, ko nek obvezen podatek ni vnesen v šifrantu zaposlenih, ga je potrebno vnesti in po tem ponoviti pripravo podatkov za plačilni promet. Obdelave Obračunaj vse zaradi dopolnitve podatkov na šifrantu zaposlenih ni potrebno ponovno izvajati. 

Na primeru našega opozorila je potrebno na zaposlenemu šifra 0000006 dopolniti manjkajoče podatke:

Vneseni morajo biti vsi zahtevi podatki (slika spodaj):

V primeru, ko so na zaposlenemu vneseni podatki začasnega bivališča, se izvaja kontrola nad podatki začasnega bivališča. V takem primeru se ne izvaja kontrola podatkov stalnega bivališča.

Ko podatke ustrezno dopolnimo, ponovimo pripravo podatkov za plačilni promet. Svetujemo, da plačilne naloge iz plač v plačilni promet prenašate po tipu naloga npr. plača. Več o tipih nalogov je bilo opisano v točki 4 tega navodila. 

Ves nadaljnji postopek prenosa plačilnih nalogov v plačilni promet in pripravo datoteke izvedete na isti način, kot to običajno izvajate pri obračunu plač. 

Pri tem bi vas radi opozorili, da datoteka, katera nadomešča datoteko za direktne odobritve, ki ste jo do sedaj pripravljali na strani obračuna plač je v Saop plačilnem prometu datoteka SEPA množična plačila (glej sliko spodaj).

V plačilnem prometu imate pred pripravo SEPA datoteke možnost oznake, da se na izpisku prikažejo osebni podatki zaposlenega (ime in priimek) ali ne. Program pri podatku  Prikaz osebnih podatkov zaposlenega ponudi kljukico, katero po potrebi lahko odstranite.

Ustrezno datoteko pripravite s klikom na gumb Potrdi. Pripravljeno datoteko kot običajno uvozite v vaš bančni program.