Navodila prikazujejo polne funkcionalnosti programa. Delovanje pri uporabniku je odvisno od nastavitev in funkcionalnosti, ki jih imate nameščene.

Tako kot evidenca prisotnosti tudi prijava odsotnosti vodjam nudi več funkcionalnosti. Poleg prijave lastne odsotnosti imate možnost potrjevanja odsotnosti zaposlenim ter vpogled nad stanjem njihovega letnega dopusta in viška ur. Do podmenijev prijave odsotnosti dostopate s klikom na označeno puščico poleg napisa prijava odsotnosti.

Moje odsotnosti nudi enake funkcionalnosti kot pri zaposlenem in je iz tega razloga v nadaljevanju ne bomo dodatno pojasnjevali. Več si lahko preberete v navodilih na povezavi: mojINFO - Prijava odsotnosti - zaposleni 

Vse odsotnosti

Gre za grafični prikaz odsotnosti zaposlenih. V koledarju tekočega meseca so za vsakega zaposlenega označeni dnevi odsotnosti.

S filtri (1) lahko podatke omejite na le nekaj izbranih zaposlenih. Z izbiro meseca (2), podatke preverjate za pretekle in prihodnje mesece.

S klikom na Nova odsotnost (3) lahko zaposlenim dodajate novo odsotnost. Odsotnost vnašate po postopku opisanem v navodilih na povezavi mojINFO - Prijava odsotnosti - zaposleni, le da v postopku določite zaposlenega, kateremu odsotnost prijavljate.

Klik na izbrano odsotnost prikaže osnovne informacije o odsotnosti tj. za kakšno vrsto odsotnosti gre ter za koliko dni.

 Z izbiro Klikni za več informacij pa se vam odpre okno s podrobnostmi dogodka. Na tem mestu lahko spreminjate status odsotnosti (Potrjeno, Delno potrjeno, Zavrnjeno), ali preverjate morebitne konflikte z drugimi dogodki. Več o potrjevanju odsotnosti si lahko preberete v naslednjem poglavju - Potrjevanje odsotnosti. 

Z dvoklikom na ime zaposlenega pa se vam odpre letni pregled dopustov. Tudi na tem mestu vam klik na izbrano odsotnost prikaže za kakšno vrsto odsotnosti gre ter za koliko dni.

Potrjevanje odsotnosti

V pregledu Prijava odsotnosti (1) – Potrjevanje odsotnosti (2) so vam na voljo podatki o Čakajočih  zahtevkih (3) tj. napovedanih odsotnostih zaposlenih, ki čakajo na vašo odobritev. Ker gre zgolj za najavljene odsotnosti, imajo vse status Prijavljeno. V spodnji preglednici imate vpogled nad Obdelanimi zahtevki (4) tj. potrjenimi oziroma zavrnjenimi odsotnostmi. Ti imajo različne statuse – Potrjeno, Delno potrjeno in Zavrnjeno.

Odsotnost lahko na tem mestu potrdite na dva načina.

1  Hitra potrditev odsotnosti preko vrstice, kjer s klikom na Zavrni (1) odsotnost v celoti zavrnete, s klikom na Potrdi (3) pa v celoti potrdite.

Odsotnost lahko tudi Delno potrdite (2). V tem postopku se vam odpre se dodatno okno, kjer ustrezno prilagodite datum oziroma uro odsotnosti.

2  Potrditev z vpogledom podrobnosti odsotnosti pa izvedete z dvoklikom na vrstico z odsotnostjo, ki jo želite potrditi. 

Odpre se vam okno s podrobnostmi odsotnosti.

1   podatki o vrsti, datumu začetka in konca ter trajanju odsotnosti, kot jo je zaposleni prijavil

2   trenutni status, ki se bo spremenil ob potrditvi/delni potrditvi/zavrnitvi odsotnosti

3  informacija o številu dni dopusta, ki ga ima zaposleni še na razpolago – ko se postavite na vprašaj se vam prikažejo podrobne informacije (sivo polje)

4  podatek Potrjeno od-do se bo samodejno vpisal ob potrditvi/delni potrditvi/zavrnitvi odsotnosti

5  preverite lahko možne konflikte – program vas preusmeri na pregled Potrjevanje odsotnosti – Vse odsotnosti (grafični prikaz odsotnosti zaposlenih)

6  potrditev, zavrnitev ali delna potrditev odsotnosti, pri čemer se vam ob slednji odpre okno, kjer ustrezno prilagodite datum oziroma uro odsotnosti

Potrjena odsotnost se premakne med Obdelane zahtevke, kjer imate - v kolikor pride do sprememb, še vedno možnost Spremembe statusa odsotnosti.

Ko je odsotnost potrjena, se podatek sinhronizira s Saop Registracija časa. Administrator, ki ureja ure zaposlenih potrjene odsotnosti ustrezno evidentira v evidenci prisotnosti.

Zaposleni potrjeno odsotnost vidi v mojINFO, o potrditvi pa je lahko obveščen tudi preko elektronske pošte. Več o tem si lahko preberete v naslednjem poglavju  - Obveščanje o prijavljenih in potrjenih odsotnostih.

Obveščanje o prijavljenih in potrjenih odsotnostih

Proces potrjevanja odsotnosti se začne, ko zaposleni najavi svojo odsotnost. Ob najavi kot vodja takoj prejmete elektronsko sporočilo z obvestilom o najavljeni odsotnosti.

S klikom na povezavo mojINFO Potrjevanje odsotnosti se vam odpre spletno okno za vpis v mojINFO, po vpisu pa ste postavljeni v Prijava odsotnosti (1) - Potrjevanje odsotnosti (2). Odsotnost potrdite po postopku predstavljenem v poglavju Potrjevanje odsotnosti.

Ko je odsotnost potrjena, zaposleni na elektronsko pošto prejeme obvestilo o potrjeni odsotnosti.

Pregled porabe dopustov zaposlenih

Pregled porabe dopustov omogoča zgoščen prikaz stanja dopusta vaših zaposlenih. V začetku preglednice so vam na voljo osnovni podatki o zaposlenih (npr. delovno mesto, razporeditev v organizacijsko enoto), v nadaljevanju pa so prikazani podatki o dopustih (npr. dopust tekočega leta, neporabljen dopust preteklega leta, porabljenem dopustu v tekočem letu).