Nastavitev kontov

Program je zastavljen tako, da uporabniku delo čim bolj avtomatizira. Če pa želite, da avtomatizmi pri knjiženju pravilno delujejo, morate pravilno nastaviti kontni plan. Srečujemo se s tremi tipi kontov: konti terjatev in obveznosti, konti prihodkov in odhodkov ter evidenčnimi konti. V nadaljevanju so prikazane nastavitve le–teh.

Konti terjatev in obveznosti (120, 140, 220, 240)

Konte terjatev in obveznosti moramo označiti kot konte za evidenčno knjiženje. To določimo tako, da polje evidenčno knjiženje označimo s kljukico. Določimo jim tudi Stran knjiženja računa glede na naravo konto (terjatvam Breme, obveznostim pa Dobro).

Konti rednih odhodkov in prihodkov 

Vsakemu rednemu kontu odhodkov in prihodkov moramo določiti spremljajoč evidenčni konto odhodka ali prihodka in evidenčni protikonto. Evidenčni protikonto mora biti take vrste konta, kot so evidenčni konti prihodka ali odhodka.
zbrati moramo tudi Oznako opisa evid. knj., s tem določimo, kaj se nam bo napisalo v opis pri evidenčnih vknjižbah. Pri izboru iz rednega konta, se nam bo v opis evidenčne vknjižbe prenesel podatek iz Opisa prejetega računa oz. originalna št. dobavitelja. Lahko pa zberemo, da nam bo program jemal podatek iz Namena plačila na plačilnem nalogu, v tem primeru izberemo iz plačila. 

Evidenčni konti

Evidenčni konto prihodka ali odhodka mora imeti enake nastavitve kot jih ima redni konto prihodka ali odhodka, na katerega se evidenčni konto veže, in sicer Vrsto, Stran knjiženja in Privzete analitike. Konto moramo označiti s kljukico, da je Evidenčni konto. Obvezno mu določimo tudi stran knjiženja, in sicer stroškom in odhodkom Breme, prihodkom pa Dobro.  

Evidenčni protikonto

Posebnost sta konta 499 in 799. Določimo, da je to Evidenčni konto, pazimo, da so analitike enake kot na ostalih kontih, ne določimo mu pa konta zapiranja, ker že sam po sebi pomeni konto zapiranja.

Knjiženje računov

Prejete ali izdane račune, za katere želimo pripravljati evidenčne vknjižbe, moramo OBVEZNO knjižiti preko posrednega knjiženja. Dogodek, ki ga uporabljamo pri knjiženju prejetih ali izdanih računov mora imeti vrsto vknjižbe R »Račun«. 

Poskrbeti moramo za pravilni vrstni red vknjižb v posrednem knjiženju. V primeru, da knjižimo prejete račune, moramo najprej poknjižiti obveznost, nato odhodek, na zadnje davek. Pri knjiženju izdanih računov pa najprej terjatev, nato prihodek, na zadnje davek. Ko so vsi prejeti ali izdani računi poknjiženi, naredimo prenos podatkov iz posrednega knjiženja v neposredno knjiženje z aktiviranjem gumba Knjiži. Pri tem se nam formirajo podatki za evidenčne vknjižbe.

V posrednem knjiženju je omogočen vpogled v evidenčne knjižbe, ki se bodo pripravile ob knjiženju plačil.  

Ko poknjižimo prejeti račun, kliknemo na gumb EVID v spodnjem delu okna. Prikažejo se nam zeleno obarvane knjižbe, ki se bodo pripravile ob kasnejšem knjiženju plačil.

Preden račun iz posrednega knjiženja dokončno poknjižimo naprej v glavno knjigo, lahko evidenčne knjižbe pregledamo tudi s klikom na in nato . Izberemo kljukico pred Izpis evid. vknjižb.

Knjiženje bančnih izpiskov

V posredno knjiženje knjižimo bančni izpisek,  oz. pride v posredno preko Plačevanja.

Pomembno je, da ima dogodek, ki ga tu vpišemo, vrsto vknjižbe P (plačilo).

 1. Na kontu 220 zapiramo račun, vzpostavljeno imamo tudi Vezo.



Program dobi signal, da na podlagi tega zapiranja pripravi evidenčno vknjižbo.

2. V posrednem knjiženju je možno iz knjižbe na redni konto avtomatsko tvoriti knjižbo na pripadajoči evidenčni konto in protikonto. To se uporablja predvsem pri knjiženju plačil, za katera nimamo računa in ki jih direktno knjižimo med prihodke oz. odhodke (subvencije, dotacije, provizije, …). V našem primeru poknjižimo prihodek direktno na 760, zato tu ni zapiranja. Torej tukaj moramo sprožiti pripravo evidenčnih vknjižb. Postavimo se na zapis 760, kliknemo na Evid. in pripravijo se evidenčne vknjižbe. To je ročno knjiženje evidenčnih vknjižb. Na enak način se lahko knjiži tudi blagajna. 

Ko bomo poknjižili bančni izpisek naprej v GK, se bodo poknjižile tudi evidenčne vknjižbe na 799 in 740.

Paziti moramo, da vemo katere knjižbe so pripravljene samo informativno in katere se bodo poknjižile naprej v GK.

Stolpec Evidenčno knjiženje nam pove, kateri konti so sposobni pripraviti denarni tok (evidenčne vknjižbe).

Imamo še drugo možnost, in sicer da evidenčne vknjižbe prihodkov knjižimo preko konta terjatev, nato pa pri knjiženju bančnega izpiska na kontu 120 zapremo račun in program bo pripravil evidenčne knjižbe tako kot pri plačilu obveznosti.

V glavni knjigi Izpisi in pregledi – Dnevnik – Dnevnik obdobja ali temeljnice si lahko tudi natisnemo dnevnik knjiženja s pripravljenimi evidenčnimi vknjižbami (označi s kljukico Izpis evid. vknjižb). Te evidenčne vknjižbe še niso poknjižene, so samo pripravljene, poknjižile se bodo ob knjiženju plačil.

Obdelave pri evidenčnem knjiženju

V Dvostavnem knjigovodstvu / Dnevnih obdelavah imamo sklop obdelav Evidenčno knjiženje.

1. Evidenčno knjiženje

Ko so računi poknjiženi, se nam pripravijo podatki za evidenčne vknjižbe, ki jih lahko pregledujemo preko menija Dnevne obdelave / Evidenčno knjiženje / Evidenčno knjiženje. 

Obdelava nam pove, katere prejete račune in evidenčne vknjižbe imamo pripravljene na kontu obveznosti na določeni stranki.

Odpre se nam spodnje okno: 

• Leto – predlaga se nam leto iz nastavitev. 
• Konto – izberemo konto kupca ali dobavitelja, za katerega želimo pregledovati evidenčne vknjižbe. 
• Stranka – izberemo stranko, za katero želimo pregledovati evidenčne vknjižbe.

S pritiskom na tipko Potrdi, pridemo do preglednice, kjer se nahajajo računi okviru izbrane stranke in konta.  

Belo obarvani računi v preglednici so pravilno pripravljeni. V stolpcu Dokument v dobro vidimo, koliko je znašal dokument. V stolpcu Evid. v breme vidimo vrednost na evidenčnih kontih po SM. V Evid. v breme je znesek nižji kot v Dokument v breme, ker smo odšteli DDV, ki si ga lahko odbijemo. Vpisan imamo Evid. konto in Evid. protikonto.

Računi na zeleno obarvani podlagi pa niso pravilno vneseni, saj niso izpolnjeni potrebni podatki. Tukaj lahko za nazaj uredimo postavke, ki niso pravilno povezane, npr. ker nismo imeli urejenega kontnega plana, oz. R0, kjer nimamo vnesenih Evidenčnih protikontov.

Uredimo z vnosom zapisa. Vnesemo Evid. konto in Evid. protikonto, SM, Opis in Znesek brez odbitnega DDV-ja. Zapis se obarva belo, izpolnjeni so pogoji, da ko bo račun plačan se bodo pravilno pripravile EK. Če dokumenta ne uredimo (zelena podlaga), se pri plačilu dokumenta ne bodo pripravile EK. Uredimo dokumente, za katere vemo, da jih je potrebno uredit.

Če želimo račun knjižiti na več različnih evidenčnih kontov, imamo na razpolago dve možnosti: 

• prejeti ali izdan račun knjižimo na več rednih kontov odhodka, ki so vezani na različne spremljajoče evidenčne konte. 
• popravimo znesek na že pripravljeni evidenčni vknjižbi in razliko vnesemo na enega ali več novih evidenčnih kontov.

2. Izpis evidenčnih vknjižb

Pripravljene evidenčne vknjižbe lahko tudi izpisujemo in sicer tako, da gremo v meni Dnevne obdelave / Evidenčno knjiženje / Izpis evidenčnih vknjižb. Odpre se nam spodnje okno. 

• Letnica poslovnega leta – program predlaga letnico iz nastavitev. 
• Konto računov – vnesemo konto kupcev ali dobaviteljev, odvisno od tega kaj želimo pregledovati. 
• Obdobje od … do – določimo obdobje, za katero želimo pregledovati evidenčne vknjižbe. Če ne določimo obdobja, program predlaga evidenčne vknjižbe za vsa obdobja v izbranem letu. 
• Stranka od …do – določimo stranke, za katere želimo pregledovati evidenčne vknjižbe. Če ne določim stranke, nam program prikaže podatke za vse stranke. 
• Šifra evid. konta od … do – določimo evidenčne konte, za katere želimo pregledovati  evidenčne vknjižbe.  
• Računi – pri pregledovanju podatkov imamo možnost pregledovati podatke za vse račune, samo račune brez evidenčnih vknjižb ali pa samo račune z evidenčnimi vknjižbami. Glede na to kaj nas zanima, izberemo eno od prikazanih možnosti: . 
• Evidenčne vknjižbe – določimo kaj želimo pregledovati, in sicer izbiramo lahko med. 
• Samo rekapitulacija – pri izpisu lahko izbiramo med rekapitulacijo ali  pa izpišemo vse vknjižbe. 
• Razvrščanje po – podatke na izpisu lahko razvrščamo po Dokumentih, Strankah, Stroškovnih mestih, Stroškovnih nosilcih in Referentih.  
• Ime izpisne listine – lahko vpišemo naslov listine, ki se nam bo natisnil na pripravljenem izpisu.

Obdelavo uporabimo, če želimo ugotoviti, kateri dokumenti na določenem kontu in stranki niso v redu, npr. manjka evidenčni konto. Pri vnosu omejitvenih pogojev izberemo Brez evidenčnih vknjižb. Te postavke se ne bodo poknjižile, ker nimajo vpisanega EK. Na tem izpisu so lahko samo postavke, za katere vemo, da se ne smejo evidenčno poknjižit (ker smo poknjižili ročno, ker gre za kakao posebnost, …). Načeloma bi morali biti ti izpisi prazni, da lahko trdimo, da imamo podatke pravilno urejene.

Podatke uredimo na obdelavi Evidenčno knjiženje.

3. Knjiženje vknjižb evidenčnih kontov

S to obdelavo poknjižimo plačila na evidenčnih vknjižbah. Nahaja se v meniju Dnevne obdelave / Evidenčno knjiženje / Knjiženje vknjižb evidenčnih kontov. 

Obdelava je dostopna tudi v Posrednem knjiženju, v trenutku, ko knjižimo bančni izpisek. Evidenčno knjiženje je najbolj točno, če ga sprožimo vsak dan po knjiženju bančnega izpiska.

Odpre se nam spodnje okno.

Okno je sestavljeno iz dveh delov:
Vrhnji del okna pripravlja nabor podatkov, po katerih se pripravijo EK.

• Leto – predlaga se nam leto iz nastavitev. 
• Obdobje od … do – določimo obdobje, v katerem je bilo izvršeno plačilo računa. 
• Temeljnica od …do – določimo temeljnico, na kateri smo knjižili  izvršeno plačilo. 
• Datum plačila od … do – točno določimo datum plačil, za katere bomo izvršili knjiženje evidenčnih vknjižb.  
• Konto od … do – določimo konte plačila, za katere želimo knjižiti evidenčne vknjižbe. To so konti kupcev ali dobaviteljev.

V spodnjem delu povemo, v katero obdobje, na katero Temeljnico in kako naj se mi poknjižijo evidenčne vknjižbe. 

• Obdobje – določimo obdobje, v katero se bodo evidenčne vknjižbe poknjižile. 
• Temeljnica – izberemo temeljnico, na katero naj bi se evidenčne vknjižbe  poknjižile. 
• Dogodek – obvezno moramo izbrati P (plačilo).
• Zbirno za plač. ist. dne  - pomeni, da se bo vsa plačila na istih evidenčnih vknjižbah, istega dne poknjižila zbirno. To se odsvetuje zaradi morebitne kontrole podatkov.
  
• Zbirne protivknjižbe – pomeni, da se vknjižba na Evid. protikonto (499, 799) istega dne vpiše samo enkrat.
• Opis protivknjižbe – vnesemo lahko poljubno besedilo, priporoča pa se vpis bančnega izpiska.

Ko potrdimo, se v Posrednem knjiženju pripravijo EK.

Evidenčne vknjižbe kontroliramo še z bančnim izpiskom. 799 pomeni prilive na TRR, 499 pomeni odlive iz TRR-ja. Seveda zmanjšane za odbitni delež DDV.

OPOZORILO: KNJIŽENJE VKNJIŽB EVIDENČNIH KONTOV SE ZA PLAČILA ENEGA DNE PRIPRAVLJA SAMO 1X – to pomeni, da ko so evidenčne  knjižbe enkrat v posrednem knjiženju, se jih ne da ponovno pripravljati!