Glede na to, da zaradi korona virusa ni določenih otrok v šoli, program ne naredi poračuna za obroke, če otrok nima zaračunanega obroka. Zato smo v tem navodilu podali smernice, kako pripravite poračun otrokom, za različne primere. 

Avtomatski poračun, ko ima otrok obračunan obrok

Če je otrok v šoli in ima obračunano malico oz. kosilo ter mu pripada subvencija za nazaj se poračun naredi kot smo vajeni.

Avtomatski poračun lahko naredimo, samo če otrok še ni imel obračunane subvencije za katero delamo poračun. V našem primeru pripada otroku subvencija od 1.2.2020. Če bi otrok slučajno že imel upoštevano subvencijo od meseca marca naprej, ne bi smeli delati avtomatičnega poračuna, ampak bi morali narediti ročni poračun samo za mesec februar (sicer bi dobil še enkrat vrnjeno subvencijo za mesec marec).

V primeru, da otrok še ni imel upoštevane subvencije od 1.2.2020 naprej naredimo avtomatični poračun. To storimo tako, da v Evidentiranje obrokov -> Subvencije obrokov na subvenciji za učenca, ki mu želimo poračunati subvencijo obrokov vpišemo podatke v polje za poračun obrokov. Vpišemo leto in mesec poračuna (mesec je mesec glede na datum opravljane storitve, za katerega bomo delali naslednji obračun). 



Na tak način nam na računu pri storitvi Malica dopiše znesek poračuna 26,40€



Na izpisu Subvencije šolske prehrane pa nam prikaže podatke za poračun.

Ročni poračun subvencij

V primerih, ko nimamo dokupljene kode za avtomatični poračun subvencije, oz. če bi morali narediti poračun samo za predhodne mesece, ker je naprej že bila obračunana subvencija (kot smo zgoraj napisali za mesec februar) ali če delamo poračun še za preteklo šolsko letom moramo narediti ročni poračun subvencije s pomočjo »Doplačniki storitev« v Šifranti -> Doplačniki storitev.



Vpišemo šifro otroka in šifro doplačnika (šifra doplačnika mora biti enaka, kot je v Nastavitvah programa -> zavihek evidentiranje obrokov -> Obroke subvencionira).
Izberemo storitev ter znesek subvencije, ki jo moramo vrniti otroku ter zaračunati MIZŠ (v primeru, da mora otrok vrniti subvencijo vpišemo negativni znesek). 



Na računu pri storitvi Malica v tem primeru nimamo prikazanega zneska poračuna, je pa znesek upoštevan v koloni doplačilo. V našem primeru je znesek doplačila 26,40€ + 6,40€ za 8 malic prevzetih v mesecu maju = 32,80€.



Pri ročnem poračunu subvencij je potrebno, ko se poroča na ministrstvo, podatkom na izpisu v zavihku Evidentiranje obrokov - Subvencije šolske prehrane dodati še obroke, ki smo jih vnesli v doplačnike storitev.



Po končanem obračunu je potrebno v doplačnikih izbrisati ta doplačila, sicer bi jih pri naslednjem obračunu ponovno zajelo.

Poračun subvencij za preteklo šolsko leto

Poglejmo primer, ko je potrebno narediti poračun za preteklo šolsko leto otroku, ki je imel v lanskem šolskem letu malo kosilo, letos pa ima obračunano veliko kosilo.



V doplačniki storitev vpišemo skupen znesek subvencije, ki je pripadal učencu za malo kosilo, vendar ker je otrok letos naročen na veliko kosilo, moramo vpisati znesek pod storitev veliko kosilo. (Če bi vpisali šifro storitve za malo kosilo, poračuna ne bi naredilo, ker letos otrok nima obračunanega malega kosila, posledično tudi doplačila za malo kosilo ne bi upoštevalo).



Na spodnji sliki imamo primer, ko smo naredili ročni poračun za 40 malih kosil po ceni 2,2 = 88€
Subvencijo smo vezali na veliko kosilo, ker ima otrok v letošnjem šolskem letu veliko kosilo. Učenec je v preteklem mesecu prevzel 22 obrokov po ceni 2,5€ = 55€ + poračun iz preteklega leta 88€ = 143€ subvencije.



Ko se poroča na ministrstvo, je potrebno podatkom na izpisu v zavihku Evidentiranje obrokov -> Subvencije šolske prehrane dodati še obroke, ki smo jih vnesli v doplačnike storitev. 
Po končanem obračunu je potrebno v doplačnikih izbrisati ta doplačila, sicer bi jih pri naslednjem obračunu ponovno zajelo. 

Poračun subvencije v primeru, ko otroka ni v šoli in nima zaračunane storitve.

Če želimo narediti poračun subvencije za določeno storitev, otroka pa zaradi izrednih razmer ni v šoli in nima zaračunane te storitve, se tudi poračun subvencije ne bo prikazal na računu. V tem primeru si lahko »pomagamo« na tak način, da vnesemo storitev, za katero bi radi naredili poračun z zneskom 0,01€.

Storitev vnesemo na obračunu s klikom na . Odpre se nam okno, kjer s klikom na  



vnesemo otroka, storitev za katero želimo poračunati subvencijo, količino 1 in znesek 0,01.



S tem, ko smo vnesli na storitvi malica 0,01 cent, bo ta storitev zaračunana otroku, na njej pa se bojo sedaj pokazali podatki za poračun. Še pred pripravo obračuna, pa moramo urediti podatke za subvencije ročno ali avtomatično.
Primer »avtomatičnega« poračuna 

V Evidentiranje obrokov -> Subvencije obrokov na subvenciji za učenca, ki mu želimo poračunati subvencijo obrokov vpišemo podatke v polje za poračun obrokov. Vpišemo leto in mesec poračuna (mesec je mesec glede na datum opravljane storitve, za katerega bomo delali naslednji obračun). 



Ker smo otroku zaračunali storitev 0,01€ mu moramo to izničiti. To naredimo v Šifranti -> Doplačniki storitev, tako da vnesemo otroka, doplačnika, storitev, ter znesek doplačila 0,01€.



Če pogledamo račun, nam pri malici napiše pravi znesek poračuna 26,40€. Vrednost storitve je 0,01€, doplačilo pa je povečano za en cent, tako da je doplačilo 26,41€. Za plačilo dobi otrok pravilno vrnjeno 26,40€. 



Izpis za poročanje na ministrstvo je pravilen.



Zaradi 0,01€, ki smo ga obračunali na storitvi malica, ter dodali dodatno 0,01€ subvencije je ta stotin preveč prikazan na obračunu za doplačnika (Obračun -> Tiskanje -> Obračun za doplačnika).

Tudi računovodsko je ta stotin preveč zaračunan, vendar drugega načina, da bi naredili poračun za malico, ko malica ni zaračunana, ker otroka zaradi izrednih razmer ni v šoli ni, razen da se naredi ročni poračun, ko bo otrok spet naročen na obrok.

Primer ročnega poračuna

Pri ročnem poračunu moramo v doplačnike storitev (Šifranti -> Doplačniki storitev) vnesti za en stotin večji znesek od zneska subvencije, da dobi otrok pravilen poračun subvencije. Če ima otrok poračun subvencije za 26,40€ vpišemo znesek doplačila 26,41€.



Pri ročnem poračunu, nam pri malici ne napiše zneska poračuna. Vrednost storitve je 0,01€, doplačilo pa je 26,41€. Za plačilo dobi otrok pravilno vrnjeno 26,40€. 



Tudi v tem primeru je zaradi 0,01€, ki smo ga obračunali na storitvi malica, ter dodali dodatno 0,01€ subvencije ta stotin preveč prikazan na obračunu za doplačnika (Obračun -> Tiskanje -> Obračun za doplačnika). Prav tako je računovodsko ta stotin preveč zaračunan. 



Pri ročnem poračunu subvencij je potrebno, ko se poroča na ministrstvo, podatkom na izpisu v zavihku Evidentiranje obrokov -> Subvencije šolske prehrane dodati še obroke, ki smo jih vnesli v doplačnike storitev. 

Po končanem obračunu je potrebno v doplačnikih izbrisati ta doplačila, sicer bi jih pri naslednjem obračunu ponovno zajelo.