E-račun je račun, izdan v standardni elektronski obliki v skladu s tehničnimi in drugimi pogoji, določenimi s posebnimi predpisi, ki enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki, ki ga izdajatelj računa posreduje prejemniku računa za opravljeno storitev ali dobavljeno blago. To pomeni, da dosedanji način: tiskanje računa, pakiranje v kuverte, plačevanje poštnine, odpiranje prejete pošte za račune odpade.

E – račun v spletno banko

Prejemnike najprej usmerimo, da se preko njihove spletne banke prijavijo med prejemnike naših e-računov.

Pogoj, da se bodo prejemniki lahko prijavili na prejemanje naših e-računov je, da smo na UJP prijavljeni kot izdajatelji e-računov FIZIČNIM osebam.

Postopki vključitve v storitev izmenjave e-računov prek UJPnet so opisani na spletni strani http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=87 v poglavju E-račun.

Najprej preverimo, da imamo v iCentru ustrezno urejene podatke našega zavoda (šola, vrtec…) kot izdajatelja e-računov, da se bodo e-računi lahko pravilno pripravili. To uredimo v Nastavitvah OST, na zavihku Povezave in s klikom na  pri polju Šifra stranke uporabnika:



Pod našimi podatki, kot izdajatelj e-računov preverimo, da imamo vneseno: 

• Naziv stranke (1,2,3) 

• Ulica s hišno številko, Kraj, Državo – Šifra in naziv!, Pošto 

• Davčno številko, Zavezanec za DDV 

• Matično številko 

• Bančni račun -> katerega moramo potrdit s klikom na 

Od plačnikov (staršev, koristnikov) na portalu UJPnet na zavihku E-računi – Moji prejemniki pridobimo naslednje obvezne podatke za prijavo na prejemanje e-računa: 

• ime in priimek plačnika; 

• naslov plačnika; 

• številka tekočega računa plačnika in 

• banka pri kateri ima plačnik odprt tekoči račun. 

Ko pridobimo zgoraj navedene podatke, jih moramo vnesti v program. To storimo na Obračunu storitev na šifrantu Koristnikov (Otroci, Dijaki, Učenci…):



V šifrantu Koristnikov poiščemo koristnika, za katerega želi plačnik prejemati e-račun ter s klikom na ikono  Popravi zapis uredimo podatke. Vse uredimo na zavihku Splošno:



Najprej preverimo ali je označen pravilen plačnik (koristnik, oče, mama, skrbnik) in zapisani njegovi pravilni podatki (priimek in ime, naslov, kraj):



Nato v oknu Izstavite računa odstranimo kljukico v polju Tisk in izberemo eno do dveh možnosti: 

• E-račun v spletno banko: ta izbor pomeni, da bomo na obračunu izstavili račun in ga shranili na disk v vašem računalniku ter ga nato ročno uvozili na UJP. V kolikor pa imamo napredne funkcionalnosti eRegistratorja, bomo lahko e-račun na obračunu tudi podpisali, v nasprotnem primeru pa ga podpišemo na portalu UJP.
  
  
  
  
• Po elektronski poti (ePoštar): pogoj za to je uporaba naprednih funkcionalnosti eRegistratorja ter nameščen pripomoček ePoštar. Če imamo ta predpogoja izpolnjena bomo na obračunu pri izstavitvi, e-račune že poslali na UJP, brez shranjevanja na disk ali ročnega uvoza. 
  
  

Po kliku na gumb Potrdi nam program, v kolikor nimamo vpisanega bančnega računa plačnika, ki je pogoj za izstavitev e-računa, opozori:



Zato v oknu Izstavitev računa kliknemo na gumb Vnesi bančni račun:



Odpre se okno, kjer vpišemo še številko TRR ter okno zapustimo s klikom na gumb Potrdi:



S tem smo vnos na plačniku uredili. Spremembe na koristniku lahko samo še shranimo.