Portal mojInfo je spletni portal, do katerega z geslom dostopajo spletni operaterji – zaposleni. Razdeljen je na tri sklope:

• Evidenca prisotnosti
• Prijava odsotnosti
• Kadrovska dokumentacija.

Spletna evidenca prisotnosti

Spletna evidenca prisotnosti je namenjena ročnemu vnosu prisotnosti zaposlenih. Prisotnost zaposleni vnaša preko spletnega mesta, pri čemer lahko z ustreznimi nastavitvami določimo, katere dogodke lahko vnaša. Za dostop do spletnega mesta vsak zaposleni dobi uporabniško ime in geslo. Dogodkov o prihodih in odhodih, ki so bili registrirani preko registracijske ure, zaposleni ne more spreminjati.

Na začetku uporabe spletne evidence prisotnosti si je potrebno najprej urediti nastavitve, katere krmilijo delovanje evidence. V nadaljevanju so prikazani postopki in navodila za ureditev najpomembnejših nastavitev na administracijskem modulu in v nastavitvah varnostnega sistema.

Nastavitve v administracijskem modulu za pravilno delovanje spletne registracije

V administracijskem modulu registracije časa (Nastavitve programa) na zavihku Web nastavitve določite kriterije za delovanje spletne registracije.



Vpišete začetek in konec običajnega delovnega dne v vaši organizaciji.
V delu Kontrola vnosa ur lahko izbiramo, da se ure v Moj INFO lahko vpisujejo:

• za tekoči teden 
• samo za tekoči mesec 
• za določeno število dni za nazaj 
• ne glede na datum

Pošiljanje ur –> e sporočila izberemo opravilo Pošiljanje maila. Slednji se uporablja za pošiljanje poročila opravljenih ur na elektronsko pošto zaposlenega.

Določanje dogodkov, ki jih zaposleni lahko vnašajo preko spletne evidence prisotnosti 

V administracijskem modulu registracije delovnega časa je potrebno na šifrantu dogodkov določiti, ali se lahko nek dogodek vnaša preko spletne evidence, ali ne.







Na vsaki vrsti dogodka lahko tudi določimo, ali je vpis opombe ob vnosu dogodka v spletno evidenco obvezen.

Pooblastila za dostop do posameznih funkcionalnosti na Spletni registraciji časa

Nastavitve varnostnega sistema na strani stranke izvaja skrbnik sistema v povezavi s Saop svetovalci. V aplikacijskem varnostnem sistemu dodamo pooblastila za dostop do posameznih funkcij. Polna pooblastila so prikazana na spodnji sliki. S puščicami sta označeni minimalni pooblastili za dostop operaterjev do evidence prisotnosti.

Registracija preko spleta

Preko povezave, ki jo določi uporabnik, lahko zaposleni dostopajo do spletne registracije delovnega časa. Spletna evidenca se lahko uporabi kot samostojna aplikacija ali v povezavi z registracijo delovnega časa – terminal. Podatki se iz spletne registracije polnijo v administracijski modul registracije delovnega časa.
Vsak zaposleni se prijavi v spletno registracijo s svojim uporabniškim imenom in geslom.



Ob kliku na gumb Prijava se odpre evidenca prisotnosti zaposlenega s podatki tekočega meseca.



Za dodajanje dogodkov se postavimo na želeno vrstico – dvoklik na določenem dnevu.



Ob kliku na gumbvnesemo želene podatke. Lokacija je obvezen podatek samo v primeru, če imamo določene nastavitve za vodenje prisotnosti po lokacijah.



Vnesene podatke potrdimo oz. vpišemo v evidenco ob kliku na gumb Dodaj. 



Če želimo na ta dan dodati še kakšen dogodek, kliknemo na, ali pa zapremo okno z. Vpisan dogodek je viden v koledarju.



Ko želeno poročenje časa zaključimo, se iz sistema odjavimo na način, da izberemo odjava. 

Povezava na administracijski modul

Tako vpisane ure preko spletne registracije se avtomatsko zapišejo v administracijski modul. Nadaljni izračun ur se izvede glede na urnik, ki je določen na zaposlenemu.

Popravek vpisanih ur na Spletni registraciji

Zaposleni lahko spreminja oz. popravlja ure, vnesene v spletni registraciji, v okviru nastavitev v registraciji časa. Ko je čas za popravljanje potekel, zaposleni ne more več spreminjati ur. Spodnja slika prikazuje nastavitev, ko lahko zaposleni vpisuje ure samo za tekoči dan.



Administrator lahko ure spreminja ne glede na to nastavitev. Sprememba je zapisana v dogodkih. 

Če bi zaposleni želel spreminjati ure, mu sistem javi, da je izven obdobja, ko lahko spreminja podatke.

Prijava in potrjevanje dopustov za zaposlene

Spletni portal mojInfo omogoča zaposlenim tudi spletno prijavo dopustov in ostalih odsotnosti. Zaposleni lahko prijavo dopusta izvede tako preko klasičnega, kot preko spletnega portala. Prednost prijave dopusta preko spletnega portala je predvsem v tem, da lahko zaposleni odsotnost prijavi ne glede na to, kje se nahaja. Pogoj je samo internetna povezava.

1. Prijava dopusta preko terminala
   
   
   
   Ob kliku na gumb Dopusti se na terminalu prikaže okno, kjer so razvidni prijavljeni in že odobreni dopusti določenega zaposlenega.
   
   
   
   Z dotikom na gumb  se odpre okno, kjer zaposleni izbere želeni datum začetka ter konca dopusta. Zaposleni ima na terminalu tudi informacijo o dnevih razpoložljivega dopusta tekočega in preteklega leta.
   
   
   
   Ob potrditvi vnosa sistem avtomatsko pošlje nadrejenemu elektronsko pošto, kateri zaposlenemu dopust potrdi oz. prekliče.
   
   
2. Prijava dopusta preko portala MojInfo (spletna prijava dopusta)
   
   Po prijavi v spletno aplikacijo kliknemo na gumb »Prijava odsotnosti«
   
   
   
   Vpišemo želeni datum začetka in konca dopusta. Izbiro potrdimo s klikom na gumb. 
   
   Potrjeni dopusti s strani vodij so vidni zaposlenemu kot Odobreni dopust.
   
   

Potrjevanje dopustov

Potrjevanje dopustov se izvede v obračunu plač na Planiranju odsotnosti – Potrjevanje odsotnosti.

Za potrditev dopusta vodja najprej označi potrditev odsotnosti, zaposlenemu pa lahko potrditev pošlje tudi preko elektronske pošte (zaposleni potrditev dopusta lahko vidi tudi na terminalu). Tako potrjen dopust za zaposlenega potrdimo. 
Vodje imajo možnost vpogleda v koledar, kjer so razvidni vsi potrjeni dopusti zaposlenih.



Tako potrjen dopust zaposlenega se lahko uvozi v registracijo delovnega časa.

Kadrovska dokumentacija – povezava z dokumenti zaposlenih v eRegistratorju

Ob ustrezni nastavitvi varnostnega sistema lahko Spletni operater - zaposleni dostopa do določenih svojih dokumentov, ki so shranjeni na dokumentaciji zaposlenega - eRegistratorju. Tako lahko zaposleni na enostaven način dostopa do določenih svojih dokumentov, za katere mu dodelimo dostop do vpogleda (npr. obračunski list, obvestilo za letni dopust, skenirana pogodba o zaposlitvi,…). Prednost takšnega načina dostopa je predvsem v tem, da zaposlenemu dokumentov ne rabimo pošiljati po elektronski pošti, niti jih ni potrebno tiskati. S tem, ko dokument shranimo v eRegistrator zaposlenega in na vrsti dokumenta določimo, da imajo do te vrste dokumentov dostop tudi spletni operaterji, zaposlenim omogočimo vpogled v te dokumente preko spletnega portala mojInfo.

Pregled kadrovske dokumentacije se na portalu MojInfo lahko izvaja, če ima uporabnik dokupljeno kodo za uporabo naprednih funkcij eRegistratorja. Z ustreznimi nastavitvami varnostnega sistema na vrstah dokumentov določimo, do katerih dokumentov lahko zaposleni dostopa za pregled. Za pregled mora biti dokument shranjen v PDF obliki.

Primer nastavitev varnostnega sistema na vrsti dokumenta:

Na spodnji sliki je prikazan primer, ko imajo Spletni operaterji pravico do vpogleda dokumentov, shranjenih v eRegistrator pod vrsto dokumenta Z1 (npr. obračunski list).



Na spodnji sliki je prikazan primer, ko Spletni operaterji nimajo pravice do vpogleda dokumentov, shranjenih v eRegistrator pod vrsto dokumenta Z10 (npr. ostali dokumenti zaposlenih – npr. razna potrdila, izjave,…vezane na kadrovsko evidenco).



Pregled dokumentov kadrovske dokumentacije preko Spletne prijave

Po prijavi v spletno aplikacijo kliknemo na gumb »Kadrovska dokumentacija«. Izberemo ustrezno mapo iz kadrovske dokumentacije, v kateri se nahaja želeni PDF dokument in ga lahko odpremo.



Predogled povratnic v programu za obračun plač – stanje nad statusom dokumenta

V programu za obračun plač lahko na meniju e-pošiljanje obračunskih listov preko ikone za Predogled povratnic, pridobimo informacijo o statusu dokumenta na strani Spletne registracije – MojInfo.



Možni so trije statusi, ki so prikazni na spodnji sliki.



Na ta način pridobi oseba, ki je odgovorna za obračun plače, informacijo o statusu dokumenta ter datumu odpiranja dokumenta (npr. če je zaposleni odprl obračunski list).