Kot ste bile šole pred časom obveščene z okrožnico s strani Uprave RS za javna plačila (UJP), je sedaj nedvoumno določeno, da je proračunski uporabnik, ki pošilja račune v pdf obliki na e-naslove prejmenikov v prekršku:

»V UJP želimo opozoriti vse osnovne šole, da lahko kot proračunski uporabnik – izdajatelj pošiljate e-račune izključno prek enotne vstopne in izstopne točke za e-račune, ki je vzpostavljena pri UJP, skladno s 26. členom Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (Uradni list RS, št. 59/10 in 111/13, v nadaljevanju: ZOPSPU) in Pravilnikom o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (Uradni list RS, št. 9/11, 109/12, 75/14, 94/14, 75/15 in 9/16, v nadaljevanju: Pravilnik) ter pogoji, ki so objavljeni na UJP-ovi spletni strani. 

Pravilnik dovoljuje priloge k e-računom, ki so lahko tudi v pdf obliki, medtem ko pošiljanja e-računov izključno v pdf obliki ne dovoljuje. Prav tako Pravilnik dovoljuje pošiljanje e-računov na elektronske naslove prejemnikov prek UJP, ne dovoljuje pa pošiljanja e-računov neposredno na elektronske naslove prejemnikov. Navedeno pomeni, da proračunski uporabniki ne smejo pošiljati e-računov mimo enotne vstopne in izstopne točke pri UJP neposredno prejemnikom na njihove elektronske naslove.

Kršitev te prepovedi oziroma izmenjava e-računov zunaj enotne vstopne in izstopne točke pri UJP se šteje za prekršek po četrti alineji prvega odstavka 31. člena ZOPSPU, za katerega je določena globa od 1.000 do 4.100 EUR za odgovorno osebo proračunskega uporabnika. Proračunski uporabniki lahko pošiljajo e-račune prek spletne aplikacije UJPnet v UJP, ki nato posreduje e-račune v spletne banke prejemnikov ali na elektronske naslove prejemnikov.«

Za proračunske uporabnike tako način plačila »PDF na e-naslov« ni ustrezen in vam ga odsvetujemo, namesto tega vam priporočamo, da vse prejemnike, ki sedaj prejemajo PDF po e-pošti, kontaktirate in seznanite z zakonodajo ter jim hkrati ponudite prijavnico, da se opredelijo kaj od naštetega želijo:

Tiskan račun

Starši naj podajo točen naslov, na katerega želijo, da se pošiljajo položnice in v tem primeru način izstavitve na otroku, učencu… spremenimo v Tisk in po potrebi uredimo naslov za pošiljanje pošte:

E – račun v spletno banko

Prejemnike usmerimo, da se preko svoje spletne banke prijavijo med prejemnike naših e-računov in nato sledimo navodilom na tej povezavi E-računi.

E-račun na e-naslov

Prejemnik (plačnik) mora podati pisno izjavo, da želi prejemati e-račun na svoj e-naslov ter nam zapisati svojo davčno številko in veljaven elektronski naslov. Nato v skladu z navodili UJP, vpišemo prejemnika na portal:

Izberemo "E-RAČUNI/E-DOKUMENTI" ter "Naročanje e-računov na e-naslov (vnos)"

Nato vpišemo Davčno številko ter E-naslov. Referenčno številko pustimo prazno polje.

Zahtevaj potrditev e-naslova: v primeru, da izberemo "Da" mora starš preko maila potrditi prejemanje računa na mail.

Zahtevaj potrditev e-naslova: v primeru, da izberemo "Da"  je račun možno poslati po e-pošti na e-naslov prejemnika, ko prejemnik potrdi prejemanje računov po e-pošti in e-Prijava dobi v UJPu status "Potrjen".

Če izberemo zahtevaj potrditev e-naslova "Ne" je v UJPu že avtomatično "Potrjeno" prejemanje računa na mail.

Po prejemu potrditve, da je prejemnik računa potrdil svoj e-naslov, vnos nadaljujemo v iCentru in sicer odvisno od tega ali smo uporabnik naprednih funkcionalnosti eRegistratorja ali ne:

Preko ePoštarja – uporaba naprednih funkcionalnosti eRegistratorja

Če imamo napredne funkcionalnosti eRegistratorja, svetujemo da na vseh prejemnikih e-računov na e-naslov preverite/vnesete na šifrantu Koristnikov (Otroci, Dijaki, Učenci…), da je označen pravilen plačnik (koristnik, oče, mama, skrbnik) in zapisani njegovi pravilni podatki (priimek in ime, naslov, kraj) ter da imajo nastavljen način izstavitve Po elektronski pošti (ePoštar), kot ponudnika elektronske poti pa izberite »e-pošta preko UJPnet-a B2B«. S to nastavitvijo se bomo izognili ročnemu vpisovanju bančnega računa.



Še vedno pa moramo sami preveriti oz. vpisati davčno številko plačnika s katero se je prijavil na eni od naslednjih form: 

•  otroku, če imamo v Nastavitvah Obračuna storitev označeno kljukico Prenos davčne številke in matične številke plačnika v stranke
  
  

• ali v šifrantu Strank – zavihek Splošni podatki, če kljukice v nastavitvah nimate: 
  
  
  

Obračun se vrši kot pri običajnih e-računih v spletno banko.

Brez ePoštarja

Če nismo uporabniki naprednih funkcionalnosti eRegistratorja podatke vnesemo na šifrantu Koristnikov (Otroci, Dijaki, Učenci…), na zavihku Splošno, kjer najprej preverimo ali je označen pravilen plačnik (koristnik, oče, mama, skrbnik) in so zapisani njegovi pravilni podatki (priimek in ime, naslov, kraj):



Preverimo oz. vpisati moramo davčno številko plačnika s katero se je prijavil na eni od naslednjih form: 

• Na otroku, če imamo v Nastavitvah Obračuna storitev označeno kljukico Prenos davčne številke in matične številke plačnika v stranke 
  
  

• ali v šifrantu Strank – zavihek Splošni podatki, če kljukice v Nastavitvah nimamo: 
  
  
  
  
• Nato v oknu Izstavitev računa odstranimo kljukico v polju Tisk in izberemo možnost E-račun v spletno banko: ta izbor pomeni, da bomo na obračunu izstavili račun in ga shranili na disk v vašem računalniku ter ga nato ročno uvozili na UJP.
  
  
  
  
• Po kliku na gumb Potrdi nas program, v kolikor nimamo vpisanega bančnega računa plačnika, ki je pogoj za izstavitev e-računa, opozori:
  
  
• Zato v oknu Izstavitev računa kliknemo na gumb Vnesi bančni račun:
  
  
  
  
• Odpre se okno kjer vnesemo nov bančni račun tako, da NUJNO VPIŠEMO pri ŠT. TRR: SI 56 011111111111117, kot je prikazano na spodnji sliki, kajti to je ključ da UJP ve, da se e-račun izstavlja na e-naslov.
  
  
  

Preostali postopek pošiljanja e-računov na e-naslov je povsem enak kot pri e-računih v spletnih bankah, saj na UJP ločijo (zaradi vpisane davčne številke in posebne številke bančnega računa), da se te e-računi pošljejo na e-naslove.